Perjanjian Pemrosesan Data

Peran

Istilah seperti "data pribadi", "pemrosesan", "pengendali data", "prosesor data", "subjek data", dan "pelanggaran data pribadi" memiliki arti sebagaimana diberikan oleh GDPR. "Data pribadi pelanggan" berarti data pribadi dalam formulir, respons, file yang diunggah, dan jawaban yang sedang diisi milik Anda yang kami proses untuk Anda.

Untuk data pribadi pelanggan, Anda adalah pengendali data dan kami adalah prosesor data Anda. Jika Anda bertindak untuk klien Anda sendiri, Anda adalah prosesor data mereka dan kami adalah subprosesor Anda. Untuk akun Anda, penagihan, dan penggunaan fillio.so, kami adalah pengendali data, sebagaimana dijelaskan dalam Kebijakan Privasi kami.

Rincian pemrosesan

• Pokok bahasan: menghosting formulir Anda, mengumpulkan dan menyimpan respons serta filenya, dan menampilkan, mengirim, serta mengekspornya untuk Anda.
• Jangka waktu: selama Anda menggunakan Layanan, hingga data dihapus sebagaimana dijelaskan di bawah.
• Sifat dan tujuan: menyimpan, mengatur, menampilkan, mengirim, mengekspor, dan menghapus data pribadi pelanggan, hanya untuk menyediakan Layanan kepada Anda.
• Subjek data: orang yang membuka atau mengisi formulir Anda, orang yang disebut dalam jawaban mereka, dan rekan tim yang Anda undang.
• Jenis data pribadi: apa pun yang diminta formulir Anda, seperti nama, alamat email, nomor telepon, jawaban, dan file yang diunggah; waktu pengiriman respons, halaman asalnya, dan tag kampanye; alamat email yang telah dikonfirmasi jika formulir Anda memintanya; dan halaman yang dicapai dalam formulir serta, selama paket Anda mencakup respons parsial, jawaban yang belum terkirim.
• Data sensitif: hanya jika formulir Anda memintanya. Anda yang menentukan apakah akan mengumpulkannya dan Anda bertanggung jawab memiliki dasar hukum yang sah untuknya.

Instruksi Anda

Kami memproses data pribadi pelanggan hanya berdasarkan instruksi Anda yang terdokumentasi. Syarat ini, Perjanjian ini, dan tindakan yang Anda lakukan dalam Layanan, seperti menerbitkan formulir, menetapkan jangka waktu penyimpanan, menghubungkan webhook, mengekspor atau menghapus respons, merupakan instruksi Anda. Kami memberi tahu Anda jika kami yakin suatu instruksi melanggar hukum pelindungan data.

Jika hukum mewajibkan kami memproses data pribadi pelanggan dengan cara lain, kami memberi tahu Anda sebelum melakukannya, kecuali hukum melarangnya.

Tanggung jawab Anda

Anda bertanggung jawab memiliki dasar hukum untuk data yang Anda kumpulkan, memberi tahu orang yang mengisi formulir Anda cara Anda menggunakan jawaban mereka, dan memastikan instruksi Anda sesuai dengan hukum. Anda juga bertanggung jawab atas layanan yang Anda hubungkan ke formulir Anda, seperti webhook atau piksel pelacak, dan atas data yang Anda kirim ke layanan tersebut.

Kerahasiaan

Setiap orang yang kami izinkan memproses data pribadi pelanggan terikat kewajiban untuk menjaga kerahasiaannya. Kami mengaksesnya hanya jika diperlukan untuk menyediakan Layanan, menjawab permintaan dukungan Anda, meninjau laporan, atau memenuhi kewajiban hukum.

Kami tidak menjual data pribadi pelanggan, kami tidak menggunakannya untuk iklan atau untuk tujuan kami sendiri, dan kami tidak menggunakannya untuk melatih model AI.

Langkah keamanan

Kami melindungi data pribadi pelanggan dengan langkah-langkah berikut:

• Fillio hanya disajikan melalui HTTPS, dan penyedia hosting kami mengenkripsi basis data dan file yang disimpan.
• Aturan akses pada basis data dan penyimpanan file hanya mengizinkan pemilik formulir dan rekan tim yang mereka undang membaca respons formulir tersebut.
• Kata sandi formulir, tautan klaim, dan kode masuk disimpan dalam catatan yang hanya dapat dibaca oleh server kami. Kode masuk dan kode verifikasi hanya disimpan dalam bentuk hash dan kedaluwarsa setelah 10 menit.
• Folder file unggahan sebuah formulir tidak dapat ditampilkan daftarnya, sehingga mengetahui suatu formulir tidak pernah mengungkapkan file yang dikirim ke formulir itu. Satu file dapat dibuka oleh siapa pun yang memiliki tautannya.
• Unggahan file hanya menerima jenis file tertentu, hingga ukuran yang diizinkan oleh paket pemilik formulir.
• Pembatasan laju dan pemeriksaan spam melindungi formulir dan proses masuk dari penyalahgunaan.
• Analitik kami tidak melihat konten formulir atau apa yang diketik responden.

Kami dapat mengubah langkah-langkah ini dari waktu ke waktu, tetapi tidak pernah dengan cara yang menurunkan pelindungan data pribadi pelanggan secara keseluruhan.

Subprosesor

Anda memberi kami wewenang untuk menggunakan subprosesor yang tercantum di bawah. Masing-masing terikat oleh ketentuan pelindungan data yang melindungi data pribadi pelanggan setidaknya sebaik yang diwajibkan oleh Perjanjian ini, dan kami tetap bertanggung jawab kepada Anda atas mereka sebagaimana diwajibkan oleh hukum.

Sebelum kami menambahkan kategori subprosesor baru atau memindahkan data pribadi pelanggan ke wilayah baru, kami memperbarui daftar di bawah dan memberi tahu pemilik akun melalui email atau di aplikasi, sehingga Anda memiliki waktu untuk mengajukan keberatan. Jika Anda berkeberatan atas dasar pelindungan data yang wajar dan kami tidak dapat menyelesaikan kekhawatiran Anda, Anda dapat mengakhiri perjanjian dengan menghapus akun Anda, dan kami mengembalikan bagian yang belum terpakai dari biaya apa pun yang Anda bayar di muka.

Subprosesor saat ini

• Penyedia hosting cloud dan basis data: hosting, basis data, penyimpanan file, dan proses masuk. Semua data pribadi pelanggan. Amerika Serikat.
• Penyedia pengiriman email: email notifikasi respons dan kode verifikasi email, dengan jawaban dari sebuah respons dan alamat email. Amerika Serikat.
• Alat perekam sesi: data interaksi seperti klik dan gulir di halaman formulir, dengan konten formulir dan apa yang diketik responden disembunyikan. Amerika Serikat.
• Penyedia analitik: data penggunaan di halaman formulir, seperti halaman yang dilihat, jenis perangkat, dan perkiraan negara. Amerika Serikat.
• Layanan pencarian lokasi: menentukan negara responden dari alamat IP-nya, untuk kolom nomor telepon. Amerika Serikat.
• Penyedia model AI: hanya saat Anda menggunakan pembuat formulir AI, dengan deskripsi Anda serta pertanyaan dan pilihan formulir, tidak pernah dengan respons. Mereka tidak menyimpan atau melatih model dengan data ini. Amerika Serikat.

Paddle bukan subprosesor. Paddle menangani pembayaran Anda sebagai merchant of record (penjual resmi) dan tidak menerima respons apa pun. Layanan yang Anda hubungkan ke formulir, dan konten dari situs lain yang Anda tampilkan di dalam formulir, merupakan pilihan Anda sendiri dan bukan subprosesor kami. Anda dapat meminta daftar penyedia terkini di setiap kategori kepada kami melalui support@fillio.so.

Transfer internasional

Data pribadi pelanggan disimpan di penyedia hosting cloud kami di Amerika Serikat, dan subprosesor kami memprosesnya di Amerika Serikat.

Jika GDPR berlaku bagi Anda dan transfer data pribadi pelanggan kepada kami atau kepada subprosesor kami memerlukan pengamanan, klausul kontrak standar yang diadopsi oleh Komisi Eropa dalam Keputusan (EU) 2021/914 berlaku antara Anda dan kami dan merupakan bagian dari Perjanjian ini: Modul Dua jika Anda adalah pengendali data, dan Modul Tiga jika Anda adalah prosesor data. Dalam klausul tersebut, klausul opsional 7 tidak berlaku, opsi 2 dari klausul 9 berlaku dengan pemberitahuan yang dijelaskan di atas, kata-kata opsional dalam klausul 11 tidak berlaku, dan klausul 17 dan 18 memilih hukum dan pengadilan Irlandia. Bagian-bagian Perjanjian ini memuat informasi untuk Lampiran I, II, dan III, dan otoritas pengawas yang berwenang adalah otoritas yang ditetapkan berdasarkan klausul 13.

Untuk data yang dilindungi oleh UK GDPR, Adendum Transfer Data Internasional yang diterbitkan oleh Komisioner Informasi Britania Raya berlaku bersama klausul tersebut. Untuk data yang dilindungi oleh hukum Swiss, klausul tersebut berlaku dengan rujukan ke GDPR dibaca sebagai rujukan ke Undang-Undang Federal Swiss tentang Pelindungan Data, dan Komisioner Federal Swiss untuk Pelindungan Data dan Informasi adalah otoritas yang berwenang.

Saat subprosesor kami mentransfer data, mereka mengandalkan klausul kontrak standar atau keputusan kecukupan seperti EU-US Data Privacy Framework.

Permintaan dari subjek data

Anda dapat mencari, mengekspor, dan menghapus respons di Fillio sendiri, yang mencakup sebagian besar permintaan dari orang yang mengisi formulir Anda. Jika seseorang bertanya langsung kepada kami tentang datanya di formulir Anda, kami meminta mereka menghubungi Anda, dan kami tidak menjawab permintaan itu sendiri kecuali hukum mewajibkannya. Jika Anda memerlukan bantuan lebih lanjut untuk menjawab suatu permintaan, tulis kepada kami dan kami akan membantu sejauh yang wajar.

Bantuan atas kewajiban Anda

Dengan mempertimbangkan sifat pemrosesan dan informasi yang kami miliki, kami memberikan bantuan yang wajar kepada Anda terkait kewajiban keamanan, penilaian dampak pelindungan data, dan konsultasi dengan otoritas pengawas yang menyangkut Layanan.

Pelanggaran data pribadi

Jika kami mengetahui adanya pelanggaran data pribadi yang memengaruhi data pribadi pelanggan, kami memberi tahu Anda tanpa penundaan yang tidak semestinya melalui email ke alamat akun Anda. Kami menjelaskan apa yang terjadi, data dan orang yang kemungkinan terdampak, kemungkinan akibatnya, dan langkah yang sedang kami ambil, dan kami menambahkan rincian seiring kami mengetahui lebih banyak. Kami mengambil langkah yang wajar untuk menahan pelanggaran dan membatasi dampaknya. Pemberitahuan kepada Anda tentang suatu pelanggaran tidak berarti kami mengakui kesalahan.

Anda bertanggung jawab memberi tahu otoritas pengawas dan orang yang terdampak jika hukum mewajibkannya, dan kami membantu Anda dengan informasi yang kami miliki.

Penghapusan

Data pribadi pelanggan dihapus saat Anda menghapusnya: satu respons, formulir beserta respons, file, dan catatannya, atau seluruh akun Anda. Di paket Business, Anda juga dapat mengatur agar respons terhapus sendiri setelah jangka waktu tertentu. Jawaban yang sedang diisi dan statistik kunjungan dihapus setelah 91 hari.

Ekspor apa yang ingin Anda simpan sebelum Anda menghapusnya. Setelah penghapusan, penyedia kami dapat menyimpan data di sistem mereka untuk waktu terbatas sebelum data itu terhapus sepenuhnya. Kami menyimpan data lebih lama hanya jika hukum mewajibkannya.

Informasi dan audit

Kami memberi Anda informasi yang secara wajar Anda perlukan untuk menunjukkan bahwa Perjanjian ini dipatuhi, melalui halaman ini, daftar subprosesor, dan jawaban tertulis atas pertanyaan Anda. Penyedia hosting kami menerbitkan sertifikasi dan laporan audit infrastruktur tempat Fillio berjalan.

Jika informasi tersebut tidak cukup, atau otoritas pengawas mewajibkannya, Anda dapat mengaudit kepatuhan kami terhadap Perjanjian ini, paling banyak satu kali setahun kecuali otoritas pengawas mewajibkan lebih. Beri kami pemberitahuan setidaknya 30 hari sebelumnya, gunakan auditor yang terikat kewajiban kerahasiaan, dan tanggung biaya audit. Audit tidak dapat memberikan akses ke data pelanggan lain.

Tanggung jawab hukum

Batasan tanggung jawab dalam syarat berlaku untuk Perjanjian ini, sejauh diizinkan oleh hukum. Batasan tersebut tidak membatasi hak yang diberikan hukum kepada orang yang menjadi subjek data Anda.

Jangka waktu dan perubahan

Perjanjian ini berlaku selama kami memproses data pribadi pelanggan untuk Anda. Kami dapat memperbaruinya, misalnya saat subprosesor kami berubah. Tanggal di bagian atas menunjukkan kapan Perjanjian ini terakhir diubah. Jika suatu perubahan bersifat signifikan, kami memberi tahu pemilik akun melalui email atau di aplikasi sebelum perubahan itu berlaku.

Kontak

Pertanyaan tentang Perjanjian ini atau tentang data pribadi pelanggan: support@fillio.so.