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Helferliste für den Hochzeitstag

Freunde übernehmen eine Aufgabe für den Tag, und keine Aufgabe bekommt mehr Helfer als nötig.

Das steckt drin

Bei jeder Aufgabe steht, wie viele Plätze noch frei sind, und ist sie besetzt, kann sie niemand mehr wählen. Sind alle 19 Plätze vergeben, schließt das Formular. Wer das Fahren übernimmt, sagt, wie viele Mitfahrende in sein Auto passen.

  1. 1
    Ihr Name
  2. 2
    Handynummer für den Ablaufplan
  3. 3
    Welche Aufgabe übernehmen Sie?Stühle und Tische aufbauen, 10 UhrEmpfangstisch und ProgrammhefteEine Stunde GetränkestandDie Großeltern fahrenAbbau, ab 22 Uhr
  4. 4
    Wie viele Mitfahrende passen in Ihr Auto?Nur wenn bei “Welche Aufgabe übernehmen Sie?” Die Großeltern fahren gewählt wird
  5. 5
    Was können Sie sonst noch gut?

Helfer für den Tag organisieren

Gehen Sie Ihren Tag durch, bevor Sie die Liste verschicken: Was muss wann erledigt werden, und wie viele Leute braucht es dafür? Für Aufbau und Abbau brauchen Sie die meisten Hände, für den Empfangstisch zwei Personen, die die Gäste kennen.

Verschicken Sie die Liste drei bis vier Wochen vorher an enge Freunde und Familie, die ohnehin kommen, nicht an alle Gäste. Bitten Sie jede Person um eine Aufgabe, damit niemand die ganze Feier über arbeitet.

Schreiben Sie bei jeder Aufgabe mit fester Zeit die Uhrzeit dazu. Wer weiß, dass er eine Stunde Getränke ausschenkt und nicht den ganzen Abend, sagt leichter zu.

Schicken Sie allen Helfern eine Woche vorher den Ablaufplan und den Namen der Person, an die sie sich am Tag wenden können. Aus den Angaben zu besonderen Fähigkeiten wird Ihre Reserveliste, falls am Morgen etwas dazwischenkommt.

Fragen zur Helferliste

Was passiert, wenn eine Aufgabe voll ist?

Sie wird als voll angezeigt und kann nicht mehr gewählt werden, die nächsten Freunde nehmen also eine Aufgabe, für die noch Leute fehlen. Sind alle Plätze vergeben, schließt das Formular und weist darauf hin. Springt später jemand ab, erhöhen Sie im Editor die Plätze dieser Aufgabe und die Gesamtzahl um eins. Dann ist der Platz wieder frei, und Sie können der Gruppe Bescheid geben.

Kann ich die Aufgaben und die Zahl der Helfer ändern?

Ja. Benennen Sie die Aufgaben um, legen Sie für jede Ihre eigene Platzzahl fest und setzen Sie die Gesamtzahl auf deren Summe. Kommt eine Aufgabe dazu, rechnen Sie auch ihre Plätze zur Summe dazu, sonst schließt das Formular, obwohl bei dieser Aufgabe noch Plätze frei sind. Lassen Sie die Uhrzeit im Namen der Aufgabe stehen, wie beim Aufbau um 10 Uhr, damit alle die Zeit kennen, bevor sie wählen.

Kann jemand zwei Aufgaben übernehmen?

Ja, indem er das Formular zweimal abschickt. Die meisten Paare möchten lieber eine Aufgabe pro Person, damit die Freunde die Hochzeit auch genießen können. Zwei kurze Aufgaben zu verschiedenen Zeiten können klappen, etwa morgens der Aufbau und später der Empfangstisch. Prüfen Sie die Zeiten in Ihrer Antwortliste, bevor Sie den Ablaufplan verschicken, damit niemand zur selben Zeit an zwei Stellen eingeteilt ist.

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