Privatlivspolitik

Hvem denne politik gælder for

• Kontoindehavere: personer, der bygger formularer på Fillio.
• Respondenter: personer, der åbner eller udfylder en formular lavet med Fillio.
• Besøgende: personer, der browser på fillio.so.

Hvis du har udfyldt en formular, er det den person eller organisation, der har lavet den, der bestemmer, hvad den spørger om, og hvad der sker med dine svar. Kontakt dem først om dine svar. Vi ændrer eller sletter ikke et svar uden formularens ejer, medmindre loven kræver det, eller indholdet bryder vores vilkår.

Respondenter, der vil have deres data ændret eller fjernet, kan kontakte formularens ejer eller skrive til os på support@fillio.so.

Hvad vi indsamler

• Kontooplysninger: din e-mailadresse samt dit navn og billede, hvis du tilføjer dem eller logger ind med Google. Du logger ind med Google eller med en engangskode, der sendes til din e-mail.
• Formularer, du laver: deres spørgsmål, indstillinger og design, de billeder, du uploader, og den beskrivelse, du giver AI-formularbyggeren.
• Svar: de svar og filer, folk sender via formularer, hvornår de blev sendt, den side, de kom fra, og eventuelle kampagnetags i linket. Hvis en formular beder respondenter om at bekræfte deres e-mail, den bekræftede adresse. For at modtage en filupload giver vores hostingudbyder respondentens browser et anonymt login, der ikke identificerer respondenten.
• Påbegyndte svar: mens nogen udfylder en formular, gemmer vi, hvilke sider de nåede, så formularens ejer kan se, hvor folk stopper. Det, de har skrevet, gemmes kun, mens formularens ejer har en plan med delvise svar. Disse registreringer slettes efter 91 dage. Respondentens egen browser gemmer også ikke-sendte svar i 24 timer, så de ikke går tabt.
• Brugs- og enhedsdata: viste sider, klik, scrolling, enhedstype, browser og omtrentligt land, indsamlet af vores analyseværktøjer. På formularsider er formularens indhold og det, respondenter skriver, skjult for vores værktøj til sessionsoptagelse. Vi slår en besøgendes land op ud fra deres IP-adresse. Vi gemmer ikke IP-adresser sammen med formularer eller svar. For at begrænse misbrug gemmer vi kun en omdannet (hashet) form af en IP-adresse i kort tid.
• Fejlrapporter: når noget går galt på fillio.so eller i en formular, tekniske detaljer om fejlen, browser- og enhedstype, sidens adresse og, hvis du er logget ind, dit konto-ID. Fejlrapporter indeholder ikke dit navn, din e-mail, din IP-adresse, svar på formularer eller uploadede filer.
• Faktureringsdata: hvis du køber en plan, oplyser Paddle os om din plan, din abonnementsstatus og en kundereference. Paddle opbevarer dine betalingsoplysninger, og vi ser aldrig dit fulde kortnummer.
• Dit sprog og land, så vi kan vise det rigtige sprog og de rigtige priser.
• Beskeder, du sender os via supportsiden, anmeldelsessiden eller på e-mail, herunder anmeldelser af formularer.

Hvordan vi bruger dem

• For at levere Tjenesten: oprette din konto, logge dig ind, hoste dine formularer, indsamle og vise svar og sende de e-mails, Tjenesten har brug for, såsom loginkoder, notifikationer om svar og invitationer. Retsgrundlag: vores aftale med dig.
• For at behandle svar for formularejere, kun efter deres instrukser. Retsgrundlag: ejerens eget retsgrundlag, med os som ejerens databehandler.
• For at holde Fillio sikker: forhindre spam, svindel og misbrug, gennemgå anmeldelser og håndhæve vores vilkår. Retsgrundlag: vores legitime interesse i en sikker tjeneste og vores retlige forpligtelser.
• For at forstå og forbedre Fillio: se, hvilke sider og funktioner der bruges, og finde problemer. Vores analyseværktøjer kører for alle besøgende i alle lande. Retsgrundlag: vores legitime interesse i et velfungerende og brugbart produkt.
• For at finde og rette fejl ved hjælp af fejlrapporterne ovenfor. Retsgrundlag: vores legitime interesse i en velfungerende og pålidelig tjeneste.
• For at fakturere dig via Paddle. Retsgrundlag: vores aftale med dig og retlige forpligtelser, såsom at opbevare skatteregnskaber.
• For at besvare dine beskeder. Retsgrundlag: vores legitime interesse eller vores aftale med dig.

Vi sælger ikke personoplysninger, vi bruger dem ikke til annoncering, og vi bruger ikke formularer eller svar til at træne AI-modeller. Vi træffer ikke afgørelser om nogen, der alene er baseret på automatisk behandling, og som har retsvirkning eller på lignende måde betydeligt påvirker dem.

Hvem der modtager dem

Vi deler kun personoplysninger med de leverandører, der hjælper os med at drive Fillio, hver til sin egen opgave:

• En udbyder af cloudhosting og database: hosting, database, fillagring og login. Vores supportindbakke kører også hos den.
• En udbyder af e-mailafsendelse: afsendelse af vores e-mails, herunder loginkoder og notifikationer om svar, som indeholder svarene i en besvarelse.
• Paddle: betaling, fakturaer og skatter som den officielle sælger (merchant of record).
• Udbydere af AI-modeller: kun når du bruger AI-formularbyggeren. Vi sender det, du skriver, og når du redigerer en formular, dens spørgsmål og valgmuligheder. Vi sender aldrig svar. Vi bruger kun udbydere, der ikke gemmer eller træner på disse data.
• En udbyder af analyse: at forstå, hvordan fillio.so og formularer bruges. Den modtager ikke dit navn, din e-mail eller det, du skriver.
• Et værktøj til sessionsoptagelse: optager interaktioner som klik, scroll og musebevægelser, så vi kan se, hvor sider er svære at bruge. På formularsider ser det ikke formularens indhold eller det, respondenter skriver.
• En udbyder af fejlovervågning: at finde og rette problemer. Fejlrapporter indeholder ikke dit navn, din e-mail eller det, du skriver.
• En tjeneste til lokationsopslag: at finde en besøgendes land ud fra IP-adressen.
• En tjeneste med stockfotos: når du søger efter fotos i editoren, sendes dine søgeord til den.
• Tjenester, der leverer skrifttyper og billeder: nogle skrifttyper i formularer og landeflagene i telefonnummerfelter indlæses fra dem, så de modtager din IP-adresse.
• Websites, hvis indhold en formulars ejer viser i formularen, fx videoer eller dokumenter: indholdet indlæses fra de websites, som modtager din IP-adresse og kan sætte deres egne cookies.

Nogle af disse udbydere er i USA. Vores databehandleraftale nævner de typer udbydere, der behandler svar for formularejere. Du kan bede os om den aktuelle liste over udbydere på support@fillio.so.

En formulars ejer kan forbinde en webhook, sin egen Google Analytics eller en sporingspixel såsom Meta Pixel til sin formular. Så sendes svar eller brugsdata også til disse tjenester under ejerens kontrol og efter ejerens privatlivspolitik.

Vi kan også videregive data, når loven kræver det, for at beskytte menneskers sikkerhed eller vores rettigheder, eller til en køber, hvis vores virksomhed sælges eller fusioneres.

Hvor data opbevares og internationale overførsler

Fillios servere, database og filer kører hos vores udbyder af cloudhosting i USA. Vores andre leverandører kan også behandle data i USA og i andre lande end det, du bor i, herunder uden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde, Storbritannien og Tyrkiet. Hvor loven kræver det, bygger disse overførsler på garantier som Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser eller på en afgørelse om tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, såsom EU-US Data Privacy Framework for leverandører, der er certificeret under den.

Hvor længe vi opbevarer dem

• Kontodata: indtil du sletter din konto.
• Formularer, svar og filer: indtil ejeren sletter dem, formularen eller sin konto. På Business-planen kan en ejer også få svar til at slette sig selv efter en fastsat periode.
• Påbegyndte svar og besøgsstatistik: 91 dage.
• En formulars versionshistorik: 90 dage.
• Login- og bekræftelseskoder: 10 minutter.
• Fejlrapporter: 30 dage.
• Faktureringsregistreringer: så længe skatte- og regnskabslovgivningen kræver det.
• Supportbeskeder og anmeldelser: så længe det er nødvendigt for at behandle dem og føre en fortegnelse.

Når vi har slettet data, kan vores leverandører beholde dem i deres systemer i en begrænset periode, før de er helt slettet.

Sikkerhed

Fillio leveres kun via HTTPS, og vores hostingudbyder krypterer lagrede data. Login- og bekræftelseskoder gemmes kun som hashes og udløber efter 10 minutter. I Fillio kan en formulars svar kun ses af dens ejer og de teammedlemmer, ejeren inviterer. En offentliggjort formular kan åbnes af alle, der har dens link, og en uploadet fil af alle, der har filens link.

Intet system er fuldstændig sikkert, og vi kan ikke garantere, at data aldrig tilgås uden tilladelse. Hvis et brud påvirker dine personoplysninger, underretter vi dig og myndighederne, som loven kræver.

Dine rettigheder

Afhængigt af hvor du bor, for eksempel efter databeskyttelsesforordningen (GDPR) i Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde, den britiske UK GDPR, Tyrkiets lov nr. 6698 om beskyttelse af personoplysninger (KVKK) eller amerikanske delstaters love om privatliv, kan du bede os om at:

• Fortælle dig, hvilke personoplysninger vi har om dig, og give dig en kopi.
• Rette dem.
• Slette dem. Du kan selv slette din konto under Indstillinger.
• Begrænse, hvordan vi bruger dem, eller gøre indsigelse mod en brug, der bygger på vores legitime interesse.
• Give dig dem i et format, der kan overføres. Du kan selv eksportere en formulars svar som en CSV-fil.

Hvis du beder om det via e-mail, sender vi dig gratis en kopi af dine personoplysninger, uanset din plan.

Skriv til support@fillio.so fra din kontos e-mailadresse. Vi svarer inden for den frist, loven fastsætter, normalt en måned. Du kan også klage til databeskyttelsesmyndigheden, hvor du bor. Hvis din anmodning handler om et svar, du har sendt via en formular, så kontakt først formularens ejer, så hjælper vi ejeren med at behandle anmodningen.

Cookies

Vi bruger nogle få cookies til at holde dig logget ind og huske dit sprog og land, og vores værktøjer til analyse og sessionsoptagelse sætter deres egne. Vores cookiepolitik forklarer hver type.

E-mails

Vi sender de e-mails, du har brug for for at bruge Fillio: loginkoder, notifikationer om nye svar (du kan slå dem fra for hver formular), invitationer til arbejdsområder og meddelelser om din konto eller fakturering. Vi sender ikke markedsføringsmails.

Børn

Fillio-konti er for personer på 16 år og derover, og vi opretter ikke bevidst konti for børn. En formularejer, der indsamler svar fra børn, er ansvarlig for at indhente det samtykke, loven kræver. Hvis du mener, at et barn har givet os personoplysninger, så kontakt os, så sletter vi dem.

Ændringer af denne politik

Når vi ændrer denne politik, opdaterer vi datoen øverst. Hvis en ændring er væsentlig, giver vi kontoindehavere besked via e-mail eller i appen.

Kontakt

WaspThemes, Tyrkiet. E-mail: support@fillio.so.