データ処理契約

役割

「個人データ」、「処理」、「管理者」、「処理者」、「データ主体」、「個人データ侵害」などの用語は、GDPR が定める意味を有します。「顧客個人データ」とは、当社がお客様のために処理する、お客様のフォーム、回答、アップロードされたファイルおよび入力途中の回答に含まれる個人データをいいます。

顧客個人データについて、お客様は管理者 (コントローラー) であり、当社はお客様の処理者 (プロセッサー) です。お客様がご自身の顧客のために行動する場合、お客様はその顧客の処理者であり、当社はお客様の再処理者 (サブプロセッサー) です。お客様のアカウント、請求および fillio.so の利用については、当社のプライバシーポリシーで説明するとおり、当社が管理者です。

処理の詳細

• 対象: お客様のフォームのホスティング、その回答とファイルの収集と保存、ならびにお客様のためのそれらの表示、送信およびエクスポート。
• 期間: お客様が本サービスを利用する間、データが以下に記載するとおり削除されるまで。
• 性質と目的: 顧客個人データの保存、整理、表示、送信、エクスポートおよび削除。お客様に本サービスを提供する目的に限ります。
• データ主体: お客様のフォームを開く人または回答する人、その回答の中で名前を挙げられた人、およびお客様が招待したチームメンバー。
• 個人データの種類: 氏名、メールアドレス、電話番号、回答、アップロードされたファイルなど、お客様のフォームが尋ねるあらゆるもの。回答の送信日時、送信元のページおよびキャンペーンタグ。フォームが求める場合は確認済みのメールアドレス。フォーム内で到達したページ、およびお客様のプランに途中までの回答が含まれている間は未送信の回答。
• 機微なデータ: お客様のフォームが尋ねる場合に限ります。それを収集するかどうかはお客様が決定し、そのための適法な根拠を有することについてお客様が責任を負います。

お客様の指示

当社は、お客様の文書化された指示に基づいてのみ顧客個人データを処理します。利用規約、本 DPA、およびフォームの公開、保存期間の設定、Webhook の接続、回答のエクスポートや削除など、お客様が本サービスで行う操作が、お客様の指示となります。指示がデータ保護法に違反すると当社が判断した場合は、お客様にお知らせします。

法律により当社が顧客個人データを別の方法で処理することを求められる場合、法律で禁止されていない限り、処理を行う前にお客様にお知らせします。

お客様の責任

お客様は、収集するデータについて法的根拠を有すること、フォームに回答する人に回答の利用方法を伝えること、およびお客様の指示が法律に従っていることを確保することについて責任を負います。また、Webhook やトラッキングピクセルなど、お客様がフォームに接続するサービス、およびそれらに送信するデータについても責任を負います。

秘密保持

当社が顧客個人データの処理を認めるすべての者は、それを秘密として保持する義務を負います。当社は、本サービスの提供、お客様のサポート依頼への対応、報告の確認または法的義務の履行に必要な場合に限り、顧客個人データにアクセスします。

当社は顧客個人データを販売せず、広告や当社自身の目的に使用せず、AI モデルの学習にも使用しません。

セキュリティ対策

当社は、次の対策により顧客個人データを保護します。

• Fillio は HTTPS 経由でのみ提供され、当社のホスティングプロバイダーがデータベースと保存ファイルを暗号化します。
• データベースとファイルストレージのアクセスルールにより、フォームの回答を読めるのは、そのフォームの所有者と所有者が招待したチームメンバーだけです。
• フォームのパスワード、所有権取得用のリンクおよびログインコードは、当社のサーバーだけが読める記録に保管されます。ログインコードと確認コードはハッシュとしてのみ保存され、10 分後に失効します。
• フォームにアップロードされたファイルのフォルダは一覧表示できないため、フォームを知っていても、そこに送信されたファイルが明らかになることはありません。個々のファイルは、そのリンクを知っている人なら誰でも開くことができます。
• ファイルのアップロードでは、特定の種類のファイルのみを、フォームの所有者のプランが認めるサイズまで受け付けます。
• リクエスト数の制限とスパムチェックにより、フォームとログインを不正利用から保護します。
• 当社の分析は、フォームの内容や回答者の入力内容を見ません。

当社はこれらの対策を随時変更することがありますが、顧客個人データの全体的な保護水準を下げる方法で変更することは決してありません。

再処理者

お客様は、当社が以下に記載する再処理者を利用することを承認します。各再処理者は、少なくとも本 DPA が求める水準で顧客個人データを保護するデータ保護条項に拘束されており、当社は法律が求めるとおり、それらについてお客様に対して引き続き責任を負います。

新たなカテゴリーの再処理者を追加する前、または顧客個人データを新たな地域に移す前に、当社は以下の一覧を更新し、メールまたはアプリ内でアカウント所有者にお知らせします。これにより、お客様は異議を述べる時間を得られます。お客様がデータ保護上の合理的な理由に基づいて異議を述べ、当社がその懸念を解消できない場合、お客様はアカウントを削除することで契約を終了でき、当社は前払いされた料金のうち未使用分を返金します。

現在の再処理者

• クラウドホスティングおよびデータベースのプロバイダー: ホスティング、データベース、ファイルの保存およびログイン。すべての顧客個人データ。米国。
• メール配信プロバイダー: 回答通知メールとメール確認コードの送信。回答の内容とメールアドレス。米国。
• セッション録画ツール: フォームのページでのクリックやスクロールなどの操作データ。フォームの内容と回答者の入力内容は隠されます。米国。
• アクセス解析プロバイダー: 閲覧ページ、デバイスの種類、おおよその国など、フォームのページでの利用データ。米国。
• 位置情報検索サービス: 電話番号フィールドのために、IP アドレスから回答者の国を特定すること。米国。
• AI モデルプロバイダー: AI フォームビルダーをご利用の場合のみ、お客様の説明とフォームの質問および選択肢を扱い、回答は扱いません。これらのデータを保存せず、学習にも使用しません。米国。

Paddle は再処理者ではありません。Paddle は販売事業者 (Merchant of Record) としてお客様の支払いを取り扱い、回答を受け取りません。お客様がフォームに接続するサービス、およびお客様がフォーム内に表示する他のサイトのコンテンツは、お客様自身の選択によるものであり、当社の再処理者ではありません。各カテゴリーの現在のプロバイダー一覧は、support@fillio.so までご請求いただけます。

国際的な移転

顧客個人データは米国にある当社のクラウドホスティングプロバイダーに保存され、当社の再処理者は米国でそれを処理します。

GDPR がお客様に適用され、当社または当社の再処理者への顧客個人データの移転に保護措置が必要な場合、欧州委員会実施決定 (EU) 2021/914 により採択された標準契約条項が、お客様と当社との間で適用され、本 DPA の一部を構成します。お客様が管理者である場合はモジュール 2、お客様が処理者である場合はモジュール 3 が適用されます。これらの条項において、任意の条項 7 は適用されず、条項 9 のオプション 2 が上記の通知とともに適用され、条項 11 の任意の文言は適用されず、条項 17 および 18 ではアイルランドの法律と裁判所が選択されます。本 DPA の各セクションが附属書 I、II および III の情報を提供し、管轄監督機関は条項 13 により定まる機関とします。

UK GDPR で保護されるデータについては、英国情報コミッショナーが発行した国際データ移転補遺がこれらの条項とともに適用されます。スイス法で保護されるデータについては、GDPR への言及をスイス連邦データ保護法への言及と読み替えてこれらの条項が適用され、スイス連邦データ保護・情報コミッショナーが管轄機関となります。

当社の再処理者がデータを移転する場合、標準契約条項、または EU-US データプライバシーフレームワークなどの十分性認定に依拠します。

データ主体からの請求

お客様は Fillio でご自身で回答を検索、エクスポートおよび削除でき、これによりフォームに回答する人からの請求のほとんどに対応できます。お客様のフォーム内の自分のデータについて当社に直接問い合わせがあった場合、当社はその人にお客様へ連絡するよう伝え、法律で求められない限り、当社自身はその請求に回答しません。請求への対応にさらに支援が必要な場合は、当社にご連絡ください。合理的に可能な範囲でお手伝いします。

お客様の義務の履行への支援

当社は、処理の性質と当社が保有する情報を考慮し、本サービスに関するお客様のセキュリティ上の義務、データ保護影響評価および監督機関との事前協議について、合理的な支援を提供します。

個人データ侵害

顧客個人データに影響する個人データ侵害を認識した場合、当社は不当な遅滞なく、お客様のアカウントのメールアドレス宛てのメールでお知らせします。当社は、発生した事象、影響を受けるおそれのあるデータと人、想定される結果、および当社が講じている措置を説明し、詳細が判明するたびに情報を追加します。当社は、侵害を封じ込め、その影響を抑えるための合理的な措置を講じます。侵害をお知らせすることは、当社が過失を認めることを意味しません。

法律で求められる場合に監督機関と影響を受けた人々に通知する責任はお客様にあり、当社は保有する情報によってお客様を支援します。

削除

顧客個人データは、お客様がそれを削除したときに削除されます。対象は、個々の回答、回答、ファイルおよび記録を含むフォーム、またはお客様のアカウント全体です。Business プランでは、一定期間後に回答が自動的に削除されるよう設定することもできます。入力途中の回答と訪問統計は 91 日後に削除されます。

保持したいものは削除する前にエクスポートしてください。削除後も、当社のプロバイダーは、完全に消去されるまでの限られた期間、そのデータをシステム内に保持することがあります。当社がデータをより長く保持するのは、法律で求められる場合に限ります。

情報提供と監査

当社は、本ページ、再処理者の一覧、およびお客様のご質問への書面による回答を通じて、本 DPA が遵守されていることを示すためにお客様が合理的に必要とする情報を提供します。Fillio が稼働するインフラストラクチャの認証と監査報告書は当社のホスティングプロバイダーが公開しています。

それらの情報で十分でない場合、または監督機関が求める場合、お客様は本 DPA の遵守状況を監査できます。監督機関がそれ以上を求める場合を除き、監査は年 1 回までとします。少なくとも 30 日前に当社に通知し、秘密保持義務を負う監査人を起用し、監査の費用を負担してください。監査によって他の顧客のデータにアクセスすることはできません。

責任

利用規約に定める責任の制限は、法律で認められる範囲で本 DPA にも適用されます。これらの制限は、お客様のデータの本人である人々に法律が与える権利を制限するものではありません。

期間と変更

本 DPA は、当社がお客様のために顧客個人データを処理する間適用されます。当社は、たとえば再処理者が変わった場合などに、本 DPA を更新することがあります。上部の日付は最後に変更された日を示します。重要な変更の場合は、発効前にメールまたはアプリ内でアカウント所有者にお知らせします。

お問い合わせ

本 DPA または顧客個人データに関するご質問: support@fillio.so。