Auftragsverarbeitungsvertrag

Rollen

Begriffe wie „personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“, „Verantwortlicher“, „Auftragsverarbeiter“, „betroffene Person“ und „Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten“ haben die Bedeutung, die ihnen die DSGVO gibt. „Personenbezogene Kundendaten“ sind die personenbezogenen Daten in Ihren Formularen, Antworten, hochgeladenen Dateien und begonnenen Antworten, die wir für Sie verarbeiten.

Für personenbezogene Kundendaten sind Sie der Verantwortliche und wir sind Ihr Auftragsverarbeiter. Wenn Sie für Ihren eigenen Auftraggeber handeln, sind Sie dessen Auftragsverarbeiter und wir sind Ihr Unterauftragsverarbeiter. Für Ihr Konto, die Abrechnung und die Nutzung von fillio.so sind wir der Verantwortliche, wie unsere Datenschutzerklärung erläutert.

Einzelheiten der Verarbeitung

• Gegenstand: das Hosting Ihrer Formulare, das Erheben und Speichern ihrer Antworten und Dateien sowie deren Anzeige, Versand und Export für Sie.
• Dauer: solange Sie den Dienst nutzen, bis die Daten wie unten beschrieben gelöscht werden.
• Art und Zweck: Speichern, Ordnen, Anzeigen, Versenden, Exportieren und Löschen personenbezogener Kundendaten, ausschließlich um Ihnen den Dienst bereitzustellen.
• Betroffene Personen: die Personen, die Ihre Formulare öffnen oder ausfüllen, die in ihren Antworten genannten Personen und die Teammitglieder, die Sie einladen.
• Arten personenbezogener Daten: alles, was Ihre Formulare abfragen, etwa Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Antworten und hochgeladene Dateien; der Zeitpunkt des Absendens einer Antwort, die Seite, von der sie kam, und Kampagnen-Tags; eine bestätigte E-Mail-Adresse, wenn Ihr Formular danach fragt; sowie die in einem Formular erreichten Seiten und, solange Ihr Plan unvollständige Antworten umfasst, nicht gesendete Antworten.
• Sensible Daten: nur, wenn Ihr Formular danach fragt. Sie entscheiden, ob Sie sie erheben, und Sie sind dafür verantwortlich, eine Rechtsgrundlage dafür zu haben.

Ihre Weisungen

Wir verarbeiten personenbezogene Kundendaten nur auf Ihre dokumentierte Weisung. Diese Bedingungen, dieser AVV und die Handlungen, die Sie im Dienst vornehmen, etwa ein Formular veröffentlichen, eine Aufbewahrungsfrist festlegen, einen Webhook verbinden oder Antworten exportieren oder löschen, sind Ihre Weisungen. Wir informieren Sie, wenn wir der Ansicht sind, dass eine Weisung gegen Datenschutzrecht verstößt.

Wenn uns das Gesetz verpflichtet, personenbezogene Kundendaten auf andere Weise zu verarbeiten, teilen wir Ihnen dies vorher mit, es sei denn, das Gesetz verbietet es.

Ihre Verantwortung

Sie sind dafür verantwortlich, eine Rechtsgrundlage für die Daten zu haben, die Sie erheben, den Personen, die Ihre Formulare ausfüllen, mitzuteilen, wie Sie ihre Antworten verwenden, und sicherzustellen, dass Ihre Weisungen dem Gesetz entsprechen. Sie sind außerdem für die Dienste verantwortlich, die Sie mit Ihren Formularen verbinden, etwa Webhooks oder Tracking-Pixel, und für die Daten, die Sie an sie senden.

Vertraulichkeit

Alle, denen wir die Verarbeitung personenbezogener Kundendaten erlauben, sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Wir greifen nur darauf zu, wenn dies nötig ist, um den Dienst bereitzustellen, Ihre Support-Anfragen zu beantworten, eine Meldung zu prüfen oder eine rechtliche Verpflichtung zu erfüllen.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Kundendaten, wir verwenden sie weder für Werbung noch für eigene Zwecke, und wir verwenden sie nicht, um KI-Modelle zu trainieren.

Sicherheitsmaßnahmen

Wir schützen personenbezogene Kundendaten mit diesen Maßnahmen:

• Fillio wird ausschließlich über HTTPS bereitgestellt, und unser Hosting-Anbieter verschlüsselt die Datenbank und die gespeicherten Dateien.
• Zugriffsregeln für die Datenbank und die Dateispeicherung erlauben nur dem Inhaber eines Formulars und den Teammitgliedern, die er einlädt, dessen Antworten zu lesen.
• Formularpasswörter, Übernahmelinks und Anmeldecodes werden in Datensätzen gespeichert, die nur unsere Server lesen können. Anmelde- und Bestätigungscodes werden nur als Hashwerte gespeichert und verfallen nach 10 Minuten.
• Der Ordner mit den hochgeladenen Dateien eines Formulars kann nicht aufgelistet werden. Wer ein Formular kennt, erfährt daher nie, welche Dateien an es gesendet wurden. Eine einzelne Datei kann jeder öffnen, der ihren Link hat.
• Dateiuploads akzeptieren nur bestimmte Dateitypen, bis zu der Größe, die der Plan des Formularinhabers erlaubt.
• Ratenbegrenzungen und Spam-Prüfungen schützen Formulare und die Anmeldung vor Missbrauch.
• Unsere Analysetools sehen weder den Inhalt von Formularen noch die Eingaben der Teilnehmenden.

Wir können diese Maßnahmen im Laufe der Zeit ändern, aber nie so, dass das Gesamtschutzniveau für personenbezogene Kundendaten sinkt.

Unterauftragsverarbeiter

Sie genehmigen uns, die unten aufgeführten Unterauftragsverarbeiter einzusetzen. Jeder von ihnen ist an Datenschutzbestimmungen gebunden, die personenbezogene Kundendaten mindestens so gut schützen, wie es dieser AVV verlangt, und wir haften Ihnen gegenüber für sie, wie es das Gesetz verlangt.

Bevor wir eine neue Kategorie von Unterauftragsverarbeitern hinzufügen oder personenbezogene Kundendaten in eine neue Region verlagern, aktualisieren wir die Liste unten und informieren Kontoinhaber per E-Mail oder in der App, damit Sie Zeit haben, Einspruch zu erheben. Wenn Sie aus berechtigten datenschutzrechtlichen Gründen Einspruch erheben und wir Ihr Anliegen nicht ausräumen können, können Sie den Vertrag beenden, indem Sie Ihr Konto löschen. Wir erstatten dann den nicht genutzten Teil im Voraus gezahlter Entgelte.

Aktuelle Unterauftragsverarbeiter

• Anbieter für Cloud-Hosting und Datenbanken: Hosting, Datenbank, Dateispeicher und Anmeldung. Alle personenbezogenen Kundendaten. Vereinigte Staaten.
• E-Mail-Versanddienst: Benachrichtigungen über Antworten und E-Mail-Bestätigungscodes, mit den Antworten einer Einsendung und E-Mail-Adressen. Vereinigte Staaten.
• Tool zur Sitzungsaufzeichnung: Interaktionsdaten wie Klicks und Scrollen auf Formularseiten, wobei der Inhalt des Formulars und die Eingaben der Teilnehmenden verborgen sind. Vereinigte Staaten.
• Analyseanbieter: Nutzungsdaten auf Formularseiten, etwa aufgerufene Seiten, Gerätetyp und ungefähres Land. Vereinigte Staaten.
• Dienst zur Standortermittlung: ermittelt das Land einer teilnehmenden Person anhand ihrer IP-Adresse, für das Telefonnummernfeld. Vereinigte Staaten.
• Anbieter von KI-Modellen: nur wenn Sie den KI-Formularersteller nutzen, mit Ihrer Beschreibung und den Fragen und Optionen eines Formulars, niemals mit Antworten. Sie speichern diese Daten nicht und verwenden sie nicht zum Training. Vereinigte Staaten.

Paddle ist kein Unterauftragsverarbeiter. Paddle wickelt Ihre Zahlungen als Merchant of Record ab und erhält keine Antworten. Dienste, die Sie mit einem Formular verbinden, und Inhalte anderer Websites, die Sie in einem Formular anzeigen, beruhen auf Ihrer eigenen Entscheidung und sind nicht unsere Unterauftragsverarbeiter. Die aktuelle Liste der Anbieter in jeder Kategorie erhalten Sie auf Anfrage unter support@fillio.so.

Internationale Datenübermittlungen

Personenbezogene Kundendaten werden bei unserem Cloud-Hosting-Anbieter in den Vereinigten Staaten gespeichert, und unsere Unterauftragsverarbeiter verarbeiten sie in den Vereinigten Staaten.

Wenn die DSGVO für Sie gilt und eine Übermittlung personenbezogener Kundendaten an uns oder an unsere Unterauftragsverarbeiter eine Garantie erfordert, gelten zwischen Ihnen und uns die Standardvertragsklauseln, die die Europäische Kommission mit dem Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 erlassen hat, als Teil dieses AVV, und zwar Modul Zwei, wenn Sie Verantwortlicher sind, und Modul Drei, wenn Sie Auftragsverarbeiter sind. In diesen Klauseln gilt die optionale Klausel 7 nicht, Klausel 9 Option 2 gilt mit der oben beschriebenen Mitteilung, die optionale Formulierung in Klausel 11 gilt nicht, und nach den Klauseln 17 und 18 gelten das Recht und die Gerichte Irlands. Die Abschnitte dieses AVV enthalten die Angaben der Anhänge I, II und III, und zuständige Aufsichtsbehörde ist die nach Klausel 13 bestimmte Behörde.

Für Daten, die durch die UK GDPR geschützt sind, gilt zusammen mit diesen Klauseln das vom britischen Information Commissioner herausgegebene International Data Transfer Addendum. Für Daten, die durch Schweizer Recht geschützt sind, gelten die Klauseln mit der Maßgabe, dass Verweise auf die DSGVO als Verweise auf das Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz zu lesen sind, und zuständige Behörde ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte.

Wenn unsere Unterauftragsverarbeiter Daten übermitteln, stützen sie sich auf die Standardvertragsklauseln oder auf einen Angemessenheitsbeschluss wie das EU-US Data Privacy Framework.

Anfragen betroffener Personen

Sie können Antworten in Fillio selbst finden, exportieren und löschen. Damit lassen sich die meisten Anfragen der Personen erledigen, die Ihre Formulare ausfüllen. Wenn sich jemand direkt wegen seiner Daten in Ihrem Formular an uns wendet, verweisen wir die Person an Sie und beantworten die Anfrage nicht selbst, es sei denn, das Gesetz verlangt es. Wenn Sie zur Beantwortung einer Anfrage weitere Unterstützung benötigen, schreiben Sie uns, und wir helfen Ihnen, soweit es uns zumutbar ist.

Unterstützung bei Ihren Pflichten

Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der uns vorliegenden Informationen unterstützen wir Sie in angemessenem Umfang bei Ihren Pflichten zur Sicherheit der Verarbeitung, bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und bei der Konsultation einer Aufsichtsbehörde, soweit diese den Dienst betreffen.

Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

Wenn uns eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten bekannt wird, die personenbezogene Kundendaten betrifft, informieren wir Sie unverzüglich per E-Mail an die Adresse Ihres Kontos. Wir beschreiben, was geschehen ist, welche Daten und Personen wahrscheinlich betroffen sind, welche Folgen wahrscheinlich sind und welche Maßnahmen wir ergreifen, und wir ergänzen Einzelheiten, sobald wir mehr erfahren. Wir ergreifen angemessene Maßnahmen, um die Verletzung einzudämmen und ihre Folgen zu begrenzen. Dass wir Sie über eine Verletzung informieren, ist kein Eingeständnis eines Verschuldens.

Sie sind dafür verantwortlich, die Aufsichtsbehörden und die betroffenen Personen zu benachrichtigen, wo das Gesetz es verlangt, und wir unterstützen Sie dabei mit den Informationen, die uns vorliegen.

Löschung

Personenbezogene Kundendaten werden gelöscht, wenn Sie sie löschen: eine einzelne Antwort, ein Formular mit seinen Antworten, Dateien und Datensätzen oder Ihr gesamtes Konto. Im Business-Plan können Sie Antworten außerdem nach einer festgelegten Zeit automatisch löschen lassen. Begonnene Antworten und Besuchsstatistiken werden nach 91 Tagen gelöscht.

Exportieren Sie, was Sie behalten möchten, bevor Sie es löschen. Nach der Löschung können unsere Anbieter die Daten noch für eine begrenzte Zeit in ihren Systemen aufbewahren, bevor sie vollständig gelöscht werden. Wir bewahren Daten nur dann länger auf, wenn das Gesetz es verlangt.

Informationen und Prüfungen

Wir stellen Ihnen die Informationen zur Verfügung, die Sie vernünftigerweise benötigen, um nachzuweisen, dass dieser AVV eingehalten wird, und zwar über diese Seite, die Liste der Unterauftragsverarbeiter und schriftliche Antworten auf Ihre Fragen. Unser Hosting-Anbieter veröffentlicht die Zertifizierungen und Prüfberichte der Infrastruktur, auf der Fillio läuft.

Wenn diese Informationen nicht ausreichen oder eine Aufsichtsbehörde es verlangt, können Sie prüfen, ob wir diesen AVV einhalten, höchstens einmal im Jahr, es sei denn, eine Aufsichtsbehörde verlangt mehr. Kündigen Sie die Prüfung mindestens 30 Tage im Voraus an, beauftragen Sie einen zur Vertraulichkeit verpflichteten Prüfer und tragen Sie die Kosten der Prüfung. Eine Prüfung kann keinen Zugang zu Daten anderer Kunden gewähren.

Haftung

Die Haftungsbeschränkungen der Bedingungen gelten auch für diesen AVV, soweit das Gesetz es zulässt. Sie beschränken nicht die Rechte, die das Gesetz den Personen gibt, auf die sich Ihre Daten beziehen.

Laufzeit und Änderungen

Dieser AVV gilt, solange wir personenbezogene Kundendaten für Sie verarbeiten. Wir können ihn aktualisieren, zum Beispiel wenn sich unsere Unterauftragsverarbeiter ändern. Das Datum oben zeigt, wann er zuletzt geändert wurde. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Kontoinhaber per E-Mail oder in der App, bevor sie wirksam werden.

Kontakt

Fragen zu diesem AVV oder zu personenbezogenen Kundendaten: support@fillio.so.