Privacybeleid

Voor wie dit beleid is

• Accounthouders: mensen die formulieren bouwen op Fillio.
• Respondenten: mensen die een met Fillio gemaakt formulier openen of invullen.
• Bezoekers: mensen die fillio.so bekijken.

Heb je een formulier ingevuld, dan bepaalt de persoon of organisatie die het heeft gemaakt wat het vraagt en wat er met je antwoorden gebeurt. Neem over je antwoorden eerst contact op met hen. We wijzigen of verwijderen geen reactie zonder de eigenaar van het formulier, tenzij de wet dat vereist of de inhoud onze voorwaarden schendt.

Respondenten die hun gegevens willen laten wijzigen of verwijderen, kunnen contact opnemen met de eigenaar van het formulier of ons mailen op support@fillio.so.

Wat we verzamelen

• Accountgegevens: je e-mailadres, en je naam en foto als je die toevoegt of inlogt met Google. Je logt in met Google of met een eenmalige code die naar je e-mail wordt gestuurd.
• Formulieren die je maakt: hun vragen, instellingen en ontwerp, de afbeeldingen die je uploadt en de beschrijving die je aan de AI-formulierbouwer geeft.
• Reacties: de antwoorden en bestanden die mensen via formulieren sturen, wanneer ze zijn verzonden, de pagina waar ze vandaan kwamen en eventuele campagnetags in de link. Als een formulier respondenten vraagt hun e-mail te bevestigen, het bevestigde adres. Om een bestandsupload te kunnen ontvangen, geeft onze hostingprovider de browser van de respondent een anonieme aanmelding die de respondent niet identificeert.
• Antwoorden in uitvoering: terwijl iemand een formulier invult, slaan we op welke pagina's die persoon heeft bereikt, zodat de eigenaar kan zien waar mensen afhaken. Wat die persoon heeft getypt, slaan we alleen op zolang het abonnement van de eigenaar van het formulier gedeeltelijke reacties omvat. Deze gegevens worden na 91 dagen verwijderd. De browser van de respondent bewaart niet-verzonden antwoorden ook 24 uur, zodat ze niet verloren gaan.
• Gebruiks- en apparaatgegevens: bekeken pagina's, klikken, scrollen, apparaattype, browser en het land bij benadering, verzameld door onze analysetools. Op formulierpagina's zijn de inhoud van het formulier en wat respondenten typen verborgen voor onze tool voor sessie-opnames. We bepalen het land van een bezoeker aan de hand van het IP-adres. We slaan geen IP-adressen op bij formulieren of reacties. Om misbruik te beperken, bewaren we alleen een onherkenbaar gemaakte (gehashte) vorm van een IP-adres, voor korte tijd.
• Foutrapporten: als er iets misgaat op fillio.so of in een formulier, technische details van de fout, het type browser en apparaat, het adres van de pagina en, als je bent ingelogd, je account-ID. Foutrapporten bevatten niet je naam, e-mailadres of IP-adres, en ook geen antwoorden op formulieren of geüploade bestanden.
• Factuurgegevens: als je een abonnement koopt, geeft Paddle ons je abonnement, de status van je abonnement en een klantreferentie door. Paddle bewaart je betaalgegevens, en wij zien nooit je volledige kaartnummer.
• Je taal en land, zodat we de juiste taal en prijzen kunnen tonen.
• Berichten die je ons stuurt via de supportpagina, de meldpagina of per e-mail, waaronder meldingen over formulieren.

Hoe we ze gebruiken

• Om de Dienst te leveren: je account aanmaken, je laten inloggen, je formulieren hosten, reacties verzamelen en tonen, en de e-mails sturen die de Dienst nodig heeft, zoals inlogcodes, meldingen van reacties en uitnodigingen. Rechtsgrond: onze overeenkomst met jou.
• Om reacties voor formuliereigenaren te verwerken, uitsluitend volgens hun instructies. Rechtsgrond: de eigen rechtsgrond van de eigenaar, met ons als verwerker.
• Om Fillio veilig te houden: spam, fraude en misbruik voorkomen, meldingen beoordelen en onze voorwaarden handhaven. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige dienst, en onze wettelijke verplichtingen.
• Om Fillio te begrijpen en te verbeteren: zien welke pagina's en functies worden gebruikt en problemen opsporen. Onze analysetools draaien voor elke bezoeker, in elk land. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang bij een werkend, nuttig product.
• Om fouten te vinden en te herstellen, met de foutrapporten hierboven. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang bij een werkende, betrouwbare dienst.
• Om je te factureren, via Paddle. Rechtsgrond: onze overeenkomst met jou, en wettelijke verplichtingen zoals het bijhouden van belastinggegevens.
• Om je berichten te beantwoorden. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang, of onze overeenkomst met jou.

We verkopen geen persoonsgegevens, we gebruiken ze niet voor advertenties en we gebruiken formulieren of reacties niet om AI-modellen te trainen. We nemen over niemand besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en die rechtsgevolgen of een vergelijkbaar ingrijpend effect voor die persoon hebben.

Wie ze ontvangt

We delen persoonsgegevens alleen met de leveranciers die ons helpen Fillio te draaien, elk voor een eigen taak:

• Een aanbieder van cloudhosting en databases: hosting, database, bestandsopslag en inloggen. Onze supportinbox draait er ook op.
• Een aanbieder van e-mailverzending: het versturen van onze e-mails, waaronder inlogcodes en meldingen van reacties, die de antwoorden van een reactie bevatten.
• Paddle: afrekenen, betalingen, facturen en belastingen, als merchant of record.
• Aanbieders van AI-modellen: alleen als je de AI-formulierbouwer gebruikt. We sturen wat je schrijft en, als je een formulier bewerkt, de vragen en opties ervan. We sturen nooit reacties. We gebruiken alleen aanbieders die deze gegevens niet opslaan en er niet op trainen.
• Een analyseaanbieder: begrijpen hoe fillio.so en formulieren worden gebruikt. Deze ontvangt niet je naam, je e-mailadres of wat je typt.
• Een tool voor sessie-opnames: legt interacties vast zoals klikken, scrollen en muisbewegingen, zodat we zien waar pagina's lastig te gebruiken zijn. Op formulierpagina's ziet de tool de inhoud van het formulier en wat respondenten typen niet.
• Een aanbieder van foutmonitoring: problemen vinden en oplossen. Foutrapporten bevatten niet je naam, je e-mailadres of wat je typt.
• Een locatiedienst: het land van een bezoeker bepalen aan de hand van het IP-adres.
• Een dienst voor stockfoto's: als je in de editor naar foto's zoekt, gaan je zoekwoorden naar die dienst.
• Diensten die lettertypen en afbeeldingen leveren: sommige lettertypen van formulieren en de landvlaggen in telefoonnummervelden laden daarvandaan, dus zij ontvangen je IP-adres.
• Sites waarvan de eigenaar van een formulier inhoud in het formulier toont, zoals video's of documenten: die inhoud laadt vanaf die sites, die je IP-adres ontvangen en eigen cookies kunnen plaatsen.

Sommige van deze aanbieders zitten in de Verenigde Staten. Onze Verwerkersovereenkomst noemt de soorten aanbieders die reacties verwerken voor eigenaars van formulieren. Je kunt ons via support@fillio.so om de actuele lijst van aanbieders vragen.

De eigenaar van een formulier kan een webhook, een eigen Google Analytics of een trackingpixel zoals Meta Pixel aan het formulier koppelen. Dan gaan antwoorden of gebruiksgegevens ook naar die diensten, onder de controle en het privacybeleid van de eigenaar.

We kunnen gegevens ook openbaar maken wanneer de wet dat vereist, om de veiligheid van mensen of onze rechten te beschermen, of aan een koper als ons bedrijf wordt verkocht of gefuseerd.

Waar gegevens worden opgeslagen en internationale doorgifte

De servers, de database en de bestanden van Fillio draaien bij onze aanbieder van cloudhosting in de Verenigde Staten. Onze andere leveranciers kunnen gegevens ook verwerken in de Verenigde Staten en in andere landen buiten het land waar je woont, ook buiten de Europese Economische Ruimte, het Verenigd Koninkrijk en Türkiye. Waar de wet dat vereist, berust deze doorgifte op waarborgen zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, of op een adequaatheidsbesluit zoals het EU-US Data Privacy Framework voor leveranciers die daaronder zijn gecertificeerd.

Hoe lang we ze bewaren

• Accountgegevens: totdat je je account verwijdert.
• Formulieren, reacties en bestanden: totdat de eigenaar ze, het formulier of het account verwijdert. Met het Business-abonnement kan een eigenaar reacties ook na een ingestelde tijd automatisch laten verwijderen.
• Antwoorden in uitvoering en bezoekstatistieken: 91 dagen.
• De versiegeschiedenis van een formulier: 90 dagen.
• Inlog- en verificatiecodes: 10 minuten.
• Foutrapporten: 30 dagen.
• Factuurgegevens: zo lang als belasting- en boekhoudwetten vereisen.
• Supportberichten en meldingen: zo lang als nodig om ze af te handelen en vast te leggen.

Nadat we gegevens hebben verwijderd, kunnen onze leveranciers ze nog een beperkte tijd in hun systemen bewaren voordat ze volledig worden gewist.

Beveiliging

Fillio wordt uitsluitend via HTTPS geleverd, en onze hostingprovider versleutelt opgeslagen gegevens. Inlog- en verificatiecodes worden alleen als hash opgeslagen en verlopen na 10 minuten. In Fillio kunnen de reacties op een formulier alleen worden bekeken door de eigenaar en de teamleden die die uitnodigt. Een gepubliceerd formulier kan worden geopend door iedereen met de link ervan, en een geüpload bestand door iedereen met de link van dat bestand.

Geen enkel systeem is volledig veilig, en we kunnen niet garanderen dat gegevens nooit zonder toestemming worden ingezien. Als een datalek je persoonsgegevens treft, laten we dat jou en de autoriteiten weten zoals de wet vereist.

Je rechten

Afhankelijk van waar je woont, bijvoorbeeld onder de GDPR (AVG) in de Europese Economische Ruimte, de UK GDPR, de Turkse wet op de bescherming van persoonsgegevens nr. 6698 (KVKK) of privacywetten van Amerikaanse staten, kun je ons vragen om:

• Je te vertellen welke persoonsgegevens we over je hebben en je een kopie te geven.
• Ze te corrigeren.
• Ze te verwijderen. Je kunt je account zelf verwijderen in Instellingen.
• Het gebruik ervan te beperken, of bezwaar te maken tegen een gebruik op grond van ons gerechtvaardigd belang.
• Ze aan je te geven in een overdraagbaar formaat. Je kunt de reacties op een formulier zelf exporteren als CSV-bestand.

Op verzoek per e-mail sturen we je gratis een kopie van je persoonsgegevens, welk abonnement je ook hebt.

Schrijf naar support@fillio.so vanaf het e-mailadres van je account. We antwoorden binnen de termijn die de wet stelt, meestal één maand. Je kunt ook een klacht indienen bij de toezichthouder voor gegevensbescherming in je woonland. Gaat je verzoek over een reactie die je via een formulier hebt gestuurd, neem dan eerst contact op met de eigenaar van het formulier, en wij helpen die het verzoek af te handelen.

Cookies

We gebruiken een paar cookies om je ingelogd te houden en je taal en land te onthouden, en onze tools voor analyse en sessie-opnames plaatsen hun eigen cookies. Ons Cookiebeleid legt elke soort uit.

E-mails

We sturen de e-mails die je nodig hebt om Fillio te gebruiken: inlogcodes, meldingen over nieuwe reacties (die je per formulier kunt uitzetten), uitnodigingen voor werkruimtes en berichten over je account of facturering. We sturen geen marketing-e-mails.

Kinderen

Fillio-accounts zijn bedoeld voor mensen van 16 jaar en ouder, en we maken niet bewust accounts aan voor kinderen. Een formuliereigenaar die antwoorden van kinderen verzamelt, is verantwoordelijk voor het verkrijgen van de toestemming die de wet vereist. Denk je dat een kind ons persoonsgegevens heeft gegeven, neem dan contact met ons op en we verwijderen ze.

Wijzigingen in dit beleid

Wanneer we dit beleid wijzigen, werken we de datum bovenaan bij. Is een wijziging ingrijpend, dan laten we dat accounthouders per e-mail of in de app weten.

Contact

WaspThemes, Türkiye. E-mail: support@fillio.so.