Databehandleravtale

Roller

Begreper som "personopplysninger", "behandling", "behandlingsansvarlig", "databehandler", "den registrerte" og "brudd på personopplysningssikkerheten" har den betydningen personvernforordningen (GDPR) gir dem. "Kundens personopplysninger" betyr personopplysningene i skjemaene, svarene, de opplastede filene og de påbegynte svarene dine som vi behandler for deg.

For kundens personopplysninger er du behandlingsansvarlig, og vi er databehandleren din. Hvis du opptrer for din egen kunde, er du kundens databehandler, og vi er din underdatabehandler. For kontoen din, faktureringen og bruken av fillio.so er vi behandlingsansvarlige, slik personvernerklæringen vår forklarer.

Opplysninger om behandlingen

• Formål med avtalen: drift av skjemaene dine, innsamling og lagring av svarene og filene i dem, og visning, sending og eksport av dem for deg.
• Varighet: så lenge du bruker Tjenesten, til opplysningene slettes som beskrevet nedenfor.
• Art og formål: lagring, organisering, visning, sending, eksport og sletting av kundens personopplysninger, bare for å levere Tjenesten til deg.
• Registrerte: personene som åpner eller fyller ut skjemaene dine, personene som nevnes i svarene deres, og teammedlemmene du inviterer.
• Typer personopplysninger: det skjemaene dine spør om, som navn, e-postadresser, telefonnumre, svar og opplastede filer; når et svar ble sendt, siden det kom fra og kampanjemerker; en bekreftet e-postadresse hvis skjemaet ditt ber om det; og sidene som er nådd i et skjema og, mens planen din omfatter delvise svar, svar som ikke er sendt.
• Sensitive opplysninger: bare hvis skjemaet ditt spør om dem. Du bestemmer om de skal samles inn, og du er ansvarlig for å ha et lovlig grunnlag for det.

Instruksene dine

Vi behandler kundens personopplysninger bare etter dine dokumenterte instrukser. Disse vilkårene, denne databehandleravtalen og handlingene du utfører i Tjenesten, som å publisere et skjema, angi en lagringstid, koble til en webhook og eksportere eller slette svar, er instruksene dine. Vi gir deg beskjed hvis vi mener at en instruks er i strid med personvernlovgivningen.

Hvis loven krever at vi behandler kundens personopplysninger på en annen måte, gir vi deg beskjed før vi gjør det, med mindre loven forbyr det.

Ditt ansvar

Du er ansvarlig for å ha et rettslig grunnlag for opplysningene du samler inn, for å fortelle dem som fyller ut skjemaene dine, hvordan du bruker svarene deres, og for å sørge for at instruksene dine følger loven. Du er også ansvarlig for tjenestene du kobler til skjemaene dine, som webhooker eller sporingspiksler, og for opplysningene du sender til dem.

Konfidensialitet

Alle vi gir lov til å behandle kundens personopplysninger, har plikt til å holde dem konfidensielle. Vi går inn i dem bare når det er nødvendig for å levere Tjenesten, svare på henvendelsene dine til kundestøtte, gjennomgå en rapport eller oppfylle en rettslig forpliktelse.

Vi selger ikke kundens personopplysninger, vi bruker dem ikke til reklame eller til egne formål, og vi bruker dem ikke til å trene AI-modeller.

Sikkerhetstiltak

Vi beskytter kundens personopplysninger med disse tiltakene:

• Fillio leveres bare via HTTPS, og hostingleverandøren vår krypterer databasen og de lagrede filene.
• Tilgangsregler for databasen og fillagringen gjør at bare eieren av et skjema og teammedlemmene eieren inviterer, kan lese svarene på skjemaet.
• Skjemapassord, lenker for å overta skjemaer og innloggingskoder oppbevares i registreringer som bare serverne våre kan lese. Innloggings- og bekreftelseskoder lagres bare som hasher og utløper etter 10 minutter.
• Mappen med de opplastede filene til et skjema kan ikke listes opp, så kjennskap til et skjema avslører aldri filene som er sendt til det. En enkelt fil kan åpnes av alle som har lenken til den.
• Filopplastinger godtar bare bestemte filtyper, opp til størrelsen planen til skjemaeieren tillater.
• Hastighetsbegrensninger og kontroller mot søppelpost beskytter skjemaer og innlogging mot misbruk.
• Analyseverktøyene våre ser ikke innholdet i skjemaer eller det respondenter skriver.

Vi kan endre disse tiltakene over tid, men aldri på en måte som svekker den samlede beskyttelsen av kundens personopplysninger.

Underdatabehandlere

Du gir oss tillatelse til å bruke underdatabehandlerne som er oppført nedenfor. Hver av dem er bundet av personvernvilkår som beskytter kundens personopplysninger minst like godt som denne databehandleravtalen krever, og vi er fortsatt ansvarlige overfor deg for dem slik loven krever.

Før vi legger til en ny kategori underdatabehandlere eller flytter kundens personopplysninger til en ny region, oppdaterer vi listen nedenfor og varsler kontoeiere via e-post eller i appen, slik at du har tid til å protestere. Hvis du protesterer av rimelige personvernhensyn og vi ikke kan løse det du er bekymret for, kan du avslutte avtalen ved å slette kontoen din, og vi refunderer den ubrukte delen av eventuelle avgifter du har betalt på forskudd.

Nåværende underdatabehandlere

• Leverandør av skyhosting og database: hosting, database, fillagring og innlogging. Alle kundens personopplysninger. USA.
• Leverandør av e-postutsending: varsler om svar og bekreftelseskoder for e-post, med svarene i en besvarelse og e-postadresser. USA.
• Verktøy for øktopptak: interaksjonsdata som klikk og rulling på skjemasider, der innholdet i skjemaet og det respondenter skriver er skjult. USA.
• Analyseleverandør: bruksdata på skjemasider, som viste sider, enhetstype og omtrentlig land. USA.
• Tjeneste for stedsoppslag: å finne en respondents land ut fra IP-adressen, for telefonnummerfeltet. USA.
• Leverandører av AI-modeller: bare når du bruker AI-skjemabyggeren, med beskrivelsen din og spørsmålene og alternativene i et skjema, aldri svar. De lagrer ikke og trener ikke på disse dataene. USA.

Paddle er ikke en underdatabehandler. Paddle håndterer betalingene dine som formell selger (merchant of record) og mottar ingen svar. Tjenester du kobler til et skjema, og innhold fra andre nettsteder som du viser i et skjema, er ditt eget valg og ikke våre underdatabehandlere. Du kan be oss om den gjeldende listen over leverandører i hver kategori på support@fillio.so.

Overføring til andre land

Kundens personopplysninger lagres hos leverandøren vår av skyhosting i USA, og underdatabehandlerne våre behandler dem i USA.

Der personvernforordningen (GDPR) gjelder for deg og en overføring av kundens personopplysninger til oss eller til underdatabehandlerne våre krever en garanti, gjelder de standard personvernbestemmelsene som EU-kommisjonen har vedtatt i kommisjonens gjennomføringsbeslutning (EU) 2021/914, mellom deg og oss og utgjør en del av denne databehandleravtalen: modul to når du er behandlingsansvarlig, og modul tre når du er databehandler. I disse bestemmelsene gjelder ikke den valgfrie klausul 7, klausul 9 alternativ 2 gjelder med varselet som er beskrevet ovenfor, den valgfrie ordlyden i klausul 11 gjelder ikke, og klausul 17 og 18 velger irsk lov og irske domstoler. Avsnittene i denne databehandleravtalen gir informasjonen i vedlegg I, II og III, og den kompetente tilsynsmyndigheten er den som er fastsatt etter klausul 13.

For opplysninger som er vernet av den britiske UK GDPR, gjelder tillegget om internasjonale dataoverføringer, utstedt av den britiske informasjonskommissæren, sammen med disse bestemmelsene. For opplysninger som er vernet av sveitsisk lov, gjelder bestemmelsene slik at henvisninger til personvernforordningen leses som henvisninger til den sveitsiske forbundsloven om personvern, og den sveitsiske føderale kommissæren for personvern og offentlighet er den kompetente myndigheten.

Når underdatabehandlerne våre overfører opplysninger, bygger de på standard personvernbestemmelser eller på en beslutning om tilstrekkelig beskyttelsesnivå, som EU-US Data Privacy Framework.

Forespørsler fra registrerte

Du kan selv finne, eksportere og slette svar i Fillio, noe som dekker de fleste forespørsler fra dem som fyller ut skjemaene dine. Hvis noen spør oss direkte om opplysningene sine i skjemaet ditt, ber vi dem kontakte deg, og vi besvarer ikke forespørselen selv med mindre loven krever det. Når du trenger mer hjelp til å besvare en forespørsel, kan du skrive til oss, så hjelper vi så langt vi med rimelighet kan.

Hjelp med forpliktelsene dine

Ut fra behandlingens art og informasjonen vi har, gir vi deg rimelig hjelp med sikkerhetsforpliktelsene dine, vurderinger av personvernkonsekvenser og forhåndsdrøftinger med en tilsynsmyndighet som gjelder Tjenesten.

Brudd på personopplysningssikkerheten

Hvis vi blir kjent med et brudd på personopplysningssikkerheten som påvirker kundens personopplysninger, varsler vi deg uten ugrunnet opphold via e-post til adressen til kontoen din. Vi beskriver hva som har skjedd, hvilke opplysninger og personer som sannsynligvis er berørt, de sannsynlige konsekvensene og tiltakene vi setter i verk, og vi legger til opplysninger etter hvert som vi får vite mer. Vi tar rimelige skritt for å begrense bruddet og virkningene av det. At vi varsler deg om et brudd, betyr ikke at vi erkjenner skyld.

Du er ansvarlig for å varsle tilsynsmyndigheter og de berørte personene der loven krever det, og vi hjelper deg med informasjonen vi har.

Sletting

Kundens personopplysninger slettes når du sletter dem: ett enkelt svar, et skjema med svarene, filene og registreringene i det, eller hele kontoen din. På Business-planen kan du også la svar slette seg selv etter en bestemt tid. Påbegynte svar og besøksstatistikk slettes etter 91 dager.

Eksporter det du vil beholde, før du sletter det. Etter sletting kan leverandørene våre beholde opplysningene i systemene sine i en begrenset periode før de er fullstendig slettet. Vi oppbevarer opplysninger lenger bare der loven krever det.

Informasjon og revisjoner

Vi gir deg informasjonen du med rimelighet trenger for å vise at denne databehandleravtalen følges, via denne siden, listen over underdatabehandlere og skriftlige svar på spørsmålene dine. Hostingleverandøren vår publiserer sertifiseringene og revisjonsrapportene for infrastrukturen Fillio kjører på.

Hvis den informasjonen ikke er nok, eller en tilsynsmyndighet krever det, kan du revidere om vi overholder denne databehandleravtalen, høyst én gang i året med mindre en tilsynsmyndighet krever mer. Gi oss minst 30 dagers varsel, bruk en revisor som er bundet av taushetsplikt, og betal kostnadene ved revisjonen. En revisjon kan ikke gi tilgang til andre kunders opplysninger.

Ansvar

Ansvarsbegrensningene i vilkårene gjelder for denne databehandleravtalen, i den grad loven tillater det. De begrenser ikke rettighetene loven gir personene opplysningene dine gjelder.

Varighet og endringer

Denne databehandleravtalen gjelder så lenge vi behandler kundens personopplysninger for deg. Vi kan oppdatere den, for eksempel når underdatabehandlerne våre endres. Datoen øverst viser når den sist ble endret. Hvis en endring er vesentlig, varsler vi kontoeiere via e-post eller i appen før den trer i kraft.

Kontakt

Spørsmål om denne databehandleravtalen eller om kundens personopplysninger: support@fillio.so.