Personuppgiftsbiträdesavtal

Roller

Begrepp som "personuppgifter", "behandling", "personuppgiftsansvarig", "personuppgiftsbiträde", "registrerad" och "personuppgiftsincident" har den betydelse som dataskyddsförordningen (GDPR) ger dem. "Kundens personuppgifter" avser de personuppgifter i dina formulär, svar, uppladdade filer och påbörjade svar som vi behandlar åt dig.

För kundens personuppgifter är du personuppgiftsansvarig och vi är ditt personuppgiftsbiträde. Om du agerar för din egen kund är du kundens personuppgiftsbiträde och vi är ditt underbiträde. För ditt konto, faktureringen och användningen av fillio.so är vi personuppgiftsansvariga, enligt vad vår integritetspolicy förklarar.

Uppgifter om behandlingen

• Föremål: att tillhandahålla dina formulär via våra servrar, samla in och lagra deras svar och filer samt visa, skicka och exportera dem åt dig.
• Varaktighet: så länge du använder Tjänsten, tills uppgifterna raderas enligt beskrivningen nedan.
• Art och ändamål: lagring, organisering, visning, sändning, export och radering av kundens personuppgifter, enbart för att tillhandahålla Tjänsten till dig.
• Registrerade: de personer som öppnar eller fyller i dina formulär, de personer som nämns i deras svar och de teammedlemmar som du bjuder in.
• Typer av personuppgifter: allt som dina formulär frågar efter, som namn, e-postadresser, telefonnummer, svar och uppladdade filer; när ett svar skickades, sidan det kom från och kampanjtaggar; en bekräftad e-postadress om ditt formulär ber om en; och de sidor som nåtts i ett formulär samt, så länge din plan omfattar ofullständiga svar, osända svar.
• Känsliga uppgifter: bara om ditt formulär frågar efter dem. Du bestämmer om de ska samlas in, och du ansvarar för att det finns en laglig grund för det.

Dina instruktioner

Vi behandlar kundens personuppgifter bara enligt dina dokumenterade instruktioner. Dessa villkor, detta biträdesavtal och de åtgärder som du vidtar i Tjänsten, som att publicera ett formulär, ange en lagringstid, ansluta en webhook, exportera eller radera svar, är dina instruktioner. Vi meddelar dig om vi anser att en instruktion strider mot dataskyddslagstiftningen.

Om lagen kräver att vi behandlar kundens personuppgifter på ett annat sätt meddelar vi dig innan vi gör det, om inte lagen förbjuder det.

Ditt ansvar

Du ansvarar för att ha en rättslig grund för de uppgifter som du samlar in, för att berätta för dem som fyller i dina formulär hur du använder deras svar och för att se till att dina instruktioner följer lagen. Du ansvarar också för de tjänster som du ansluter till dina formulär, som webhooks eller spårningspixlar, och för de uppgifter som du skickar till dem.

Sekretess

Alla som vi tillåter att behandla kundens personuppgifter är skyldiga att hålla dem konfidentiella. Vi får åtkomst till dem bara när det behövs för att tillhandahålla Tjänsten, svara på dina supportärenden, granska en anmälan eller uppfylla en rättslig förpliktelse.

Vi säljer inte kundens personuppgifter, vi använder dem inte för reklam eller för egna ändamål och vi använder dem inte för att träna AI-modeller.

Säkerhetsåtgärder

Vi skyddar kundens personuppgifter med dessa åtgärder:

• Fillio levereras bara via HTTPS, och vår hostingleverantör krypterar databasen och lagrade filer.
• Åtkomstregler för databasen och fillagringen gör att bara ett formulärs ägare och de teammedlemmar som ägaren bjuder in kan läsa formulärets svar.
• Formulärlösenord, länkar för att ta över formulär och inloggningskoder sparas i poster som bara våra servrar kan läsa. Inloggnings- och verifieringskoder lagras bara som hashvärden och upphör att gälla efter 10 minuter.
• Mappen med ett formulärs uppladdade filer kan inte listas, så kännedom om ett formulär avslöjar aldrig de filer som skickats till det. En enskild fil kan öppnas av alla som har dess länk.
• Filuppladdningar tar bara emot vissa filtyper, upp till den storlek som formulärägarens plan tillåter.
• Hastighetsbegränsningar och skräppostkontroller skyddar formulär och inloggning mot missbruk.
• Våra analysverktyg ser inte formulärens innehåll eller det som respondenter skriver.

Vi kan ändra dessa åtgärder över tid, men aldrig på ett sätt som sänker det sammantagna skyddet av kundens personuppgifter.

Underbiträden

Du ger oss tillstånd att anlita de underbiträden som listas nedan. Vart och ett är bundet av dataskyddsvillkor som skyddar kundens personuppgifter minst lika väl som detta biträdesavtal kräver, och vi förblir ansvariga gentemot dig för dem enligt vad lagen kräver.

Innan vi lägger till en ny kategori av underbiträden eller flyttar kundens personuppgifter till en ny region uppdaterar vi listan nedan och meddelar kontoinnehavare via e-post eller i appen, så att du har tid att invända. Om du invänder av rimliga dataskyddsskäl och vi inte kan lösa ditt problem kan du avsluta avtalet genom att radera ditt konto, och vi återbetalar den outnyttjade delen av en avgift som du har betalat i förskott.

Nuvarande underbiträden

• Leverantör av molnhosting och databas: hosting, databas, fillagring och inloggning. Alla kundens personuppgifter. USA.
• Leverantör av e-postutskick: aviseringar om svar och verifieringskoder för e-post, med svaren i ett inskickat svar och e-postadresser. USA.
• Verktyg för sessionsinspelning: interaktionsdata som klick och scrollning på formulärsidor, där formulärets innehåll och det som respondenter skriver är dolt. USA.
• Analysleverantör: användningsdata på formulärsidor, till exempel visade sidor, enhetstyp och ungefärligt land. USA.
• Tjänst för platsuppslag: att ta reda på en respondents land utifrån IP-adressen, för telefonnummerfältet. USA.
• Leverantörer av AI-modeller: bara när du använder AI-formulärbyggaren, med din beskrivning och ett formulärs frågor och alternativ, aldrig svar. De lagrar inte och tränar inte på dessa uppgifter. USA.

Paddle är inte ett underbiträde. Paddle hanterar dina betalningar som formell säljare (merchant of record) och tar inte emot några svar. Tjänster som du ansluter till ett formulär, och innehåll från andra webbplatser som du visar i ett formulär, är ditt eget val och inte våra underbiträden. Du kan be oss om den aktuella listan över leverantörer i varje kategori på support@fillio.so.

Internationella överföringar

Kundens personuppgifter lagras hos vår leverantör av molnhosting i USA, och våra underbiträden behandlar dem i USA.

När dataskyddsförordningen (GDPR) gäller för dig och en överföring av kundens personuppgifter till oss eller till våra underbiträden kräver en skyddsåtgärd, gäller de standardavtalsklausuler som Europeiska kommissionen har antagit genom kommissionens genomförandebeslut (EU) 2021/914 mellan dig och oss och utgör en del av detta biträdesavtal: modul två när du är personuppgiftsansvarig och modul tre när du är personuppgiftsbiträde. I dessa klausuler gäller inte den valfria klausul 7, klausul 9 alternativ 2 gäller med det meddelande som beskrivs ovan, den valfria lydelsen i klausul 11 gäller inte och i klausulerna 17 och 18 väljs Irlands lag och domstolar. Avsnitten i detta biträdesavtal ger den information som ska finnas i bilagorna I, II och III, och behörig tillsynsmyndighet är den som anges enligt klausul 13.

För uppgifter som skyddas av den brittiska UK GDPR gäller tillägget om internationella dataöverföringar som har utfärdats av den brittiska informationskommissionären tillsammans med dessa klausuler. För uppgifter som skyddas av schweizisk lag gäller klausulerna med hänvisningar till dataskyddsförordningen lästa som hänvisningar till den schweiziska federala lagen om dataskydd, och den schweiziska federala kommissionären för dataskydd och informationsfrihet är behörig myndighet.

När våra underbiträden överför uppgifter grundas överföringen på standardavtalsklausulerna eller på ett beslut om adekvat skyddsnivå, som EU-US Data Privacy Framework.

Begäranden från registrerade

Du kan själv hitta, exportera och radera svar i Fillio, vilket täcker de flesta begäranden från dem som fyller i dina formulär. Om någon frågar oss direkt om sina uppgifter i ditt formulär ber vi personen att kontakta dig, och vi besvarar inte begäran själva om inte lagen kräver det. När du behöver mer hjälp för att besvara en begäran kan du skriva till oss, så hjälper vi till så långt vi rimligen kan.

Hjälp med dina skyldigheter

Med hänsyn till behandlingens art och den information vi har ger vi dig rimlig hjälp med dina säkerhetsskyldigheter, konsekvensbedömningar avseende dataskydd och förhandssamråd med en tillsynsmyndighet som gäller Tjänsten.

Personuppgiftsincidenter

Om vi får kännedom om en personuppgiftsincident som påverkar kundens personuppgifter meddelar vi dig utan onödigt dröjsmål via e-post till ditt kontos adress. Vi beskriver vad som har hänt, vilka uppgifter och personer som sannolikt berörs, de sannolika konsekvenserna och de åtgärder vi vidtar, och vi lägger till uppgifter när vi får veta mer. Vi vidtar rimliga åtgärder för att begränsa incidenten och dess följder. Att vi meddelar dig om en incident innebär inte att vi medger fel.

Du ansvarar för att underrätta tillsynsmyndigheter och de berörda personerna när lagen kräver det, och vi hjälper dig med den information vi har.

Radering

Kundens personuppgifter raderas när du raderar dem: ett enskilt svar, ett formulär med dess svar, filer och poster eller hela ditt konto. På Business-planen kan du också låta svar radera sig själva efter en bestämd tid. Påbörjade svar och besöksstatistik raderas efter 91 dagar.

Exportera det du vill behålla innan du raderar det. Efter radering kan våra leverantörer behålla uppgifterna i sina system under en begränsad tid innan de raderas helt. Vi sparar uppgifter längre bara när lagen kräver det.

Information och granskningar

Vi ger dig den information som du rimligen behöver för att visa att detta biträdesavtal följs, genom den här sidan, listan över underbiträden och skriftliga svar på dina frågor. Vår hostingleverantör publicerar certifieringar och granskningsrapporter för den infrastruktur som Fillio körs på.

Om den informationen inte räcker, eller om en tillsynsmyndighet kräver det, kan du granska att vi följer detta biträdesavtal, högst en gång per år om inte en tillsynsmyndighet kräver mer. Meddela oss minst 30 dagar i förväg, anlita en granskare som är bunden av sekretess och betala kostnaderna för granskningen. En granskning kan inte ge åtkomst till andra kunders uppgifter.

Ansvar

Ansvarsbegränsningarna i villkoren gäller för detta biträdesavtal, i den utsträckning lagen tillåter. De begränsar inte de rättigheter som lagen ger de personer som dina uppgifter gäller.

Giltighetstid och ändringar

Detta biträdesavtal gäller så länge vi behandlar kundens personuppgifter åt dig. Vi kan uppdatera det, till exempel när våra underbiträden ändras. Datumet högst upp visar när det senast ändrades. Om en ändring är väsentlig meddelar vi kontoinnehavare via e-post eller i appen innan den börjar gälla.

Kontakt

Frågor om detta biträdesavtal eller om kundens personuppgifter: support@fillio.so.