Personvernerklæring

Hvem denne erklæringen gjelder for

• Kontoeiere: personer som lager skjemaer på Fillio.
• Respondenter: personer som åpner eller fyller ut et skjema laget med Fillio.
• Besøkende: personer som besøker fillio.so.

Hvis du har fylt ut et skjema, er det personen eller organisasjonen som laget det, som bestemmer hva det spør om og hva som skjer med svarene dine. Kontakt dem først om svarene dine. Vi endrer eller sletter ikke et svar uten eieren av skjemaet, med mindre loven krever det eller innholdet bryter vilkårene våre.

Respondenter som vil ha opplysningene sine endret eller fjernet, kan kontakte eieren av skjemaet eller skrive til oss på support@fillio.so.

Hva vi samler inn

• Kontoopplysninger: e-postadressen din, og navnet og bildet ditt hvis du legger dem til eller logger inn med Google. Du logger inn med Google eller med en engangskode som sendes til e-posten din.
• Skjemaer du lager: spørsmålene, innstillingene og designet i dem, bildene du laster opp og beskrivelsen du gir AI-skjemabyggeren.
• Svar: svarene og filene folk sender via skjemaer, når de ble sendt, siden de kom fra og eventuelle kampanjemerker i lenken. Hvis et skjema ber respondenter bekrefte e-posten sin, den bekreftede adressen. For å ta imot en filopplasting gir hostingleverandøren vår respondentens nettleser en anonym innlogging som ikke identifiserer respondenten.
• Påbegynte svar: mens noen fyller ut et skjema, lagrer vi hvilke sider personen nådde, slik at eieren av skjemaet kan se hvor folk stopper. Det personen har skrevet, lagres bare mens eieren av skjemaet har en plan med delvise svar. Disse registreringene slettes etter 91 dager. Respondentens egen nettleser tar også vare på svar som ikke er sendt, i 24 timer, slik at de ikke går tapt.
• Bruks- og enhetsdata: sider som er vist, klikk, rulling, enhetstype, nettleser og omtrentlig land, samlet inn av analyseverktøyene våre. På skjemasider er innholdet i skjemaet og det respondenter skriver, skjult for verktøyet vårt for øktopptak. Vi finner en besøkendes land ut fra IP-adressen. Vi lagrer ikke IP-adresser sammen med skjemaer eller svar. For å begrense misbruk lagrer vi bare en omgjort (hashet) form av en IP-adresse, i kort tid.
• Feilrapporter: når noe går galt på fillio.so eller i et skjema, tekniske detaljer om feilen, nettleser- og enhetstype, sideadressen og, hvis du er logget inn, konto-ID-en din. Feilrapporter inneholder ikke navnet ditt, e-postadressen din, IP-adressen din, svar på skjemaer eller opplastede filer.
• Faktureringsdata: hvis du kjøper en plan, oppgir Paddle planen din, abonnementsstatusen din og en kundereferanse til oss. Paddle oppbevarer betalingsopplysningene dine, og vi ser aldri hele kortnummeret ditt.
• Språket og landet ditt, slik at vi kan vise riktig språk og riktige priser.
• Meldinger du sender oss via kundestøttesiden, rapporteringssiden eller på e-post, inkludert rapporter om skjemaer.

Hvordan vi bruker dem

• For å levere Tjenesten: opprette kontoen din, logge deg inn, drifte skjemaene dine, samle inn og vise svar og sende e-postene Tjenesten trenger, som innloggingskoder, varsler om svar og invitasjoner. Rettslig grunnlag: avtalen vår med deg.
• For å behandle svar for skjemaeiere, bare etter deres instrukser. Rettslig grunnlag: eierens eget grunnlag, med oss som eierens databehandler.
• For å holde Fillio trygt: hindre søppelpost, svindel og misbruk, gjennomgå rapporter og håndheve vilkårene våre. Rettslig grunnlag: vår berettigede interesse i en trygg tjeneste og våre rettslige forpliktelser.
• For å forstå og forbedre Fillio: se hvilke sider og funksjoner som brukes, og finne problemer. Analyseverktøyene våre kjører for alle besøkende, i alle land. Rettslig grunnlag: vår berettigede interesse i et produkt som fungerer og er nyttig.
• For å finne og rette feil, ved hjelp av feilrapportene ovenfor. Rettslig grunnlag: vår berettigede interesse i en tjeneste som fungerer og er pålitelig.
• For å fakturere deg via Paddle. Rettslig grunnlag: avtalen vår med deg og rettslige forpliktelser, som å oppbevare skatteopplysninger.
• For å svare på meldingene dine. Rettslig grunnlag: vår berettigede interesse eller avtalen vår med deg.

Vi selger ikke personopplysninger, vi bruker dem ikke til reklame, og vi bruker ikke skjemaer eller svar til å trene AI-modeller. Vi tar ikke avgjørelser om noen som utelukkende er basert på automatisert behandling, og som har rettsvirkning for dem eller påvirker dem i betydelig grad på tilsvarende måte.

Hvem som mottar dem

Vi deler bare personopplysninger med leverandørene som hjelper oss å drive Fillio, hver for sin egen oppgave:

• En leverandør av skyhosting og database: hosting, database, fillagring og innlogging. Støtteinnboksen vår kjører også der.
• En leverandør av e-postutsending: utsending av e-postene våre, blant annet innloggingskoder og varsler om svar, som inneholder svarene i en besvarelse.
• Paddle: kasse, betalinger, fakturaer og avgifter, som formell selger (merchant of record).
• Leverandører av AI-modeller: bare når du bruker AI-skjemabyggeren. Vi sender det du skriver og, når du redigerer et skjema, spørsmålene og alternativene i det. Vi sender aldri svar. Vi bruker bare leverandører som ikke lagrer eller trener på disse dataene.
• En analyseleverandør: å forstå hvordan fillio.so og skjemaer brukes. Den mottar ikke navnet ditt, e-postadressen din eller det du skriver.
• Et verktøy for øktopptak: registrerer interaksjoner som klikk, rulling og musebevegelser, så vi ser hvor sider er vanskelige å bruke. På skjemasider ser det ikke innholdet i skjemaet eller det respondenter skriver.
• En leverandør av feilovervåking: å finne og rette problemer. Feilrapporter inneholder ikke navnet ditt, e-postadressen din eller det du skriver.
• En tjeneste for stedsoppslag: å finne en besøkendes land ut fra IP-adressen.
• En tjeneste for arkivbilder: når du søker etter bilder i redigeringsverktøyet, sendes søkeordene dine dit.
• Tjenester som leverer skrifttyper og bilder: noen skrifttyper i skjemaer og landsflaggene i telefonnummerfelt lastes fra dem, så de mottar IP-adressen din.
• Nettsteder der eieren av et skjema viser innhold i skjemaet, for eksempel videoer eller dokumenter: innholdet lastes fra disse nettstedene, som mottar IP-adressen din og kan sette egne informasjonskapsler.

Noen av disse leverandørene er i USA. Databehandleravtalen vår nevner hvilke typer leverandører som behandler svar for skjemaeiere. Du kan be oss om den gjeldende listen over leverandører på support@fillio.so.

Eieren av et skjema kan koble en webhook, sin egen Google Analytics eller en sporingspiksel som Meta Pixel til skjemaet sitt. Da sendes svar eller bruksdata også til disse tjenestene, under eierens kontroll og etter eierens personvernerklæring.

Vi kan også utlevere opplysninger når loven krever det, for å beskytte menneskers sikkerhet eller rettighetene våre, eller til en kjøper hvis virksomheten vår selges eller fusjoneres.

Hvor opplysningene lagres og overføring til andre land

Fillios servere, database og filer kjører hos leverandøren vår av skyhosting i USA. De andre leverandørene våre kan også behandle opplysninger i USA og i andre land enn det du bor i, også utenfor Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet, Storbritannia og Tyrkia. Der loven krever det, bygger disse overføringene på garantier som EU-kommisjonens standard personvernbestemmelser, eller på en beslutning om tilstrekkelig beskyttelsesnivå, som EU-US Data Privacy Framework for leverandører som er sertifisert under den.

Hvor lenge vi oppbevarer dem

• Kontoopplysninger: til du sletter kontoen din.
• Skjemaer, svar og filer: til eieren sletter dem, skjemaet eller kontoen sin. På Business-planen kan en eier også la svar slette seg selv etter en bestemt tid.
• Påbegynte svar og besøksstatistikk: 91 dager.
• Versjonshistorikken til et skjema: 90 dager.
• Innloggings- og bekreftelseskoder: 10 minutter.
• Feilrapporter: 30 dager.
• Faktureringsopplysninger: så lenge skatte- og regnskapslovgivningen krever.
• Kundestøttemeldinger og rapporter: så lenge det er nødvendig for å håndtere dem og dokumentere dem.

Etter at vi har slettet opplysninger, kan leverandørene våre beholde dem i systemene sine i en begrenset periode før de er fullstendig slettet.

Sikkerhet

Fillio leveres bare via HTTPS, og driftsleverandøren vår krypterer lagrede data. Innloggings- og bekreftelseskoder lagres bare som hasher og utløper etter 10 minutter. I Fillio kan svarene på et skjema bare ses av eieren og teammedlemmene eieren inviterer. Et publisert skjema kan åpnes av alle som har lenken til det, og en opplastet fil av alle som har lenken til filen.

Ingen systemer er helt sikre, og vi kan ikke garantere at ingen noen gang får tilgang til opplysninger uten tillatelse. Hvis et brudd påvirker personopplysningene dine, varsler vi deg og myndighetene slik loven krever.

Rettighetene dine

Avhengig av hvor du bor, for eksempel etter personvernforordningen (GDPR) i Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet, den britiske UK GDPR, Tyrkias lov nr. 6698 om vern av personopplysninger (KVKK) eller personvernlover i amerikanske delstater, kan du be oss om å:

• Fortelle deg hvilke personopplysninger vi har om deg, og gi deg en kopi.
• Rette dem.
• Slette dem. Du kan selv slette kontoen din under Innstillinger.
• Begrense hvordan vi bruker dem, eller protestere mot en bruk som bygger på vår berettigede interesse.
• Gi deg dem i et format som kan overføres. Du kan selv eksportere svarene på et skjema som en CSV-fil.

Hvis du ber om det på e-post, sender vi deg en kopi av personopplysningene dine gratis, uansett plan.

Skriv til support@fillio.so fra e-postadressen til kontoen din. Vi svarer innen fristen loven setter, vanligvis én måned. Du kan også klage til datatilsynsmyndigheten der du bor. Hvis forespørselen din gjelder et svar du har sendt via et skjema, må du kontakte eieren av skjemaet først, så hjelper vi eieren med å håndtere den.

Informasjonskapsler

Vi bruker noen få informasjonskapsler for å holde deg innlogget og huske språket og landet ditt, og verktøyene våre for analyse og øktopptak setter sine egne. Våre retningslinjer for informasjonskapsler forklarer hver type.

E-poster

Vi sender e-postene du trenger for å bruke Fillio: innloggingskoder, varsler om nye svar (du kan slå dem av for hvert skjema), invitasjoner til arbeidsområder og meldinger om kontoen din eller faktureringen. Vi sender ikke markedsføringse-post.

Barn

Fillio-kontoer er for personer som er 16 år eller eldre, og vi oppretter ikke bevisst kontoer for barn. En skjemaeier som samler inn svar fra barn, er ansvarlig for å innhente samtykket loven krever. Hvis du tror at et barn har gitt oss personopplysninger, kan du kontakte oss, så sletter vi dem.

Endringer i denne erklæringen

Når vi endrer denne erklæringen, oppdaterer vi datoen øverst. Hvis en endring er vesentlig, varsler vi kontoeiere via e-post eller i appen.

Kontakt

WaspThemes, Tyrkia. E-post: support@fillio.so.