Integritetspolicy

Vem denna policy gäller

• Kontoinnehavare: personer som skapar formulär på Fillio.
• Respondenter: personer som öppnar eller fyller i ett formulär som skapats med Fillio.
• Besökare: personer som besöker fillio.so.

Om du har fyllt i ett formulär är det den person eller organisation som skapade det som bestämmer vad det frågar om och vad som händer med dina svar. Kontakta dem först om dina svar. Vi ändrar eller raderar inte ett svar utan formulärets ägare, om inte lagen kräver det eller innehållet bryter mot våra villkor.

Respondenter som vill att deras uppgifter ändras eller tas bort kan kontakta formulärets ägare eller skriva till oss på support@fillio.so.

Vad vi samlar in

• Kontouppgifter: din e-postadress, och ditt namn och din bild om du lägger till dem eller loggar in med Google. Du loggar in med Google eller med en engångskod som skickas till din e-post.
• Formulär som du skapar: deras frågor, inställningar och design, de bilder som du laddar upp och den beskrivning som du ger AI-formulärbyggaren.
• Svar: de svar och filer som människor skickar via formulär, när de skickades, sidan de kom från och eventuella kampanjtaggar i länken. Om ett formulär ber respondenter att bekräfta sin e-post, den bekräftade adressen. För att ta emot en filuppladdning ger vår hostingleverantör respondentens webbläsare en anonym inloggning som inte identifierar respondenten.
• Påbörjade svar: medan någon fyller i ett formulär sparar vi vilka sidor personen nådde, så att formulärets ägare kan se var människor slutar. Det som personen har skrivit sparas bara så länge formulärets ägare har en plan med ofullständiga svar. Dessa uppgifter raderas efter 91 dagar. Respondentens egen webbläsare sparar också osända svar i 24 timmar, så att de inte går förlorade.
• Användnings- och enhetsuppgifter: visade sidor, klick, rullning, enhetstyp, webbläsare och ungefärligt land, som samlas in av våra analysverktyg. På formulärsidor döljs formulärets innehåll och det som respondenter skriver för vårt verktyg för sessionsinspelning. Vi tar reda på en besökares land utifrån IP-adressen. Vi lagrar inte IP-adresser tillsammans med formulär eller svar. För att begränsa missbruk sparar vi bara en omvandlad (hashad) form av en IP-adress, under en kort tid.
• Felrapporter: när något går fel på fillio.so eller i ett formulär, tekniska detaljer om felet, webbläsar- och enhetstyp, sidans adress och, om du är inloggad, ditt konto-ID. Felrapporter innehåller inte ditt namn, din e-postadress, din IP-adress, formulärsvar eller uppladdade filer.
• Faktureringsuppgifter: om du köper en plan meddelar Paddle oss din plan, din prenumerationsstatus och en kundreferens. Paddle lagrar dina betalningsuppgifter, och vi ser aldrig ditt fullständiga kortnummer.
• Ditt språk och land, så att vi kan visa rätt språk och priser.
• Meddelanden som du skickar till oss via supportsidan, anmälningssidan eller via e-post, inklusive anmälningar av formulär.

Hur vi använder dem

• För att tillhandahålla Tjänsten: skapa ditt konto, logga in dig, lagra dina formulär, samla in och visa svar och skicka de e-postmeddelanden som Tjänsten behöver, till exempel inloggningskoder, aviseringar om svar och inbjudningar. Rättslig grund: vårt avtal med dig.
• För att behandla svar åt formulärägare, bara enligt deras instruktioner. Rättslig grund: ägarens egen rättsliga grund, med oss som personuppgiftsbiträde.
• För att hålla Fillio säkert: förhindra skräppost, bedrägerier och missbruk, granska anmälningar och upprätthålla våra villkor. Rättslig grund: vårt berättigade intresse av en säker tjänst och våra rättsliga förpliktelser.
• För att förstå och förbättra Fillio: se vilka sidor och funktioner som används och hitta problem. Våra analysverktyg körs för alla besökare, i alla länder. Rättslig grund: vårt berättigade intresse av en fungerande och användbar produkt.
• För att hitta och rätta fel, med hjälp av felrapporterna ovan. Rättslig grund: vårt berättigade intresse av en fungerande och pålitlig tjänst.
• För att fakturera dig, via Paddle. Rättslig grund: vårt avtal med dig och rättsliga förpliktelser, till exempel att spara skatteuppgifter.
• För att svara på dina meddelanden. Rättslig grund: vårt berättigade intresse eller vårt avtal med dig.

Vi säljer inte personuppgifter, vi använder dem inte för reklam och vi använder inte formulär eller svar för att träna AI-modeller. Vi fattar inga beslut om någon som enbart grundas på automatiserad behandling och som har rättsliga följder eller på liknande sätt i betydande grad påverkar personen.

Vem som tar emot dem

Vi delar bara personuppgifter med de leverantörer som hjälper oss att driva Fillio, var och en för sin egen uppgift:

• En leverantör av molnhosting och databas: hosting, databas, fillagring och inloggning. Vår supportinkorg körs också där.
• En leverantör av e-postutskick: utskick av våra e-postmeddelanden, bland annat inloggningskoder och aviseringar om svar, som innehåller svaren i ett inskickat svar.
• Paddle: kassa, betalningar, fakturor och skatter, som formell säljare (merchant of record).
• Leverantörer av AI-modeller: bara när du använder AI-formulärbyggaren. Vi skickar det du skriver och, när du redigerar ett formulär, dess frågor och alternativ. Vi skickar aldrig svar. Vi använder bara leverantörer som inte lagrar eller tränar på dessa uppgifter.
• En analysleverantör: att förstå hur fillio.so och formulär används. Den tar inte emot ditt namn, din e-postadress eller det du skriver.
• Ett verktyg för sessionsinspelning: spelar in interaktioner som klick, scrollning och muspekarens rörelser, så att vi ser var sidor är svåra att använda. På formulärsidor ser det inte formulärets innehåll eller det som respondenter skriver.
• En leverantör av felövervakning: att hitta och åtgärda problem. Felrapporter innehåller inte ditt namn, din e-postadress eller det du skriver.
• En tjänst för platsuppslag: att ta reda på en besökares land utifrån IP-adressen.
• En tjänst för stockfoton: när du söker efter foton i redigeraren skickas dina sökord dit.
• Tjänster som levererar typsnitt och bilder: vissa typsnitt i formulär och landsflaggorna i telefonnummerfält laddas därifrån, så de tar emot din IP-adress.
• Webbplatser vars innehåll ett formulärs ägare visar i formuläret, till exempel videor eller dokument: innehållet laddas från dessa webbplatser, som tar emot din IP-adress och kan sätta egna cookies.

Några av dessa leverantörer finns i USA. Vårt personuppgiftsbiträdesavtal anger vilka typer av leverantörer som behandlar svar åt formulärägare. Du kan be oss om den aktuella listan över leverantörer på support@fillio.so.

Ett formulärs ägare kan ansluta en webhook, sitt eget Google Analytics eller en spårningspixel som Meta Pixel till sitt formulär. Då skickas svar eller användningsuppgifter också till dessa tjänster, under ägarens kontroll och enligt ägarens integritetspolicy.

Vi kan också lämna ut uppgifter när lagen kräver det, för att skydda människors säkerhet eller våra rättigheter, eller till en köpare om vår verksamhet säljs eller slås samman med en annan.

Var uppgifter lagras och internationella överföringar

Fillios servrar, databas och filer körs hos vår leverantör av molnhosting i USA. Våra andra leverantörer kan också behandla uppgifter i USA och i andra länder än det där du bor, inklusive utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, Storbritannien och Turkiet. När lagen kräver det grundas dessa överföringar på skyddsåtgärder som Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler, eller på ett beslut om adekvat skyddsnivå, som EU-US Data Privacy Framework för leverantörer som är certifierade enligt det.

Hur länge vi sparar dem

• Kontouppgifter: tills du raderar ditt konto.
• Formulär, svar och filer: tills ägaren raderar dem, formuläret eller sitt konto. På Business-planen kan en ägare också låta svar radera sig själva efter en bestämd tid.
• Påbörjade svar och besöksstatistik: 91 dagar.
• Ett formulärs versionshistorik: 90 dagar.
• Inloggnings- och verifieringskoder: 10 minuter.
• Felrapporter: 30 dagar.
• Faktureringsuppgifter: så länge skatte- och bokföringslagar kräver.
• Supportmeddelanden och anmälningar: så länge som behövs för att hantera dem och dokumentera dem.

När vi har raderat uppgifter kan våra leverantörer behålla dem i sina system under en begränsad tid innan de raderas helt.

Säkerhet

Fillio levereras bara via HTTPS, och vår driftleverantör krypterar lagrade uppgifter. Inloggnings- och verifieringskoder lagras bara som hashvärden och upphör att gälla efter 10 minuter. I Fillio kan ett formulärs svar bara ses av dess ägare och de teammedlemmar som ägaren bjuder in. Ett publicerat formulär kan öppnas av alla som har dess länk, och en uppladdad fil av alla som har filens länk.

Inget system är helt säkert, och vi kan inte garantera att ingen någonsin kommer åt uppgifter utan behörighet. Om en personuppgiftsincident påverkar dina personuppgifter meddelar vi dig och myndigheterna enligt vad lagen kräver.

Dina rättigheter

Beroende på var du bor, till exempel enligt dataskyddsförordningen (GDPR) i Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, den brittiska UK GDPR, Turkiets lag nr 6698 om skydd av personuppgifter (KVKK) eller delstatliga integritetslagar i USA, kan du be oss att:

• Berätta vilka personuppgifter vi har om dig och ge dig en kopia.
• Rätta dem.
• Radera dem. Du kan själv radera ditt konto under Inställningar.
• Begränsa hur vi använder dem, eller invända mot en användning som grundas på vårt berättigade intresse.
• Ge dem till dig i ett överförbart format. Du kan själv exportera ett formulärs svar som en CSV-fil.

Om du begär det via e-post skickar vi dig en kopia av dina personuppgifter utan kostnad, oavsett plan.

Skriv till support@fillio.so från e-postadressen för ditt konto. Vi svarar inom den tid som lagen anger, vanligtvis en månad. Du kan också lämna in klagomål till dataskyddsmyndigheten där du bor. Om din begäran gäller ett svar som du skickade via ett formulär ska du först kontakta formulärets ägare, så hjälper vi ägaren att hantera den.

Cookies

Vi använder några få cookies för att hålla dig inloggad och komma ihåg ditt språk och land, och våra verktyg för analys och sessionsinspelning sätter sina egna. Vår cookiepolicy förklarar varje typ.

E-post

Vi skickar de e-postmeddelanden som du behöver för att använda Fillio: inloggningskoder, aviseringar om nya svar (du kan stänga av dem för varje formulär), inbjudningar till arbetsytor och meddelanden om ditt konto eller din fakturering. Vi skickar inga marknadsföringsmejl.

Barn

Fillios konton är till för personer som är 16 år eller äldre, och vi skapar inte medvetet konton för barn. En formulärägare som samlar in svar från barn ansvarar för att inhämta det samtycke som lagen kräver. Om du tror att ett barn har gett oss personuppgifter kan du kontakta oss, så raderar vi dem.

Ändringar av denna policy

När vi ändrar denna policy uppdaterar vi datumet högst upp. Om en ändring är väsentlig meddelar vi kontoinnehavare via e-post eller i appen.

Kontakt

WaspThemes, Turkiet. E-post: support@fillio.so.