Verwerkersovereenkomst

Rollen

Begrippen als "persoonsgegevens", "verwerking", "verwerkingsverantwoordelijke", "verwerker", "betrokkene" en "inbreuk in verband met persoonsgegevens" hebben de betekenis die de AVG eraan geeft. "Persoonsgegevens van de klant" zijn de persoonsgegevens in je formulieren, reacties, geüploade bestanden en antwoorden in uitvoering die we voor je verwerken.

Voor persoonsgegevens van de klant ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij je verwerker. Handel je voor een eigen klant, dan ben jij de verwerker van die klant en zijn wij je subverwerker. Voor je account, de facturering en het gebruik van fillio.so zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke, zoals ons Privacybeleid uitlegt.

Details van de verwerking

• Onderwerp: je formulieren hosten, hun reacties en bestanden verzamelen en opslaan, en ze voor je tonen, verzenden en exporteren.
• Duur: zolang je de Dienst gebruikt, totdat de gegevens worden verwijderd zoals hieronder beschreven.
• Aard en doel: persoonsgegevens van de klant opslaan, ordenen, tonen, verzenden, exporteren en verwijderen, uitsluitend om de Dienst aan jou te leveren.
• Betrokkenen: de mensen die je formulieren openen of invullen, de mensen die in hun antwoorden worden genoemd en de teamleden die je uitnodigt.
• Soorten persoonsgegevens: alles waar je formulieren om vragen, zoals namen, e-mailadressen, telefoonnummers, antwoorden en geüploade bestanden; wanneer een reactie is verzonden, de pagina waar die vandaan kwam en campagnetags; een bevestigd e-mailadres als je formulier daarom vraagt; en de bereikte pagina's in een formulier en, zolang je abonnement gedeeltelijke reacties omvat, niet-verzonden antwoorden.
• Gevoelige gegevens: alleen als je formulier erom vraagt. Jij bepaalt of je ze verzamelt en jij bent ervoor verantwoordelijk dat je er een rechtsgrond voor hebt.

Je instructies

We verwerken persoonsgegevens van de klant alleen op basis van je gedocumenteerde instructies. Deze voorwaarden, deze Overeenkomst en de handelingen die je in de Dienst verricht, zoals een formulier publiceren, een bewaartermijn instellen, een webhook koppelen, of reacties exporteren of verwijderen, zijn je instructies. We laten het je weten als we vinden dat een instructie in strijd is met de wetgeving inzake gegevensbescherming.

Verplicht de wet ons om persoonsgegevens van de klant op een andere manier te verwerken, dan laten we je dat vooraf weten, tenzij de wet dat verbiedt.

Je verantwoordelijkheden

Jij bent ervoor verantwoordelijk dat je een rechtsgrond hebt voor de gegevens die je verzamelt, dat je de mensen die je formulieren invullen vertelt hoe je hun antwoorden gebruikt en dat je instructies aan de wet voldoen. Je bent ook verantwoordelijk voor de diensten die je aan je formulieren koppelt, zoals webhooks of trackingpixels, en voor de gegevens die je ernaartoe stuurt.

Vertrouwelijkheid

Iedereen die we toestaan persoonsgegevens van de klant te verwerken, is tot geheimhouding verplicht. We hebben er alleen toegang toe als dat nodig is om de Dienst te leveren, je supportverzoeken te beantwoorden, een melding te beoordelen of een wettelijke verplichting na te komen.

We verkopen geen persoonsgegevens van de klant, we gebruiken ze niet voor advertenties of voor eigen doeleinden, en we gebruiken ze niet om AI-modellen te trainen.

Beveiligingsmaatregelen

We beschermen persoonsgegevens van de klant met deze maatregelen:

• Fillio wordt uitsluitend via HTTPS geleverd, en onze hostingprovider versleutelt de database en de opgeslagen bestanden.
• Toegangsregels op de database en de bestandsopslag zorgen dat alleen de eigenaar van een formulier en de teamleden die die uitnodigt de reacties kunnen lezen.
• Wachtwoorden van formulieren, links om een formulier op te eisen en inlogcodes staan in gegevens die alleen onze servers kunnen lezen. Inlog- en verificatiecodes worden alleen als hash opgeslagen en verlopen na 10 minuten.
• De map met geüploade bestanden van een formulier kan niet worden opgevraagd als lijst, dus wie een formulier kent, ziet nooit welke bestanden ernaar zijn gestuurd. Een afzonderlijk bestand kan worden geopend door iedereen met de link ervan.
• Uploads accepteren alleen bepaalde bestandstypen, tot de grootte die het abonnement van de eigenaar van het formulier toestaat.
• Snelheidslimieten en spamcontroles beschermen formulieren en inloggen tegen misbruik.
• Onze analysetools zien de inhoud van formulieren en wat respondenten typen niet.

We kunnen deze maatregelen in de loop van de tijd wijzigen, maar nooit op een manier die de algehele bescherming van persoonsgegevens van de klant verlaagt.

Subverwerkers

Je geeft ons toestemming de hieronder genoemde subverwerkers in te schakelen. Elke subverwerker is gebonden aan voorwaarden over gegevensbescherming die persoonsgegevens van de klant minstens zo goed beschermen als deze Overeenkomst vereist, en we blijven tegenover jou voor hen verantwoordelijk zoals de wet vereist.

Voordat we een nieuwe categorie subverwerkers toevoegen of persoonsgegevens van de klant naar een nieuwe regio verplaatsen, werken we de lijst hieronder bij en laten we dat accounthouders per e-mail of in de app weten, zodat je tijd hebt om bezwaar te maken. Maak je op redelijke gronden van gegevensbescherming bezwaar en kunnen we je bezwaar niet wegnemen, dan kun je de overeenkomst beëindigen door je account te verwijderen, en betalen we het ongebruikte deel van vooruitbetaalde bedragen terug.

Huidige subverwerkers

• Aanbieder van cloudhosting en databases: hosting, database, bestandsopslag en inloggen. Alle persoonsgegevens van de klant. Verenigde Staten.
• Aanbieder van e-mailverzending: e-mails met meldingen van reacties en verificatiecodes voor e-mail, met de antwoorden van een reactie en e-mailadressen. Verenigde Staten.
• Tool voor sessie-opnames: interactiegegevens zoals klikken en scrollen op formulierpagina's, waarbij de inhoud van het formulier en wat respondenten typen verborgen blijven. Verenigde Staten.
• Analyseaanbieder: gebruiksgegevens op formulierpagina's, zoals bekeken pagina's, type apparaat en geschat land. Verenigde Staten.
• Locatiedienst: het land van een respondent bepalen aan de hand van het IP-adres, voor het telefoonnummerveld. Verenigde Staten.
• Aanbieders van AI-modellen: alleen als je de AI-formulierbouwer gebruikt, met je beschrijving en de vragen en opties van een formulier, nooit met reacties. Ze slaan deze gegevens niet op en trainen er niet op. Verenigde Staten.

Paddle is geen subverwerker. Paddle handelt je betalingen af als merchant of record en ontvangt geen reacties. Diensten die je aan een formulier koppelt, en inhoud van andere sites die je in een formulier toont, zijn je eigen keuze en geen subverwerkers van ons. Je kunt ons via support@fillio.so om de actuele lijst van aanbieders per categorie vragen.

Internationale doorgifte

Persoonsgegevens van de klant worden opgeslagen bij onze aanbieder van cloudhosting in de Verenigde Staten, en onze subverwerkers verwerken ze in de Verenigde Staten.

Geldt de AVG voor jou en is voor een doorgifte van persoonsgegevens van de klant aan ons of aan onze subverwerkers een waarborg nodig, dan gelden tussen jou en ons de standaardcontractbepalingen die de Europese Commissie heeft vastgesteld in Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914, en maken die deel uit van deze Overeenkomst: Module twee wanneer je verwerkingsverantwoordelijke bent, en Module drie wanneer je verwerker bent. In die bepalingen geldt de facultatieve clausule 7 niet, geldt clausule 9, optie 2, met de kennisgeving die hierboven is beschreven, geldt de facultatieve formulering in clausule 11 niet, en kiezen clausules 17 en 18 voor het recht en de rechter van Ierland. De secties van deze Overeenkomst geven de informatie van de bijlagen I, II en III, en de bevoegde toezichthoudende autoriteit is de autoriteit die clausule 13 aanwijst.

Voor gegevens die worden beschermd door de UK GDPR geldt samen met die bepalingen het International Data Transfer Addendum van de Information Commissioner van het Verenigd Koninkrijk. Voor gegevens die worden beschermd door het Zwitserse recht gelden de bepalingen met dien verstande dat verwijzingen naar de AVG worden gelezen als verwijzingen naar de Zwitserse federale wet betreffende gegevensbescherming, en is de Zwitserse Federale Functionaris voor Gegevensbescherming en Openbaarheid de bevoegde autoriteit.

Wanneer onze subverwerkers gegevens doorgeven, berust dat op de standaardcontractbepalingen of op een adequaatheidsbesluit zoals het EU-US Data Privacy Framework.

Verzoeken van betrokkenen

Je kunt in Fillio zelf reacties vinden, exporteren en verwijderen, en daarmee handel je de meeste verzoeken af van de mensen die je formulieren invullen. Vraagt iemand ons rechtstreeks naar diens gegevens in je formulier, dan verwijzen we die persoon naar jou, en we beantwoorden het verzoek niet zelf, tenzij de wet dat vereist. Heb je meer hulp nodig om een verzoek te beantwoorden, schrijf ons dan en we helpen je voor zover dat redelijkerwijs kan.

Hulp bij je verplichtingen

Rekening houdend met de aard van de verwerking en de informatie waarover we beschikken, geven we je redelijke hulp bij je beveiligingsverplichtingen, gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en raadplegingen van een toezichthoudende autoriteit die de Dienst betreffen.

Inbreuken in verband met persoonsgegevens

Worden we ons bewust van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die persoonsgegevens van de klant treft, dan laten we je dat zonder onredelijke vertraging weten per e-mail aan het adres van je account. We beschrijven wat er is gebeurd, de gegevens en mensen die waarschijnlijk zijn getroffen, de waarschijnlijke gevolgen en de maatregelen die we nemen, en we vullen details aan zodra we meer weten. We nemen redelijke maatregelen om de inbreuk in te dammen en de gevolgen te beperken. Dat we je over een inbreuk informeren, betekent niet dat we schuld erkennen.

Jij bent ervoor verantwoordelijk de toezichthoudende autoriteiten en de getroffen mensen te informeren waar de wet dat vereist, en we helpen je met de informatie waarover we beschikken.

Verwijdering

Persoonsgegevens van de klant worden verwijderd wanneer jij ze verwijdert: een enkele reactie, een formulier met zijn reacties, bestanden en gegevens, of je hele account. Met het Business-abonnement kun je reacties ook na een ingestelde tijd automatisch laten verwijderen. Antwoorden in uitvoering en bezoekstatistieken worden na 91 dagen verwijderd.

Exporteer wat je wilt bewaren voordat je het verwijdert. Na verwijdering kunnen onze leveranciers de gegevens nog een beperkte tijd in hun systemen bewaren voordat ze volledig worden gewist. We bewaren gegevens alleen langer als de wet dat vereist.

Informatie en audits

We geven je de informatie die je redelijkerwijs nodig hebt om aan te tonen dat deze Overeenkomst wordt nageleefd, via deze pagina, de lijst met subverwerkers en schriftelijke antwoorden op je vragen. Onze hostingprovider publiceert de certificeringen en auditrapporten van de infrastructuur waarop Fillio draait.

Is die informatie niet genoeg, of vereist een toezichthoudende autoriteit het, dan kun je onze naleving van deze Overeenkomst laten auditen, hoogstens één keer per jaar, tenzij een toezichthoudende autoriteit vaker vereist. Kondig de audit minstens 30 dagen vooraf aan, schakel een auditor in die tot geheimhouding verplicht is en draag de kosten van de audit. Een audit kan geen toegang geven tot gegevens van andere klanten.

Aansprakelijkheid

De beperkingen van aansprakelijkheid in de voorwaarden gelden voor deze Overeenkomst, voor zover de wet dat toestaat. Ze beperken niet de rechten die de wet geeft aan de mensen op wie je gegevens betrekking hebben.

Duur en wijzigingen

Deze Overeenkomst geldt zolang we persoonsgegevens van de klant voor je verwerken. We kunnen haar bijwerken, bijvoorbeeld wanneer onze subverwerkers veranderen. De datum bovenaan laat zien wanneer ze voor het laatst is gewijzigd. Is een wijziging ingrijpend, dan laten we dat accounthouders per e-mail of in de app weten voordat de wijziging ingaat.

Contact

Vragen over deze Overeenkomst of over persoonsgegevens van de klant: support@fillio.so.