Thỏa thuận xử lý dữ liệu

Vai trò

Các từ như "dữ liệu cá nhân", "xử lý", "bên kiểm soát dữ liệu", "bên xử lý dữ liệu", "chủ thể dữ liệu" và "vi phạm dữ liệu cá nhân" có nghĩa theo GDPR. "Dữ liệu cá nhân của khách hàng" là dữ liệu cá nhân trong các biểu mẫu, phản hồi, tệp đã tải lên và câu trả lời đang điền dở của bạn mà chúng tôi xử lý cho bạn.

Đối với dữ liệu cá nhân của khách hàng, bạn là bên kiểm soát dữ liệu và chúng tôi là bên xử lý dữ liệu của bạn. Nếu bạn hành động cho khách hàng của chính bạn, bạn là bên xử lý dữ liệu của họ và chúng tôi là bên xử lý dữ liệu phụ của bạn. Đối với tài khoản, thanh toán của bạn và việc sử dụng fillio.so, chúng tôi là bên kiểm soát dữ liệu, như Chính sách bảo mật của chúng tôi giải thích.

Chi tiết về việc xử lý

• Đối tượng: lưu trữ biểu mẫu của bạn trên máy chủ, thu thập và lưu giữ phản hồi và tệp của biểu mẫu, và hiển thị, gửi và xuất chúng cho bạn.
• Thời hạn: trong suốt thời gian bạn sử dụng Dịch vụ, cho đến khi dữ liệu bị xóa như mô tả dưới đây.
• Tính chất và mục đích: lưu giữ, sắp xếp, hiển thị, gửi, xuất và xóa dữ liệu cá nhân của khách hàng, chỉ để cung cấp Dịch vụ cho bạn.
• Chủ thể dữ liệu: những người mở hoặc điền biểu mẫu của bạn, những người được nêu tên trong câu trả lời của họ, và các thành viên nhóm bạn mời.
• Loại dữ liệu cá nhân: bất cứ thông tin nào biểu mẫu của bạn yêu cầu, như tên, địa chỉ email, số điện thoại, câu trả lời và tệp tải lên; thời điểm gửi phản hồi, trang mà phản hồi đến từ đó và thẻ chiến dịch; địa chỉ email đã xác nhận nếu biểu mẫu của bạn yêu cầu; và các trang đã đến trong biểu mẫu, cùng với các câu trả lời chưa gửi trong thời gian gói của bạn có phản hồi chưa hoàn tất.
• Dữ liệu nhạy cảm: chỉ khi biểu mẫu của bạn yêu cầu. Bạn quyết định có thu thập hay không và bạn chịu trách nhiệm có cơ sở pháp lý cho dữ liệu đó.

Chỉ dẫn của bạn

Chúng tôi chỉ xử lý dữ liệu cá nhân của khách hàng theo chỉ dẫn được ghi nhận của bạn. Các điều khoản này, Thỏa thuận này và các thao tác bạn thực hiện trong Dịch vụ, như xuất bản biểu mẫu, đặt thời hạn lưu giữ, kết nối webhook, xuất hoặc xóa phản hồi, là chỉ dẫn của bạn. Chúng tôi sẽ báo cho bạn nếu chúng tôi cho rằng một chỉ dẫn vi phạm luật bảo vệ dữ liệu.

Nếu pháp luật yêu cầu chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân của khách hàng theo cách khác, chúng tôi sẽ báo cho bạn trước khi thực hiện, trừ khi pháp luật cấm việc đó.

Trách nhiệm của bạn

Bạn chịu trách nhiệm có cơ sở pháp lý cho dữ liệu bạn thu thập, cho những người điền biểu mẫu biết bạn sử dụng câu trả lời của họ như thế nào, và bảo đảm rằng chỉ dẫn của bạn tuân thủ pháp luật. Bạn cũng chịu trách nhiệm về các dịch vụ bạn kết nối với biểu mẫu, như webhook hoặc pixel theo dõi, và về dữ liệu bạn gửi đến các dịch vụ đó.

Bảo mật thông tin

Mọi người mà chúng tôi cho phép xử lý dữ liệu cá nhân của khách hàng đều có nghĩa vụ giữ bí mật dữ liệu đó. Chúng tôi chỉ truy cập dữ liệu khi cần để cung cấp Dịch vụ, trả lời yêu cầu hỗ trợ của bạn, xem xét một báo cáo hoặc thực hiện một nghĩa vụ pháp lý.

Chúng tôi không bán dữ liệu cá nhân của khách hàng, không sử dụng dữ liệu đó cho quảng cáo hoặc cho mục đích riêng của chúng tôi, và không dùng dữ liệu đó để huấn luyện mô hình AI.

Biện pháp bảo mật

Chúng tôi bảo vệ dữ liệu cá nhân của khách hàng bằng các biện pháp sau:

• Fillio chỉ được phục vụ qua HTTPS, và nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ của chúng tôi mã hóa cơ sở dữ liệu và các tệp được lưu trữ.
• Quy tắc truy cập trên cơ sở dữ liệu và kho lưu trữ tệp chỉ cho phép chủ sở hữu biểu mẫu và các thành viên nhóm mà họ mời đọc phản hồi của biểu mẫu.
• Mật khẩu biểu mẫu, liên kết nhận quyền sở hữu biểu mẫu và mã đăng nhập được giữ trong các bản ghi mà chỉ máy chủ của chúng tôi đọc được. Mã đăng nhập và mã xác minh chỉ được lưu dưới dạng băm và hết hạn sau 10 phút.
• Thư mục chứa các tệp tải lên của một biểu mẫu không thể được liệt kê, vì vậy việc biết một biểu mẫu không bao giờ làm lộ các tệp được gửi đến biểu mẫu đó. Một tệp riêng lẻ có thể được mở bởi bất kỳ ai có liên kết của tệp đó.
• Việc tải tệp lên chỉ chấp nhận một số loại tệp nhất định, với kích thước tối đa mà gói của chủ sở hữu biểu mẫu cho phép.
• Giới hạn tần suất và kiểm tra thư rác bảo vệ biểu mẫu và việc đăng nhập khỏi lạm dụng.
• Các công cụ phân tích của chúng tôi không thấy nội dung của biểu mẫu hoặc những gì người trả lời nhập.

Chúng tôi có thể thay đổi các biện pháp này theo thời gian, nhưng không bao giờ theo cách làm giảm mức độ bảo vệ tổng thể đối với dữ liệu cá nhân của khách hàng.

Bên xử lý dữ liệu phụ

Bạn cho phép chúng tôi sử dụng các bên xử lý dữ liệu phụ được liệt kê dưới đây. Mỗi bên chịu ràng buộc bởi các điều khoản bảo vệ dữ liệu bảo vệ dữ liệu cá nhân của khách hàng ít nhất ở mức Thỏa thuận này yêu cầu, và chúng tôi vẫn chịu trách nhiệm với bạn về họ theo yêu cầu của pháp luật.

Trước khi chúng tôi thêm một loại bên xử lý dữ liệu phụ mới hoặc chuyển dữ liệu cá nhân của khách hàng sang một khu vực mới, chúng tôi cập nhật danh sách dưới đây và thông báo cho chủ tài khoản qua email hoặc trong ứng dụng, để bạn có thời gian phản đối. Nếu bạn phản đối vì lý do bảo vệ dữ liệu hợp lý và chúng tôi không thể giải quyết mối lo ngại của bạn, bạn có thể chấm dứt thỏa thuận bằng cách xóa tài khoản, và chúng tôi hoàn lại phần chưa sử dụng của bất kỳ khoản phí nào bạn đã trả trước.

Các bên xử lý dữ liệu phụ hiện tại

• Nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây và cơ sở dữ liệu: lưu trữ trang, cơ sở dữ liệu, lưu trữ tệp và đăng nhập. Toàn bộ dữ liệu cá nhân của khách hàng. Hoa Kỳ.
• Nhà cung cấp dịch vụ gửi email: email thông báo phản hồi và mã xác minh email, cùng các câu trả lời của một phản hồi và địa chỉ email. Hoa Kỳ.
• Công cụ ghi lại phiên: dữ liệu tương tác như nhấp chuột và cuộn trang trên các trang biểu mẫu, với nội dung biểu mẫu và những gì người trả lời nhập được ẩn. Hoa Kỳ.
• Nhà cung cấp dịch vụ phân tích: dữ liệu sử dụng trên các trang biểu mẫu, như các trang đã xem, loại thiết bị và quốc gia ước tính. Hoa Kỳ.
• Dịch vụ tra cứu vị trí: xác định quốc gia của người trả lời từ địa chỉ IP của họ, cho trường số điện thoại. Hoa Kỳ.
• Các nhà cung cấp mô hình AI: chỉ khi bạn dùng trình tạo biểu mẫu bằng AI, với mô tả của bạn cùng các câu hỏi và lựa chọn của biểu mẫu, không bao giờ với phản hồi. Họ không lưu trữ và không huấn luyện trên dữ liệu này. Hoa Kỳ.

Paddle không phải là bên xử lý dữ liệu phụ. Paddle xử lý các khoản thanh toán của bạn với tư cách là đơn vị bán hàng chính thức (merchant of record) và không nhận bất kỳ phản hồi nào. Các dịch vụ mà bạn kết nối với biểu mẫu, và nội dung từ các trang web khác mà bạn hiển thị bên trong biểu mẫu, là lựa chọn của riêng bạn và không phải là bên xử lý dữ liệu phụ của chúng tôi. Bạn có thể yêu cầu chúng tôi cung cấp danh sách nhà cung cấp hiện tại trong từng loại qua support@fillio.so.

Chuyển dữ liệu ra nước ngoài

Dữ liệu cá nhân của khách hàng được lưu trữ tại nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây của chúng tôi ở Hoa Kỳ, và các bên xử lý dữ liệu phụ của chúng tôi xử lý dữ liệu đó tại Hoa Kỳ.

Khi GDPR áp dụng cho bạn và việc chuyển dữ liệu cá nhân của khách hàng đến chúng tôi hoặc đến các bên xử lý dữ liệu phụ của chúng tôi cần một biện pháp bảo vệ, các điều khoản hợp đồng tiêu chuẩn do Ủy ban Châu Âu thông qua trong Quyết định (EU) 2021/914 được áp dụng giữa bạn và chúng tôi và là một phần của Thỏa thuận này: Mô-đun Hai khi bạn là bên kiểm soát dữ liệu, và Mô-đun Ba khi bạn là bên xử lý dữ liệu. Trong các điều khoản đó, điều khoản tùy chọn 7 không áp dụng, phương án 2 của điều khoản 9 được áp dụng với thông báo được mô tả ở trên, phần câu chữ tùy chọn trong điều khoản 11 không áp dụng, và các điều khoản 17 và 18 chọn pháp luật và tòa án của Ireland. Các mục của Thỏa thuận này cung cấp thông tin của các Phụ lục I, II và III, và cơ quan giám sát có thẩm quyền là cơ quan được xác định theo điều khoản 13.

Đối với dữ liệu được bảo vệ bởi UK GDPR, Phụ lục bổ sung về chuyển dữ liệu quốc tế do Ủy viên Thông tin Vương quốc Anh ban hành được áp dụng cùng với các điều khoản đó. Đối với dữ liệu được bảo vệ bởi pháp luật Thụy Sĩ, các điều khoản đó được áp dụng với các tham chiếu đến GDPR được hiểu là tham chiếu đến Luật Liên bang Thụy Sĩ về Bảo vệ Dữ liệu, và Ủy viên Liên bang về Bảo vệ Dữ liệu và Thông tin của Thụy Sĩ là cơ quan có thẩm quyền.

Khi các bên xử lý dữ liệu phụ của chúng tôi chuyển dữ liệu, họ dựa trên các điều khoản hợp đồng tiêu chuẩn hoặc trên một quyết định về mức độ bảo vệ tương xứng như EU-US Data Privacy Framework.

Yêu cầu từ chủ thể dữ liệu

Bạn có thể tự tìm, xuất và xóa phản hồi trong Fillio, điều này đáp ứng hầu hết các yêu cầu từ những người điền biểu mẫu của bạn. Nếu ai đó hỏi trực tiếp chúng tôi về dữ liệu của họ trong biểu mẫu của bạn, chúng tôi sẽ đề nghị họ liên hệ với bạn, và chúng tôi không tự trả lời yêu cầu đó trừ khi pháp luật yêu cầu. Khi bạn cần thêm trợ giúp để trả lời một yêu cầu, hãy viết thư cho chúng tôi và chúng tôi sẽ hỗ trợ trong phạm vi hợp lý.

Hỗ trợ thực hiện nghĩa vụ của bạn

Có tính đến tính chất của việc xử lý và thông tin mà chúng tôi có, chúng tôi hỗ trợ hợp lý cho bạn về các nghĩa vụ bảo mật, đánh giá tác động bảo vệ dữ liệu và việc tham vấn cơ quan giám sát liên quan đến Dịch vụ.

Vi phạm dữ liệu cá nhân

Nếu chúng tôi biết về một vi phạm dữ liệu cá nhân ảnh hưởng đến dữ liệu cá nhân của khách hàng, chúng tôi sẽ thông báo cho bạn không chậm trễ quá mức qua email đến địa chỉ của tài khoản bạn. Chúng tôi mô tả điều đã xảy ra, dữ liệu và những người có khả năng bị ảnh hưởng, các hậu quả có thể xảy ra và các bước chúng tôi đang thực hiện, và chúng tôi bổ sung chi tiết khi biết thêm. Chúng tôi thực hiện các bước hợp lý để ngăn chặn vi phạm và hạn chế tác động của nó. Việc thông báo cho bạn về một vi phạm không có nghĩa là chúng tôi thừa nhận lỗi.

Bạn chịu trách nhiệm thông báo cho cơ quan giám sát và những người bị ảnh hưởng khi pháp luật yêu cầu, và chúng tôi hỗ trợ bạn bằng thông tin mà chúng tôi có.

Xóa dữ liệu

Dữ liệu cá nhân của khách hàng bị xóa khi bạn xóa nó: một phản hồi đơn lẻ, một biểu mẫu cùng với phản hồi, tệp và bản ghi của nó, hoặc toàn bộ tài khoản của bạn. Với gói Business, bạn cũng có thể đặt để phản hồi tự xóa sau một khoảng thời gian nhất định. Câu trả lời đang điền dở và thống kê lượt truy cập bị xóa sau 91 ngày.

Hãy xuất những gì bạn muốn giữ trước khi xóa. Sau khi xóa, các nhà cung cấp của chúng tôi có thể giữ dữ liệu trong hệ thống của họ trong một thời gian có hạn trước khi dữ liệu được xóa hoàn toàn. Chúng tôi chỉ giữ dữ liệu lâu hơn khi pháp luật yêu cầu.

Thông tin và kiểm toán

Chúng tôi cung cấp cho bạn thông tin mà bạn cần một cách hợp lý để chứng minh Thỏa thuận này đang được tuân thủ, thông qua trang này, danh sách các bên xử lý dữ liệu phụ và các câu trả lời bằng văn bản cho câu hỏi của bạn. Nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ của chúng tôi công bố các chứng nhận và báo cáo kiểm toán của hạ tầng mà Fillio chạy trên đó.

Nếu thông tin đó không đủ, hoặc một cơ quan giám sát yêu cầu, bạn có thể kiểm toán việc chúng tôi tuân thủ Thỏa thuận này, tối đa một lần mỗi năm trừ khi cơ quan giám sát yêu cầu nhiều hơn. Hãy báo trước cho chúng tôi ít nhất 30 ngày, sử dụng một kiểm toán viên có nghĩa vụ bảo mật, và chịu chi phí của cuộc kiểm toán. Cuộc kiểm toán không được cho phép truy cập dữ liệu của khách hàng khác.

Trách nhiệm pháp lý

Các giới hạn trách nhiệm trong các điều khoản áp dụng cho Thỏa thuận này, trong phạm vi pháp luật cho phép. Các giới hạn đó không hạn chế các quyền mà pháp luật trao cho những người mà dữ liệu của bạn liên quan đến.

Thời hạn và thay đổi

Thỏa thuận này áp dụng trong suốt thời gian chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân của khách hàng cho bạn. Chúng tôi có thể cập nhật Thỏa thuận, ví dụ khi các bên xử lý dữ liệu phụ của chúng tôi thay đổi. Ngày ở đầu trang cho biết lần thay đổi gần nhất. Nếu một thay đổi là đáng kể, chúng tôi sẽ báo cho chủ tài khoản qua email hoặc trong ứng dụng trước khi thay đổi có hiệu lực.

Liên hệ

Câu hỏi về Thỏa thuận này hoặc về dữ liệu cá nhân của khách hàng: support@fillio.so.