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Zimmerliste für Gruppenreisen

Reisende schicken Namen laut Pass, Flüge und Zimmerwunsch, damit Zimmer und Transfers stimmen.

Das steckt drin

Reisende nennen den Namen laut Pass, das Geburtsdatum, beide Flüge, einen Zimmerwunsch und einen Notfallkontakt. Wer eine bestimmte Person wählt, wird nach deren Namen gefragt.

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    Vollständiger Name wie im Reisepass
  2. 2
    Geburtsdatum
  3. 3
    Hinflug und Landezeit
  4. 4
    Rückflug und Abflugzeit
  5. 5
    Mit wem möchten Sie ein Zimmer teilen?Mit einer bestimmten PersonMit irgendwem aus der GruppeEinzelzimmer (gegen Aufpreis)
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    Name der PersonNur wenn bei “Mit wem möchten Sie ein Zimmer teilen?” Mit einer bestimmten Person gewählt wird
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    Gibt es etwas, das Sie nicht essen?
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    Notfallkontakt, Name und Telefon

So sammeln Sie Reisedaten für eine Gruppe

Verschicken Sie den Link, sobald die Flüge gebucht sind, mit einer Frist vier bis sechs Wochen vor der Reise. Hotels und Transferunternehmen wollen die endgültigen Listen etwa drei Wochen vorher.

Sortieren Sie die Antworten nach Landezeit, um die Transfers zu planen. Wer innerhalb einer Stunde landet, kann sich einen Kleinbus teilen.

Bilden Sie zuerst die Paare, bei denen sich zwei Leute gegenseitig als Zimmerpartner genannt haben. Füllen Sie dann die Zimmer mit allen, die „Mit irgendwem aus der Gruppe“ gewählt haben, und berechnen Sie Einzelzimmer getrennt.

Brauchen Sie Fahrer am Flughafen? Die Anfrage zum Flughafentransfer sammelt Plätze und Gepäck pro Flug.

Fragen zur Zimmerliste

Warum der Name wie im Reisepass?

Fluggesellschaften, Hotels und Reiseveranstalter gleichen Buchungen mit dem Namen im Pass ab. Ein Spitzname auf der Liste kann bedeuten, dass jemand nicht an Bord darf oder kein Zimmer hat. Fragen Sie nach dem vollständigen Namen mit allen Vornamen, genau wie im Pass gedruckt. Wer zwei Nachnamen hat oder kürzlich den Namen geändert hat, übernimmt den Namen aus dem Pass, nicht den im Alltag gebräuchlichen, und vergleicht ihn mit dem Ticket.

Fragt das Formular nach Passnummern?

Nein, und das sollte es auch nicht. Name und Geburtsdatum reichen für Zimmer und Transfers. Braucht eine Fluggesellschaft oder die Grenzkontrolle mehr, geben Reisende es dort direkt an. In der Dankesnachricht steht, dass Sie nie danach fragen werden, und so antworten die Leute schneller. Geben Sie jedem Hotel und jedem Fahrer nur die Spalten aus Ihren Antworten weiter, die sie brauchen.

Kann ich es für eine Klassenfahrt oder Gemeindereise verwenden?

Ja. Bei Minderjährigen fragen Sie als Notfallkontakt nach einem Elternteil und ergänzen eine Frage zu Allergien oder Medikamenten nur, wenn Ihre Reiseleitung sie braucht. Lassen Sie das Formular von einem Elternteil ausfüllen, nicht von der Schülerin oder dem Schüler. Die Zimmer werden nach Namen verteilt, die Leitung prüft also jedes gewünschte Paar, bevor die Liste ans Hotel geht.

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