海外挙式の出欠フォーム

フォームの中身

旅行に参加できるゲストは同行者全員の名前を書き、日程、宿泊先、送迎の希望を答えます。部屋探しの手伝いを希望すると、部屋のタイプを聞く質問が開きます。参加できないゲストはお祝いの言葉を送れます。最後の画面には、回答した人の名前が入ったメッセージが表示されます。

1
お名前（フルネーム）
2
旅行にご参加いただけますか？参加します旅行には参加できません
3
一緒に旅行する人は何名ですか？“旅行にご参加いただけますか？”が参加しますの場合のみ
4
パスポートと同じ表記のフルネーム同行者ごとに質問“旅行にご参加いただけますか？”が参加しますの場合のみ
5
到着日“旅行にご参加いただけますか？”が参加しますの場合のみ
6
出発日“旅行にご参加いただけますか？”が参加しますの場合のみ
7
どこに泊まりますか？まとめて押さえたホテルに泊まる自分で宿を予約済み部屋探しを手伝ってほしい“旅行にご参加いただけますか？”が参加しますの場合のみ
8
お部屋のタイプは？ダブルツインファミリールーム“どこに泊まりますか？”が部屋探しを手伝ってほしいの場合のみ
9
空港からの送迎を希望しますか？お願いします不要です“旅行にご参加いただけますか？”が参加しますの場合のみ
10
旅行中の連絡用の電話番号（LINE 登録済みのもの）“旅行にご参加いただけますか？”が参加しますの場合のみ
11
アレルギーや食事制限“旅行にご参加いただけますか？”が参加しますの場合のみ
12
おふたりへのお祝いの言葉“旅行にご参加いただけますか？”が旅行には参加できませんの場合のみ

ゲストの旅程に合わせて準備する

近所での披露宴より、旅行のほうがゲストには早めの連絡が必要です。9〜12か月前にセーブザデートを送り、この出欠フォームは4〜6か月前に送ります。返信の締め切りは、ホテルの客室ブロックの期限に合わせましょう。

パスポートと同じ表記の同行者全員のフルネームは、ホテルや送迎会社から求められる名簿そのものです。到着日と出発日からは、客室ブロックに何泊分必要か、ウェルカムディナーや翌日のブランチに誰がいるかがわかります。回答を CSV に書き出して到着日順に並べれば、空港への迎えをまとめて手配できます。

宿泊先の質問で、ゲストは3つに分かれます。押さえたホテルに泊まる人、ほかで予約した人、手伝いを希望する人です。3つ目のグループには部屋のタイプの質問が表示されます。ホテルや手配担当者が最初に聞くのがこの情報です。

すでに移動中のゲストにいちばん早く連絡できるのは LINE です。フェリーの時刻変更や天気の連絡に使い、長い説明は結婚式のウェブサイトに載せておきましょう。

海外挙式の出欠確認についての質問

ゲストは海外からでも入力できますか？

はい。フォームはアプリもアカウントもなしに、どのブラウザ、どのネットワークでも開きます。電話番号の欄は国際番号に対応し、日付はゲスト自身の端末のカレンダーで選べます。返信後にフライトが変わったら、もう一度入力してもらえます。回答一覧を名前順に並べ、いちばん新しい返信を使ってください。

自分で宿を予約するゲストはどう扱いますか？

そのゲストは「自分で宿を予約済み」を選び、部屋の質問は飛ばします。それでも日程はわかるので、送迎やグループの予定に誰を入れるかを決められます。離れた場所に泊まることもあるので、1週間前に連絡して待ち合わせ場所を決めましょう。自分で予約するゲストが多ければ、期限前に使わない客室をブロックから外すようホテルに頼みます。

オプショナルツアーの質問を足せますか？

はい。コピーしたフォームを開き、予定しているアクティビティを並べたチェックボックスの質問を加えます。旅行に参加するゲストにだけ見せたいなら、出席者向けのセクションに移してください。ボートツアーやワイナリー見学の席数が決まっているなら、その選択肢に定員を設定すると、埋まった時点で満席と表示されます。1人あたりの料金は選択肢の文に書きましょう。