Уговор о обради података

Улоге

Изрази као што су „лични подаци”, „обрада”, „руковалац”, „обрађивач”, „лице на које се подаци односе” и „повреда личних података” имају значење које им даје GDPR. „Лични подаци клијента” су лични подаци у вашим формуларима, одговорима, отпремљеним фајловима и одговорима у току које обрађујемо за вас.

За личне податке клијента ви сте руковалац, а ми смо ваш обрађивач. Ако поступате за свог клијента, ви сте његов обрађивач, а ми смо ваш подобрађивач. За ваш налог, наплату и коришћење fillio.so ми смо руковалац, као што објашњава наша Политика приватности.

Појединости обраде

• Предмет: хостовање ваших формулара, прикупљање и чување њихових одговора и фајлова, као и њихово приказивање, слање и извоз за вас.
• Трајање: све док користите Услугу, док подаци не буду обрисани на начин описан у наставку.
• Природа и сврха: чување, организовање, приказивање, слање, извоз и брисање личних података клијента, искључиво ради пружања Услуге вама.
• Лица на која се подаци односе: људи који отварају или попуњавају ваше формуларе, људи наведени у њиховим одговорима и чланови тима које позовете.
• Врсте личних података: све што ваши формулари траже, као што су имена, имејл адресе, бројеви телефона, одговори и отпремљени фајлови; када је одговор послат, страница са које је дошао и ознаке кампање; потврђена имејл адреса ако је ваш формулар тражи; као и странице до којих се стигло у формулару и, док ваш план обухвата делимичне одговоре, непослати одговори.
• Осетљиви подаци: само ако их ваш формулар тражи. Ви одлучујете да ли ћете их прикупљати и одговорни сте за то да за њих имате правни основ.

Ваша упутства

Личне податке клијента обрађујемо само по вашим документованим упутствима. Ваша упутства су ови услови, овај Уговор и радње које предузимате у Услузи, као што су објављивање формулара, подешавање рока чувања, повезивање webhook-а, извоз или брисање одговора. Обавестићемо вас ако сматрамо да неко упутство крши прописе о заштити података.

Ако нас закон обавезује да личне податке клијента обрађујемо на други начин, обавештавамо вас пре тога, осим ако закон то забрањује.

Ваше обавезе

Одговорни сте за то да имате правни основ за податке које прикупљате, да кажете људима који попуњавају ваше формуларе како користите њихове одговоре и да ваша упутства буду у складу са законом. Одговорни сте и за услуге које повезујете са својим формуларима, као што су webhook-ови или пиксели за праћење, и за податке које им шаљете.

Поверљивост

Свако коме дозволимо да обрађује личне податке клијента обавезан је да чува њихову поверљивост. Приступамо им само када је то потребно да бисмо пружали Услугу, одговорили на ваше захтеве за подршку, прегледали пријаву или испунили законску обавезу.

Не продајемо личне податке клијента, не користимо их за оглашавање нити за сопствене сврхе и не користимо их за тренирање AI модела.

Мере безбедности

Личне податке клијента штитимо следећим мерама:

• Fillio се служи само преко HTTPS везе, а наш добављач хостинга шифрује базу података и сачуване фајлове.
• Правила приступа бази података и складишту фајлова дозвољавају да одговоре формулара читају само његов власник и чланови тима које он позове.
• Лозинке формулара, линкови за преузимање формулара и кодови за пријаву чувају се у записима које могу да читају само наши сервери. Кодови за пријаву и верификацију чувају се само као хешеви и истичу после 10 минута.
• Садржај фасцикле са фајловима отпремљеним у формулар не може да се излиста, па познавање формулара никада не открива фајлове послате преко њега. Појединачни фајл може да отвори свако ко има његов линк.
• Отпремање фајлова прихвата само одређене врсте фајлова, до величине коју дозвољава план власника формулара.
• Ограничења броја захтева и провере против спама штите формуларе и пријаву од злоупотреба.
• Наша аналитика не види садржај формулара нити оно што испитаници уписују.

Ове мере можемо с временом мењати, али никада на начин који смањује укупну заштиту личних података клијента.

Подобрађивачи

Овлашћујете нас да користимо подобрађиваче наведене у наставку. Сваки од њих обавезан је условима заштите података који штите личне податке клијента најмање онолико колико овај Уговор захтева, а ми вам за њих остајемо одговорни како закон захтева.

Пре него што додамо нову категорију подобрађивача или преместимо личне податке клијента у нови регион, ажурирамо листу у наставку и обавештавамо власнике налога имејлом или у апликацији, како бисте имали времена да уложите приговор. Ако уложите приговор из оправданих разлога заштите података, а ми не можемо да отклонимо вашу забринутост, можете раскинути уговор брисањем налога, а ми вам враћамо неискоришћени део сваке унапред плаћене накнаде.

Тренутни подобрађивачи

• Добављач клауд хостинга и базе података: хостинг, база података, чување фајлова и пријава. Сви лични подаци клијента. Сједињене Државе.
• Добављач за слање имејлова: имејлови са обавештењима о одговорима и кодови за потврду имејла, са одговорима из формулара и имејл адресама. Сједињене Државе.
• Алат за снимање сесија: подаци о интеракцијама као што су кликови и скроловање на страницама формулара, при чему су садржај формулара и оно што испитаници уписују сакривени. Сједињене Државе.
• Добављач аналитике: подаци о коришћењу страница формулара, као што су прегледане странице, врста уређаја и приближна земља. Сједињене Државе.
• Услуга за одређивање локације: одређује земљу испитаника на основу његове IP адресе, за поље за број телефона. Сједињене Државе.
• Добављачи AI модела: само када користите AI креатор формулара, са вашим описом и питањима и опцијама формулара, никада са одговорима. Не чувају ове податке и не тренирају моделе на њима. Сједињене Државе.

Paddle није подобрађивач. Он обрађује ваша плаћања као трговац који спроводи продају (merchant of record) и не прима никакве одговоре. Услуге које повежете са формуларом и садржај са других сајтова који приказујете у формулару ваш су избор и нису наши подобрађивачи. Актуелну листу добављача у свакој категорији можете затражити на support@fillio.so.

Међународни пренос

Лични подаци клијента чувају се код нашег добављача клауд хостинга у Сједињеним Државама, а наши подобрађивачи их обрађују у Сједињеним Државама.

Када се на вас примењује GDPR, а пренос личних података клијента нама или нашим подобрађивачима захтева меру заштите, између вас и нас примењују се стандардне уговорне клаузуле које је Европска комисија усвојила Одлуком о спровођењу (ЕУ) 2021/914 и оне су део овог Уговора: Модул два када сте руковалац и Модул три када сте обрађивач. У тим клаузулама необавезна клаузула 7 се не примењује, клаузула 9 опција 2 примењује се уз обавештење описано изнад, необавезна формулација у клаузули 11 се не примењује, а клаузуле 17 и 18 бирају право и судове Ирске. Одељци овог Уговора садрже податке из анекса I, II и III, а надлежни надзорни орган је онај који одређује клаузула 13.

За податке заштићене према UK GDPR, заједно са тим клаузулама примењује се Додатак о међународном преносу података који је издао британски Повереник за информације. За податке заштићене швајцарским правом, клаузуле се примењују тако што се упућивања на GDPR тумаче као упућивања на швајцарски Савезни закон о заштити података, а надлежни орган је швајцарски Савезни повереник за заштиту података и информација.

Када наши подобрађивачи преносе податке, ослањају се на стандардне уговорне клаузуле или на одлуку о адекватности, као што је Оквир ЕУ-САД за приватност података.

Захтеви лица на која се подаци односе

Одговоре можете сами пронаћи, извести и обрисати у Fillio, што покрива већину захтева људи који попуњавају ваше формуларе. Ако нам се неко директно обрати у вези са својим подацима у вашем формулару, упућујемо га да се обрати вама и сами не одговарамо на захтев, осим ако то закон захтева. Када вам је потребна додатна помоћ да одговорите на захтев, пишите нам и помоћи ћемо колико разумно можемо.

Помоћ у испуњавању ваших обавеза

Узимајући у обзир природу обраде и информације које имамо, пружамо вам разумну помоћ у вези са вашим обавезама у погледу безбедности, процена утицаја на заштиту података и консултација са надзорним органом које се односе на Услугу.

Повреде личних података

Ако сазнамо за повреду личних података која захвата личне податке клијента, обавештавамо вас без непотребног одлагања имејлом на адресу вашег налога. Описујемо шта се догодило, податке и људе који су вероватно погођени, вероватне последице и кораке које предузимамо, а додајемо појединости како сазнајемо више. Предузимамо разумне кораке да зауставимо повреду и ограничимо њене последице. То што вас обавештавамо о повреди не значи да признајемо кривицу.

Ви сте одговорни за обавештавање надзорних органа и погођених људи када то закон захтева, а ми вам помажемо информацијама које имамо.

Брисање

Лични подаци клијента бришу се када их ви обришете: један одговор, формулар са његовим одговорима, фајловима и записима или цео ваш налог. На плану Business можете подесити и да се одговори сами бришу после одређеног времена. Одговори у току и статистика посета бришу се после 91 дан.

Пре брисања извезите оно што желите да задржите. Након брисања, наши добављачи могу ограничено време чувати податке у својим системима пре него што буду потпуно избрисани. Податке чувамо дуже само када то закон захтева.

Информације и ревизије

Пружамо вам информације које су вам разумно потребне да покажете да се овај Уговор поштује, путем ове странице, листе подобрађивача и писаних одговора на ваша питања. Наш добављач хостинга објављује сертификате и извештаје о ревизији инфраструктуре на којој Fillio ради.

Ако те информације нису довољне или то захтева надзорни орган, можете извршити ревизију нашег поштовања овог Уговора, највише једном годишње, осим ако надзорни орган захтева чешће. Обавестите нас најмање 30 дана унапред, ангажујте ревизора обавезаног на поверљивост и сносите трошкове ревизије. Ревизија не може дати приступ подацима других клијената.

Одговорност

Ограничења одговорности из услова примењују се на овај Уговор, у мери у којој закон дозвољава. Она не ограничавају права која закон даје људима на које се ваши подаци односе.

Трајање и измене

Овај Уговор се примењује све док за вас обрађујемо личне податке клијента. Можемо га ажурирати, на пример када се промене наши подобрађивачи. Датум на врху показује када је последњи пут измењен. Ако је измена значајна, обавештавамо власнике налога имејлом или у апликацији пре него што ступи на снагу.

Контакт

Питања о овом Уговору или о личним подацима клијента: support@fillio.so.