Acordul de prelucrare a datelor

Roluri

Termeni precum „date personale”, „prelucrare”, „operator”, „persoană împuternicită”, „persoană vizată” și „încălcare a securității datelor personale” au sensul pe care li-l dă GDPR. „Datele personale ale clientului” înseamnă datele personale din formularele, răspunsurile, fișierele încărcate și răspunsurile în curs pe care le prelucrăm pentru dumneavoastră.

Pentru datele personale ale clientului, dumneavoastră sunteți operatorul, iar noi suntem persoana împuternicită de dumneavoastră. Dacă acționați pentru propriul client, sunteți persoana împuternicită a acestuia, iar noi suntem subîmputernicitul dumneavoastră. Pentru contul dvs., facturare și utilizarea fillio.so, noi suntem operatorul, așa cum explică Politica noastră de confidențialitate.

Detaliile prelucrării

• Obiectul: găzduirea formularelor dvs., colectarea și stocarea răspunsurilor și fișierelor lor, precum și afișarea, trimiterea și exportarea acestora pentru dumneavoastră.
• Durata: cât timp folosiți Serviciul, până când datele sunt șterse așa cum se descrie mai jos.
• Natura și scopul: stocarea, organizarea, afișarea, trimiterea, exportarea și ștergerea datelor personale ale clientului, doar pentru a vă furniza Serviciul.
• Persoanele vizate: persoanele care vă deschid sau vă completează formularele, persoanele menționate în răspunsurile lor și colegii pe care îi invitați.
• Tipurile de date personale: orice cer formularele dvs., cum ar fi nume, adrese de e-mail, numere de telefon, răspunsuri și fișiere încărcate; momentul trimiterii unui răspuns, pagina de pe care a venit și etichetele de campanie; o adresă de e-mail confirmată, dacă formularul dvs. cere una; precum și paginile la care s-a ajuns într-un formular și, cât timp planul dvs. include răspunsuri parțiale, răspunsurile netrimise.
• Datele sensibile: doar dacă formularul dvs. le cere. Dumneavoastră decideți dacă le colectați și sunteți responsabil să aveți un temei juridic pentru ele.

Instrucțiunile dumneavoastră

Prelucrăm datele personale ale clientului doar pe baza instrucțiunilor dvs. documentate. Acești termeni, acest Acord și acțiunile pe care le efectuați în Serviciu, cum ar fi publicarea unui formular, setarea unei perioade de păstrare, conectarea unui webhook, exportarea sau ștergerea răspunsurilor, sunt instrucțiunile dvs. Vă anunțăm dacă credem că o instrucțiune încalcă legislația privind protecția datelor.

Dacă legea ne obligă să prelucrăm datele personale ale clientului în alt mod, vă anunțăm înainte să o facem, cu excepția cazului în care legea interzice acest lucru.

Responsabilitățile dumneavoastră

Sunteți responsabil să aveți un temei juridic pentru datele pe care le colectați, să le spuneți persoanelor care vă completează formularele cum le folosiți răspunsurile și să vă asigurați că instrucțiunile dvs. respectă legea. Sunteți responsabil și pentru serviciile pe care le conectați la formularele dvs., cum ar fi webhookurile sau pixelii de urmărire, și pentru datele pe care le trimiteți către acestea.

Confidențialitate

Toate persoanele cărora le permitem să prelucreze datele personale ale clientului sunt obligate să le păstreze confidențiale. Le accesăm doar atunci când este necesar pentru a furniza Serviciul, pentru a răspunde cererilor dvs. de asistență, pentru a analiza o raportare sau pentru a îndeplini o obligație legală.

Nu vindem datele personale ale clientului, nu le folosim pentru publicitate sau în scopuri proprii și nu le folosim pentru a antrena modele AI.

Măsuri de securitate

Protejăm datele personale ale clientului prin aceste măsuri:

• Fillio este servit doar prin HTTPS, iar furnizorul nostru de găzduire criptează baza de date și fișierele stocate.
• Regulile de acces la baza de date și la stocarea fișierelor permit doar proprietarului unui formular și colegilor pe care îi invită să îi citească răspunsurile.
• Parolele formularelor, linkurile de revendicare și codurile de autentificare sunt păstrate în înregistrări pe care doar serverele noastre le pot citi. Codurile de autentificare și de verificare sunt stocate doar sub formă de hash și expiră după 10 minute.
• Conținutul dosarului cu fișierele încărcate într-un formular nu poate fi listat, așa că a cunoaște un formular nu dezvăluie niciodată fișierele trimise prin el. Un fișier individual poate fi deschis de oricine are linkul lui.
• Încărcarea fișierelor acceptă doar anumite tipuri de fișiere, până la dimensiunea permisă de planul proprietarului formularului.
• Limitele de frecvență a cererilor și verificările antispam protejează formularele și autentificarea împotriva abuzurilor.
• Instrumentele noastre de analiză nu văd conținutul formularelor și nici ce scriu respondenții.

Putem modifica aceste măsuri în timp, dar niciodată într-un mod care să reducă nivelul general de protecție a datelor personale ale clientului.

Subîmputerniciți

Ne autorizați să folosim subîmputerniciții enumerați mai jos. Fiecare dintre ei are obligații privind protecția datelor care protejează datele personale ale clientului cel puțin la nivelul cerut de acest Acord, iar noi rămânem răspunzători față de dumneavoastră pentru ei, așa cum cere legea.

Înainte de a adăuga o nouă categorie de subîmputerniciți sau de a muta datele personale ale clientului într-o nouă regiune, actualizăm lista de mai jos și îi anunțăm pe titularii de conturi prin e-mail sau în aplicație, ca să aveți timp să vă opuneți. Dacă vă opuneți din motive rezonabile legate de protecția datelor și nu putem rezolva problema, puteți înceta acordul ștergându-vă contul, iar noi vă rambursăm partea neutilizată din orice sumă plătită în avans.

Subîmputerniciții actuali

• Furnizor de găzduire în cloud și bază de date: găzduire, bază de date, stocarea fișierelor și autentificare. Toate datele personale ale clientului. Statele Unite.
• Furnizor de trimitere a e-mailurilor: e-mailuri de notificare despre răspunsuri și coduri de verificare a e-mailului, cu răspunsurile dintr-un formular trimis și adrese de e-mail. Statele Unite.
• Instrument de înregistrare a sesiunilor: date despre interacțiuni precum clicurile și derularea pe paginile formularelor, cu conținutul formularului și ce scriu respondenții ascunse. Statele Unite.
• Furnizor de analiză: date de utilizare pe paginile formularelor, precum paginile vizualizate, tipul de dispozitiv și țara aproximativă. Statele Unite.
• Serviciu de localizare: aflarea țării unui respondent după adresa IP, pentru câmpul pentru numărul de telefon. Statele Unite.
• Furnizori de modele AI: doar când folosiți generatorul de formulare cu AI, cu descrierea dvs. și întrebările și opțiunile unui formular, niciodată cu răspunsuri. Nu stochează aceste date și nu se antrenează pe ele. Statele Unite.

Paddle nu este un subîmputernicit. Se ocupă de plățile dvs. în calitate de comerciant înregistrat (merchant of record) și nu primește niciun răspuns. Serviciile pe care le conectați la un formular și conținutul de pe alte site-uri pe care îl afișați într-un formular sunt alegerea dvs. și nu sunt subîmputerniciții noștri. Ne puteți cere lista actuală a furnizorilor din fiecare categorie la support@fillio.so.

Transferuri internaționale

Datele personale ale clientului sunt stocate la furnizorul nostru de găzduire în cloud, în Statele Unite, iar subîmputerniciții noștri le prelucrează în Statele Unite.

Dacă GDPR se aplică în cazul dumneavoastră și un transfer de date personale ale clientului către noi sau către subîmputerniciții noștri necesită o garanție, între dumneavoastră și noi se aplică clauzele contractuale standard adoptate de Comisia Europeană prin Decizia de punere în aplicare (UE) 2021/914, care fac parte din acest Acord: Modulul doi atunci când sunteți operator și Modulul trei atunci când sunteți persoană împuternicită. În aceste clauze, clauza opțională 7 nu se aplică, clauza 9 opțiunea 2 se aplică împreună cu notificarea descrisă mai sus, formularea opțională din clauza 11 nu se aplică, iar clauzele 17 și 18 aleg legea și instanțele Irlandei. Secțiunile acestui Acord oferă informațiile din anexele I, II și III, iar autoritatea de supraveghere competentă este cea stabilită conform clauzei 13.

Pentru datele protejate de UK GDPR, împreună cu aceste clauze se aplică Actul adițional privind transferurile internaționale de date emis de Comisarul pentru Informații al Regatului Unit. Pentru datele protejate de legislația elvețiană, clauzele se aplică astfel încât trimiterile la GDPR se citesc drept trimiteri la Legea federală elvețiană privind protecția datelor, iar autoritatea competentă este Comisarul federal elvețian pentru protecția datelor și transparență.

Când subîmputerniciții noștri transferă date, se bazează pe clauzele contractuale standard sau pe o decizie privind caracterul adecvat, cum ar fi Cadrul UE-SUA privind protecția datelor.

Cererile persoanelor vizate

Puteți găsi, exporta și șterge singur răspunsurile în Fillio, ceea ce acoperă majoritatea cererilor persoanelor care vă completează formularele. Dacă cineva ne întreabă direct despre datele sale din formularul dvs., îi spunem să vă contacteze și nu răspundem noi cererii, cu excepția cazului în care legea o cere. Când aveți nevoie de mai mult ajutor pentru a răspunde unei cereri, scrieți-ne și vă vom ajuta în măsura în care putem în mod rezonabil.

Ajutor cu obligațiile dumneavoastră

Ținând seama de natura prelucrării și de informațiile pe care le avem, vă oferim un ajutor rezonabil în privința obligațiilor dvs. de securitate, a evaluărilor impactului asupra protecției datelor și a consultărilor cu o autoritate de supraveghere care privesc Serviciul.

Încălcări ale securității datelor personale

Dacă aflăm de o încălcare a securității datelor personale care afectează datele personale ale clientului, vă anunțăm fără întârzieri nejustificate prin e-mail, la adresa contului dvs. Descriem ce s-a întâmplat, datele și persoanele probabil afectate, consecințele probabile și măsurile pe care le luăm și adăugăm detalii pe măsură ce aflăm mai multe. Luăm măsuri rezonabile pentru a limita încălcarea și efectele ei. Faptul că vă anunțăm despre o încălcare nu înseamnă că ne recunoaștem vina.

Sunteți responsabil să anunțați autoritățile de supraveghere și persoanele afectate acolo unde legea o cere, iar noi vă ajutăm cu informațiile pe care le avem.

Ștergere

Datele personale ale clientului se șterg atunci când le ștergeți: un singur răspuns, un formular cu răspunsurile, fișierele și înregistrările lui sau întregul dvs. cont. Pe planul Business, puteți face și ca răspunsurile să se șteargă singure după un anumit timp. Răspunsurile în curs și statisticile vizitelor se șterg după 91 de zile.

Exportați ce doriți să păstrați înainte de a șterge. După ștergere, furnizorii noștri pot păstra datele în sistemele lor un timp limitat, înainte ca ele să fie șterse complet. Păstrăm datele mai mult timp doar acolo unde legea o cere.

Informații și audituri

Vă oferim informațiile de care aveți nevoie în mod rezonabil pentru a demonstra că acest Acord este respectat, prin această pagină, prin lista subîmputerniciților și prin răspunsuri scrise la întrebările dvs. Furnizorul nostru de găzduire publică certificările și rapoartele de audit ale infrastructurii pe care rulează Fillio.

Dacă aceste informații nu sunt suficiente sau o autoritate de supraveghere o cere, puteți audita respectarea de către noi a acestui Acord, cel mult o dată pe an, cu excepția cazului în care o autoritate de supraveghere cere mai mult. Anunțați-ne cu cel puțin 30 de zile înainte, folosiți un auditor obligat la confidențialitate și suportați costurile auditului. Un audit nu poate oferi acces la datele altor clienți.

Răspundere

Limitele răspunderii din termeni se aplică acestui Acord, în măsura permisă de lege. Ele nu limitează drepturile pe care legea le acordă persoanelor la care se referă datele dvs.

Durată și modificări

Acest Acord se aplică atât timp cât prelucrăm date personale ale clientului pentru dumneavoastră. Îl putem actualiza, de exemplu atunci când se schimbă subîmputerniciții noștri. Data din partea de sus arată când a fost modificat ultima dată. Dacă o modificare este semnificativă, îi anunțăm pe titularii de conturi prin e-mail sau în aplicație înainte să intre în vigoare.

Contact

Întrebări despre acest Acord sau despre datele personale ale clientului: support@fillio.so.