Accord de traitement des données

Rôles

Les termes tels que « données personnelles », « traitement », « responsable du traitement », « sous-traitant », « personne concernée » et « violation de données personnelles » ont le sens que leur donne le RGPD. Les « données personnelles du client » désignent les données personnelles contenues dans vos formulaires, vos réponses, les fichiers envoyés et les réponses en cours, que nous traitons pour votre compte.

Pour les données personnelles du client, vous êtes le responsable du traitement et nous sommes votre sous-traitant. Si vous agissez pour le compte de votre propre client, vous êtes son sous-traitant et nous sommes votre sous-traitant ultérieur. Pour votre compte, la facturation et l'utilisation de fillio.so, nous sommes le responsable du traitement, comme l'explique notre Politique de confidentialité.

Description du traitement

• Objet : héberger vos formulaires, recueillir et stocker leurs réponses et leurs fichiers, et les afficher, les transmettre et les exporter pour votre compte.
• Durée : aussi longtemps que vous utilisez le Service, jusqu'à ce que les données soient supprimées comme décrit ci-dessous.
• Nature et finalité : stocker, organiser, afficher, transmettre, exporter et supprimer les données personnelles du client, uniquement pour vous fournir le Service.
• Personnes concernées : les personnes qui ouvrent ou remplissent vos formulaires, les personnes nommées dans leurs réponses et les coéquipiers que vous invitez.
• Catégories de données personnelles : tout ce que demandent vos formulaires, comme des noms, des adresses e-mail, des numéros de téléphone, des réponses et des fichiers envoyés ; la date d'envoi d'une réponse, la page de provenance et les paramètres de campagne ; une adresse e-mail confirmée si votre formulaire en demande une ; ainsi que les pages atteintes dans un formulaire et, tant que votre forfait inclut les réponses partielles, les réponses non envoyées.
• Données sensibles : uniquement si votre formulaire en demande. Vous décidez de les collecter ou non, et il vous appartient de disposer d'une base juridique pour ce faire.

Vos instructions

Nous ne traitons les données personnelles du client que sur vos instructions documentées. Les présentes conditions, le présent Accord et les actions que vous effectuez dans le Service, comme publier un formulaire, fixer une durée de conservation, connecter un webhook, exporter ou supprimer des réponses, constituent vos instructions. Nous vous informons si nous estimons qu'une instruction enfreint le droit de la protection des données.

Si la loi nous oblige à traiter les données personnelles du client d'une autre manière, nous vous en informons avant de le faire, sauf si la loi l'interdit.

Vos responsabilités

Il vous appartient de disposer d'une base juridique pour les données que vous collectez, d'informer les personnes qui remplissent vos formulaires de l'usage que vous faites de leurs réponses et de veiller à ce que vos instructions respectent la loi. Vous êtes également responsable des services que vous connectez à vos formulaires, comme les webhooks ou les pixels de suivi, et des données que vous leur transmettez.

Confidentialité

Toute personne que nous autorisons à traiter les données personnelles du client est tenue d'en préserver la confidentialité. Nous n'y accédons que lorsque c'est nécessaire pour fournir le Service, répondre à vos demandes d'assistance, examiner un signalement ou respecter une obligation légale.

Nous ne vendons pas les données personnelles du client, nous ne les utilisons ni à des fins publicitaires ni pour nos propres finalités, et nous ne les utilisons pas pour entraîner des modèles d'IA.

Mesures de sécurité

Nous protégeons les données personnelles du client au moyen des mesures suivantes :

• Fillio est servi uniquement en HTTPS, et notre hébergeur chiffre la base de données et les fichiers stockés.
• Les règles d'accès à la base de données et au stockage des fichiers ne permettent qu'au propriétaire d'un formulaire et aux coéquipiers qu'il invite de lire ses réponses.
• Les mots de passe des formulaires, les liens de revendication et les codes de connexion sont conservés dans des enregistrements que seuls nos serveurs peuvent lire. Les codes de connexion et de vérification ne sont conservés que sous forme hachée et expirent au bout de 10 minutes.
• Le dossier des fichiers envoyés à un formulaire ne peut pas être listé : connaître un formulaire ne révèle donc jamais les fichiers qui lui ont été envoyés. Un fichier peut être ouvert par toute personne disposant de son lien.
• L'envoi de fichiers n'accepte que certains types de fichiers, dans la limite de taille autorisée par le forfait du propriétaire du formulaire.
• Des limites de fréquence et des contrôles anti-spam protègent les formulaires et la connexion contre les abus.
• Nos outils d'analyse ne voient ni le contenu des formulaires ni ce que saisissent les répondants.

Nous pouvons modifier ces mesures au fil du temps, mais jamais d'une manière qui réduirait le niveau global de protection des données personnelles du client.

Sous-traitants ultérieurs

Vous nous autorisez à faire appel aux sous-traitants ultérieurs énumérés ci-dessous. Chacun d'eux est lié par des clauses de protection des données qui protègent les données personnelles du client au moins aussi bien que l'exige le présent Accord, et nous restons responsables envers vous de leurs actes comme l'exige la loi.

Avant d'ajouter une nouvelle catégorie de sous-traitants ultérieurs ou de transférer des données personnelles du client vers une nouvelle région, nous mettons à jour la liste ci-dessous et en informons les titulaires de compte par e-mail ou dans l'application, afin que vous ayez le temps de vous y opposer. Si vous vous y opposez pour des motifs raisonnables liés à la protection des données et que nous ne pouvons pas répondre à votre préoccupation, vous pouvez mettre fin à l'accord en supprimant votre compte, et nous vous remboursons la part non utilisée de tout montant payé d'avance.

Sous-traitants ultérieurs actuels

• Fournisseur d'hébergement cloud et de base de données : hébergement, base de données, stockage de fichiers et connexion. Toutes les données personnelles du client. États-Unis.
• Fournisseur d'envoi d'e-mails : e-mails de notification de réponse et codes de vérification d'e-mail, avec les réponses d'une soumission et les adresses e-mail. États-Unis.
• Outil d'enregistrement de sessions : données d'interaction comme les clics et le défilement sur les pages de formulaire, le contenu du formulaire et ce que saisissent les répondants restant masqués. États-Unis.
• Fournisseur de mesure d'audience : données d'utilisation sur les pages de formulaire, comme les pages vues, le type d'appareil et le pays approximatif. États-Unis.
• Service de localisation : déterminer le pays d'un répondant à partir de son adresse IP, pour le champ de numéro de téléphone. États-Unis.
• Fournisseurs de modèles d'IA : uniquement lorsque vous utilisez le générateur de formulaires par IA, avec votre description et les questions et options d'un formulaire, jamais les réponses. Ils ne conservent pas ces données et ne s'en servent pas pour l'entraînement. États-Unis.

Paddle n'est pas un sous-traitant ultérieur. Paddle gère vos paiements en tant que revendeur officiel (merchant of record) et ne reçoit aucune réponse. Les services que vous connectez à un formulaire, et les contenus d'autres sites que vous affichez dans un formulaire, relèvent de votre propre choix et ne sont pas nos sous-traitants ultérieurs. Vous pouvez nous demander la liste actuelle des fournisseurs de chaque catégorie à support@fillio.so.

Transferts internationaux

Les données personnelles du client sont stockées chez notre hébergeur cloud aux États-Unis, et nos sous-traitants ultérieurs les traitent aux États-Unis.

Lorsque le RGPD s'applique à vous et qu'un transfert de données personnelles du client vers nous ou vers nos sous-traitants ultérieurs nécessite une garantie, les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne dans la décision d'exécution (UE) 2021/914 s'appliquent entre vous et nous et font partie du présent Accord : le module deux lorsque vous êtes responsable du traitement, et le module trois lorsque vous êtes sous-traitant. Dans ces clauses, la clause 7 facultative ne s'applique pas, l'option 2 de la clause 9 s'applique avec l'information préalable décrite ci-dessus, la formulation facultative de la clause 11 ne s'applique pas, et les clauses 17 et 18 désignent le droit et les juridictions de l'Irlande. Les sections du présent Accord fournissent les informations des annexes I, II et III, et l'autorité de contrôle compétente est celle que désigne la clause 13.

Pour les données protégées par le UK GDPR, l'addendum relatif aux transferts internationaux de données (International Data Transfer Addendum) publié par l'Information Commissioner du Royaume-Uni s'applique conjointement avec ces clauses. Pour les données protégées par le droit suisse, les clauses s'appliquent en lisant les références au RGPD comme des références à la loi fédérale suisse sur la protection des données, et l'autorité compétente est le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence.

Lorsque nos sous-traitants ultérieurs transfèrent des données, ils s'appuient sur les clauses contractuelles types ou sur une décision d'adéquation telle que le cadre de protection des données UE-États-Unis (EU-US Data Privacy Framework).

Demandes des personnes concernées

Vous pouvez vous-même retrouver, exporter et supprimer les réponses dans Fillio, ce qui couvre la plupart des demandes des personnes qui remplissent vos formulaires. Si quelqu'un nous interroge directement au sujet de ses données dans votre formulaire, nous l'invitons à vous contacter, et nous ne répondons pas nous-mêmes à la demande, sauf si la loi l'exige. Si vous avez besoin d'une aide supplémentaire pour répondre à une demande, écrivez-nous et nous vous aiderons dans la mesure du raisonnable.

Aide au respect de vos obligations

Compte tenu de la nature du traitement et des informations dont nous disposons, nous vous apportons une aide raisonnable pour vos obligations en matière de sécurité, vos analyses d'impact relatives à la protection des données et vos consultations d'une autorité de contrôle qui concernent le Service.

Violations de données personnelles

Si nous prenons connaissance d'une violation de données personnelles qui touche des données personnelles du client, nous vous en informons dans les meilleurs délais par e-mail à l'adresse de votre compte. Nous décrivons ce qui s'est passé, les données et les personnes probablement concernées, les conséquences probables et les mesures que nous prenons, et nous complétons ces informations à mesure que nous en apprenons davantage. Nous prenons des mesures raisonnables pour contenir la violation et en limiter les effets. Le fait de vous informer d'une violation ne vaut pas reconnaissance de faute de notre part.

Il vous appartient de notifier les autorités de contrôle et les personnes concernées lorsque la loi l'exige, et nous vous aidons avec les informations dont nous disposons.

Suppression

Les données personnelles du client sont supprimées lorsque vous les supprimez : une réponse, un formulaire avec ses réponses, ses fichiers et ses enregistrements, ou l'ensemble de votre compte. Avec le forfait Business, vous pouvez aussi faire en sorte que les réponses se suppriment d'elles-mêmes après un délai déterminé. Les réponses en cours et les statistiques de visites sont supprimées au bout de 91 jours.

Exportez ce que vous souhaitez conserver avant de le supprimer. Après la suppression, nos prestataires peuvent conserver les données dans leurs systèmes pendant une durée limitée avant leur effacement définitif. Nous ne conservons les données plus longtemps que lorsque la loi l'exige.

Informations et audits

Nous vous fournissons les informations dont vous avez raisonnablement besoin pour démontrer le respect du présent Accord, au moyen de cette page, de la liste des sous-traitants ultérieurs et de réponses écrites à vos questions. Notre hébergeur publie les certifications et les rapports d'audit de l'infrastructure sur laquelle fonctionne Fillio.

Si ces informations ne suffisent pas, ou si une autorité de contrôle l'exige, vous pouvez auditer notre respect du présent Accord, au maximum une fois par an, sauf si une autorité de contrôle en exige davantage. Prévenez-nous au moins 30 jours à l'avance, faites appel à un auditeur tenu à la confidentialité et prenez en charge les frais de l'audit. Un audit ne peut pas donner accès aux données d'autres clients.

Responsabilité

Les limitations de responsabilité prévues par les conditions s'appliquent au présent Accord, dans la mesure permise par la loi. Elles ne limitent pas les droits que la loi accorde aux personnes que vos données concernent.

Durée et modifications

Le présent Accord s'applique aussi longtemps que nous traitons des données personnelles du client pour votre compte. Nous pouvons le mettre à jour, par exemple lorsque nos sous-traitants ultérieurs changent. La date indiquée en haut de la page correspond à sa dernière modification. Si une modification est importante, nous en informons les titulaires de compte par e-mail ou dans l'application avant son entrée en vigueur.

Contact

Pour toute question sur le présent Accord ou sur les données personnelles du client : support@fillio.so.