Datenschutzerklärung

Für wen diese Erklärung gilt

• Kontoinhaber: Personen, die auf Fillio Formulare erstellen.
• Teilnehmende: Personen, die ein mit Fillio erstelltes Formular öffnen oder ausfüllen.
• Besucher: Personen, die fillio.so besuchen.

Wenn Sie ein Formular ausgefüllt haben, entscheidet die Person oder Organisation, die es erstellt hat, was es abfragt und was mit Ihren Antworten geschieht. Wenden Sie sich wegen Ihrer Antworten zuerst an sie. Wir ändern oder löschen eine Antwort nicht ohne den Inhaber des Formulars, es sei denn, das Gesetz verlangt es oder der Inhalt verstößt gegen unsere Bedingungen.

Teilnehmende, die ihre Daten ändern oder entfernen lassen möchten, können sich an den Inhaber des Formulars wenden oder uns an support@fillio.so schreiben.

Welche Daten wir erheben

• Kontodaten: Ihre E-Mail-Adresse sowie Ihr Name und Foto, wenn Sie diese hinzufügen oder sich mit Google anmelden. Sie melden sich mit Google oder mit einem einmaligen Code an, der an Ihre E-Mail-Adresse gesendet wird.
• Von Ihnen erstellte Formulare: ihre Fragen, Einstellungen und ihr Design, die Bilder, die Sie hochladen, und die Beschreibung, die Sie dem KI-Formularersteller geben.
• Antworten: die Antworten und Dateien, die Personen über Formulare senden, der Zeitpunkt des Absendens, die Seite, von der sie kamen, und etwaige Kampagnen-Tags im Link. Wenn ein Formular Teilnehmende bittet, ihre E-Mail-Adresse zu bestätigen, die bestätigte Adresse. Damit eine Datei hochgeladen werden kann, gibt unser Hosting-Anbieter dem Browser der teilnehmenden Person eine anonyme Anmeldung, die sie nicht identifiziert.
• Begonnene Antworten: Während jemand ein Formular ausfüllt, speichern wir, welche Seiten er erreicht hat, damit der Inhaber sehen kann, wo Personen abbrechen. Was die Person eingegeben hat, speichern wir nur, solange der Plan des Formularinhabers unvollständige Antworten umfasst. Diese Aufzeichnungen werden nach 91 Tagen gelöscht. Der Browser der teilnehmenden Person speichert nicht gesendete Antworten außerdem 24 Stunden lang, damit sie nicht verloren gehen.
• Nutzungs- und Gerätedaten: aufgerufene Seiten, Klicks, Scrollen, Gerätetyp, Browser und ungefähres Land, erhoben durch unsere Analysetools. Auf Formularseiten sind der Inhalt des Formulars und die Eingaben der Teilnehmenden für unser Tool zur Sitzungsaufzeichnung verborgen. Wir ermitteln das Land eines Besuchers anhand seiner IP-Adresse. Wir speichern keine IP-Adressen zusammen mit Formularen oder Antworten. Um Missbrauch zu begrenzen, speichern wir nur eine unkenntlich gemachte (gehashte) Form einer IP-Adresse, und zwar nur für kurze Zeit.
• Fehlerberichte: Wenn auf fillio.so oder in einem Formular etwas schiefgeht, technische Details des Fehlers, Browser- und Gerätetyp, die Seitenadresse und, wenn Sie angemeldet sind, Ihre Konto-ID. Fehlerberichte enthalten weder Ihren Namen noch Ihre E-Mail-Adresse, Ihre IP-Adresse, Formularantworten oder hochgeladene Dateien.
• Abrechnungsdaten: Wenn Sie einen Plan kaufen, teilt Paddle uns Ihren Plan, den Status Ihres Abonnements und eine Kundenreferenz mit. Paddle speichert Ihre Zahlungsdaten, und wir sehen niemals Ihre vollständige Kartennummer.
• Ihre Sprache und Ihr Land, damit wir die richtige Sprache und die richtigen Preise anzeigen können.
• Nachrichten, die Sie uns über die Support-Seite, die Meldeseite oder per E-Mail senden, einschließlich Meldungen zu Formularen.

Wie wir die Daten verwenden

• Zur Bereitstellung des Dienstes: um Ihr Konto zu erstellen, Sie anzumelden, Ihre Formulare zu hosten, Antworten zu sammeln und anzuzeigen und die E-Mails zu senden, die der Dienst benötigt, etwa Anmeldecodes, Benachrichtigungen über Antworten und Einladungen. Rechtsgrundlage: unser Vertrag mit Ihnen.
• Zur Verarbeitung von Antworten für Formularinhaber, ausschließlich nach deren Weisungen. Rechtsgrundlage: die eigene Rechtsgrundlage des Inhabers, für den wir als Auftragsverarbeiter tätig sind.
• Um Fillio sicher zu halten: um Spam, Betrug und Missbrauch zu verhindern, Meldungen zu prüfen und unsere Bedingungen durchzusetzen. Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Dienst sowie unsere rechtlichen Verpflichtungen.
• Um Fillio zu verstehen und zu verbessern: um zu sehen, welche Seiten und Funktionen genutzt werden, und um Probleme zu finden. Unsere Analysetools laufen für jeden Besucher, in jedem Land. Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse an einem funktionierenden, nützlichen Produkt.
• Um Fehler zu finden und zu beheben, anhand der oben genannten Fehlerberichte. Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse an einem funktionierenden, zuverlässigen Dienst.
• Zur Abrechnung über Paddle. Rechtsgrundlage: unser Vertrag mit Ihnen sowie rechtliche Verpflichtungen wie die Aufbewahrung steuerlicher Unterlagen.
• Zur Beantwortung Ihrer Nachrichten. Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse oder unser Vertrag mit Ihnen.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten, wir verwenden sie nicht für Werbung, und wir verwenden Formulare oder Antworten nicht, um KI-Modelle zu trainieren. Wir treffen keine Entscheidungen über Personen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen und ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen.

Wer die Daten erhält

Wir geben personenbezogene Daten nur an die Anbieter weiter, die uns beim Betrieb von Fillio helfen, jeweils für ihre eigene Aufgabe:

• Ein Anbieter für Cloud-Hosting und Datenbanken: Hosting, Datenbank, Dateispeicher und Anmeldung. Auch unser Support-Postfach läuft dort.
• Ein E-Mail-Versanddienst: Versand unserer E-Mails, darunter Anmeldecodes und Benachrichtigungen über Antworten, die die Antworten einer Einsendung enthalten.
• Paddle: Bezahlvorgang, Zahlungen, Rechnungen und Steuern, als Merchant of Record.
• Anbieter von KI-Modellen: nur wenn Sie den KI-Formularersteller nutzen. Wir senden, was Sie schreiben, und wenn Sie ein Formular bearbeiten, dessen Fragen und Optionen. Wir senden niemals Antworten. Wir nutzen nur Anbieter, die diese Daten weder speichern noch zum Training verwenden.
• Ein Analyseanbieter: um zu verstehen, wie fillio.so und Formulare genutzt werden. Er erhält weder Ihren Namen noch Ihre E-Mail-Adresse oder Ihre Eingaben.
• Ein Tool zur Sitzungsaufzeichnung: zeichnet Interaktionen wie Klicks, Scrollen und Mausbewegungen auf, damit wir sehen, wo Seiten schwer zu bedienen sind. Auf Formularseiten sieht es weder den Inhalt des Formulars noch die Eingaben der Teilnehmenden.
• Ein Anbieter für Fehlerüberwachung: um Probleme zu finden und zu beheben. Fehlerberichte enthalten weder Ihren Namen noch Ihre E-Mail-Adresse oder Ihre Eingaben.
• Ein Dienst zur Standortermittlung: ermittelt das Land von Besuchern anhand ihrer IP-Adresse.
• Ein Stockfoto-Dienst: Wenn Sie im Editor nach Fotos suchen, gehen Ihre Suchbegriffe an diesen Dienst.
• Dienste zur Auslieferung von Schriften und Bildern: Einige Formularschriften und die Länderflaggen in Telefonnummernfeldern werden von dort geladen, daher erhalten diese Dienste Ihre IP-Adresse.
• Websites, deren Inhalte die Eigentümerin oder der Eigentümer eines Formulars darin anzeigt, etwa Videos oder Dokumente: Diese Inhalte werden von diesen Websites geladen, die Ihre IP-Adresse erhalten und eigene Cookies setzen können.

Einige dieser Anbieter befinden sich in den Vereinigten Staaten. Unser Auftragsverarbeitungsvertrag nennt die Arten von Anbietern, die Antworten für Formulareigentümer verarbeiten. Die aktuelle Liste der Anbieter erhalten Sie auf Anfrage unter support@fillio.so.

Der Inhaber eines Formulars kann einen Webhook, sein eigenes Google Analytics oder ein Tracking-Pixel wie Meta Pixel mit seinem Formular verbinden. Dann gehen Antworten oder Nutzungsdaten auch an diese Dienste, unter der Kontrolle des Inhabers und nach dessen Datenschutzerklärung.

Wir können Daten außerdem offenlegen, wenn das Gesetz es verlangt, um die Sicherheit von Menschen oder unsere Rechte zu schützen, oder gegenüber einem Käufer, wenn unser Unternehmen verkauft oder fusioniert wird.

Speicherort der Daten und internationale Datenübermittlungen

Die Server, die Datenbank und die Dateien von Fillio laufen bei unserem Cloud-Hosting-Anbieter in den Vereinigten Staaten. Auch unsere anderen Anbieter können Daten in den Vereinigten Staaten und in anderen Ländern außerhalb Ihres Wohnsitzlandes verarbeiten, auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, des Vereinigten Königreichs und der Türkei. Soweit gesetzlich erforderlich, stützen sich diese Übermittlungen auf Garantien wie die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission oder auf einen Angemessenheitsbeschluss wie das EU-US Data Privacy Framework für Anbieter, die danach zertifiziert sind.

Wie lange wir die Daten aufbewahren

• Kontodaten: bis Sie Ihr Konto löschen.
• Formulare, Antworten und Dateien: bis der Inhaber sie, das Formular oder sein Konto löscht. Im Business-Plan kann ein Inhaber Antworten außerdem nach einer festgelegten Zeit automatisch löschen lassen.
• Begonnene Antworten und Besuchsstatistiken: 91 Tage.
• Der Versionsverlauf eines Formulars: 90 Tage.
• Anmelde- und Bestätigungscodes: 10 Minuten.
• Fehlerberichte: 30 Tage.
• Abrechnungsunterlagen: so lange, wie Steuer- und Buchhaltungsgesetze es verlangen.
• Support-Nachrichten und Meldungen: so lange, wie es nötig ist, um sie zu bearbeiten und zu dokumentieren.

Nachdem wir Daten gelöscht haben, können unsere Anbieter sie noch für eine begrenzte Zeit in ihren Systemen aufbewahren, bevor sie vollständig gelöscht werden.

Sicherheit

Fillio wird ausschließlich über HTTPS bereitgestellt, und unser Hosting-Anbieter verschlüsselt gespeicherte Daten. Anmelde- und Bestätigungscodes werden nur als Hashwerte gespeichert und verfallen nach 10 Minuten. In Fillio können die Antworten eines Formulars nur von seinem Inhaber und den Teammitgliedern gesehen werden, die er einlädt. Ein veröffentlichtes Formular kann jeder öffnen, der seinen Link hat, und eine hochgeladene Datei jeder, der den Link dieser Datei hat.

Kein System ist vollkommen sicher, und wir können nicht garantieren, dass niemals unbefugt auf Daten zugegriffen wird. Wenn eine Datenschutzverletzung Ihre personenbezogenen Daten betrifft, informieren wir Sie und die Behörden, wie es das Gesetz verlangt.

Ihre Rechte

Je nach Wohnort, zum Beispiel nach der DSGVO (GDPR) im Europäischen Wirtschaftsraum, der UK GDPR, dem türkischen Gesetz Nr. 6698 zum Schutz personenbezogener Daten (KVKK) oder den Datenschutzgesetzen von US-Bundesstaaten, können Sie von uns verlangen:

• Ihnen mitzuteilen, welche personenbezogenen Daten wir über Sie gespeichert haben, und Ihnen eine Kopie davon zu geben.
• Diese Daten zu berichtigen.
• Diese Daten zu löschen. Sie können Ihr Konto selbst in den Einstellungen löschen.
• Die Verwendung dieser Daten einzuschränken oder einer Verwendung zu widersprechen, die auf unserem berechtigten Interesse beruht.
• Ihnen diese Daten in einem übertragbaren Format bereitzustellen. Die Antworten eines Formulars können Sie selbst als CSV-Datei exportieren.

Auf Anfrage per E-Mail senden wir Ihnen kostenlos eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten, unabhängig von Ihrem Plan.

Schreiben Sie von der E-Mail-Adresse Ihres Kontos an support@fillio.so. Wir antworten innerhalb der gesetzlichen Frist, in der Regel innerhalb eines Monats. Sie können sich außerdem bei der Datenschutzaufsichtsbehörde Ihres Wohnorts beschweren. Wenn Ihre Anfrage eine Antwort betrifft, die Sie über ein Formular gesendet haben, wenden Sie sich zuerst an den Inhaber des Formulars. Wir unterstützen ihn bei der Bearbeitung.

Cookies

Wir verwenden einige Cookies, um Sie angemeldet zu halten und Ihre Sprache und Ihr Land zu speichern, und unsere Analyse- und Sitzungsaufzeichnungstools setzen eigene Cookies. Unsere Cookie-Richtlinie erklärt jede Art.

E-Mails

Wir senden die E-Mails, die Sie zur Nutzung von Fillio benötigen: Anmeldecodes, Benachrichtigungen über neue Antworten (diese können Sie für jedes Formular abschalten), Einladungen in Arbeitsbereiche und Hinweise zu Ihrem Konto oder Ihrer Abrechnung. Wir senden keine Marketing-E-Mails.

Kinder

Fillio-Konten sind für Personen ab 16 Jahren bestimmt, und wir erstellen nicht wissentlich Konten für Kinder. Ein Formularinhaber, der Antworten von Kindern sammelt, ist dafür verantwortlich, die gesetzlich erforderliche Einwilligung einzuholen. Wenn Sie glauben, dass ein Kind uns personenbezogene Daten übermittelt hat, kontaktieren Sie uns, und wir löschen sie.

Änderungen dieser Erklärung

Wenn wir diese Erklärung ändern, aktualisieren wir das Datum oben. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Kontoinhaber per E-Mail oder in der App.

Kontakt

WaspThemes, Türkei. E-Mail: support@fillio.so.