Databehandleraftale

Roller

Ord som "personoplysninger", "behandling", "dataansvarlig", "databehandler", "registreret" og "brud på persondatasikkerheden" har den betydning, som databeskyttelsesforordningen (GDPR) giver dem. "Kundens personoplysninger" betyder de personoplysninger i dine formularer, svar, uploadede filer og påbegyndte svar, som vi behandler for dig.

For kundens personoplysninger er du dataansvarlig, og vi er din databehandler. Hvis du handler for din egen kunde, er du kundens databehandler, og vi er din underdatabehandler. For din konto, faktureringen og brugen af fillio.so er vi dataansvarlige, som vores privatlivspolitik forklarer.

Oplysninger om behandlingen

• Genstand: hosting af dine formularer, indsamling og opbevaring af deres svar og filer samt visning, afsendelse og eksport af dem for dig.
• Varighed: så længe du bruger Tjenesten, indtil dataene slettes som beskrevet nedenfor.
• Karakter og formål: opbevaring, organisering, visning, afsendelse, eksport og sletning af kundens personoplysninger, kun for at levere Tjenesten til dig.
• Registrerede: de personer, der åbner eller udfylder dine formularer, de personer, der nævnes i deres svar, og de teammedlemmer, du inviterer.
• Typer af personoplysninger: det, dine formularer spørger om, såsom navne, e-mailadresser, telefonnumre, svar og uploadede filer; hvornår et svar blev sendt, den side, det kom fra, og kampagnetags; en bekræftet e-mailadresse, hvis din formular beder om en; og de sider, der er nået i en formular, samt ikke-sendte svar, mens din plan omfatter delvise svar.
• Følsomme oplysninger: kun hvis din formular spørger om dem. Du bestemmer, om de skal indsamles, og du er ansvarlig for at have et lovligt grundlag for det.

Dine instrukser

Vi behandler kun kundens personoplysninger efter dine dokumenterede instrukser. Disse vilkår, denne databehandleraftale og de handlinger, du foretager i Tjenesten, såsom at offentliggøre en formular, fastsætte en opbevaringsperiode, forbinde en webhook og eksportere eller slette svar, er dine instrukser. Vi giver dig besked, hvis vi mener, at en instruks strider mod databeskyttelseslovgivningen.

Hvis loven kræver, at vi behandler kundens personoplysninger på en anden måde, giver vi dig besked, før vi gør det, medmindre loven forbyder det.

Dit ansvar

Du er ansvarlig for at have et retsgrundlag for de data, du indsamler, for at fortælle dem, der udfylder dine formularer, hvordan du bruger deres svar, og for at sikre, at dine instrukser overholder loven. Du er også ansvarlig for de tjenester, du forbinder til dine formularer, såsom webhooks eller sporingspixels, og for de data, du sender til dem.

Fortrolighed

Alle, som vi giver lov til at behandle kundens personoplysninger, har pligt til at holde dem fortrolige. Vi tilgår dem kun, når det er nødvendigt for at levere Tjenesten, besvare dine supporthenvendelser, gennemgå en anmeldelse eller opfylde en retlig forpligtelse.

Vi sælger ikke kundens personoplysninger, vi bruger dem ikke til annoncering eller til vores egne formål, og vi bruger dem ikke til at træne AI-modeller.

Sikkerhedsforanstaltninger

Vi beskytter kundens personoplysninger med disse foranstaltninger:

• Fillio leveres kun via HTTPS, og vores hostingudbyder krypterer databasen og de lagrede filer.
• Adgangsregler for databasen og fillageret giver kun en formulars ejer og de teammedlemmer, ejeren inviterer, adgang til at læse formularens svar.
• Formularadgangskoder, links til at overtage formularer og loginkoder opbevares i registreringer, som kun vores servere kan læse. Login- og bekræftelseskoder gemmes kun som hashes og udløber efter 10 minutter.
• Mappen med en formulars uploadede filer kan ikke vises som liste, så kendskab til en formular afslører aldrig de filer, der er sendt til den. En enkelt fil kan åbnes af alle, der har dens link.
• Filuploads accepterer kun bestemte filtyper op til den størrelse, som formularejerens plan tillader.
• Hastighedsbegrænsninger og spamkontrol beskytter formularer og login mod misbrug.
• Vores analyseværktøjer ser ikke formularers indhold eller det, respondenter skriver.

Vi kan ændre disse foranstaltninger over tid, men aldrig på en måde, der sænker den samlede beskyttelse af kundens personoplysninger.

Underdatabehandlere

Du giver os tilladelse til at bruge de underdatabehandlere, der er oplistet nedenfor. Hver af dem er bundet af databeskyttelsesvilkår, der beskytter kundens personoplysninger mindst lige så godt, som denne databehandleraftale kræver, og vi forbliver ansvarlige over for dig for dem, som loven kræver.

Før vi tilføjer en ny kategori af underdatabehandlere eller flytter kundens personoplysninger til en ny region, opdaterer vi listen nedenfor og giver kontoindehavere besked via e-mail eller i appen, så du har tid til at gøre indsigelse. Hvis du gør indsigelse af rimelige databeskyttelsesmæssige grunde, og vi ikke kan løse din bekymring, kan du bringe aftalen til ophør ved at slette din konto, og vi tilbagebetaler den ubrugte del af ethvert gebyr, du har betalt forud.

Nuværende underdatabehandlere

• Udbyder af cloudhosting og database: hosting, database, fillagring og login. Alle kundens personoplysninger. USA.
• Udbyder af e-mailafsendelse: notifikationer om svar og e-mailbekræftelseskoder, med svarene i en besvarelse og e-mailadresser. USA.
• Værktøj til sessionsoptagelse: interaktionsdata som klik og scroll på formularsider, hvor formularens indhold og det, respondenter skriver, er skjult. USA.
• Udbyder af analyse: brugsdata på formularsider, fx viste sider, enhedstype og omtrentligt land. USA.
• Tjeneste til lokationsopslag: at finde en respondents land ud fra IP-adressen, til telefonnummerfeltet. USA.
• Udbydere af AI-modeller: kun når du bruger AI-formularbyggeren, med din beskrivelse og en formulars spørgsmål og valgmuligheder, aldrig svar. De gemmer ikke og træner ikke på disse data. USA.

Paddle er ikke underdatabehandler. Paddle håndterer dine betalinger som den officielle sælger (merchant of record) og modtager ingen svar. Tjenester, som du forbinder til en formular, og indhold fra andre websites, som du viser i en formular, er dit eget valg og ikke vores underdatabehandlere. Du kan bede os om den aktuelle liste over udbydere i hver kategori på support@fillio.so.

Internationale overførsler

Kundens personoplysninger opbevares hos vores udbyder af cloudhosting i USA, og vores underdatabehandlere behandler dem i USA.

Hvor databeskyttelsesforordningen (GDPR) gælder for dig, og en overførsel af kundens personoplysninger til os eller til vores underdatabehandlere kræver en garanti, gælder de standardkontraktbestemmelser, som Europa-Kommissionen har vedtaget ved Kommissionens gennemførelsesafgørelse (EU) 2021/914, mellem dig og os og udgør en del af denne databehandleraftale: modul to, når du er dataansvarlig, og modul tre, når du er databehandler. I disse bestemmelser gælder den valgfrie klausul 7 ikke, klausul 9, mulighed 2, gælder med den meddelelse, der er beskrevet ovenfor, den valgfrie formulering i klausul 11 gælder ikke, og klausul 17 og 18 vælger Irlands lovgivning og domstole. Afsnittene i denne databehandleraftale giver oplysningerne i bilag I, II og III, og den kompetente tilsynsmyndighed er den, der er fastsat i klausul 13.

For data, der er beskyttet af den britiske UK GDPR, gælder det tillæg om internationale dataoverførsler, som den britiske informationskommissær har udstedt, sammen med disse bestemmelser. For data, der er beskyttet af schweizisk ret, gælder bestemmelserne med henvisninger til databeskyttelsesforordningen forstået som henvisninger til den schweiziske forbundslov om databeskyttelse, og den schweiziske føderale databeskyttelses- og informationskommissær er den kompetente myndighed.

Når vores underdatabehandlere overfører data, bygger de på standardkontraktbestemmelserne eller på en afgørelse om tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, såsom EU-US Data Privacy Framework.

Anmodninger fra registrerede

Du kan selv finde, eksportere og slette svar i Fillio, hvilket dækker de fleste anmodninger fra dem, der udfylder dine formularer. Hvis nogen spørger os direkte om deres data i din formular, beder vi dem kontakte dig, og vi besvarer ikke selv anmodningen, medmindre loven kræver det. Hvis du har brug for mere hjælp til at besvare en anmodning, så skriv til os, så hjælper vi, så vidt det er rimeligt muligt.

Hjælp med dine forpligtelser

Under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, vi har, giver vi dig rimelig hjælp med dine sikkerhedsforpligtelser, konsekvensanalyser vedrørende databeskyttelse og høringer af en tilsynsmyndighed, der vedrører Tjenesten.

Brud på persondatasikkerheden

Hvis vi bliver opmærksomme på et brud på persondatasikkerheden, der påvirker kundens personoplysninger, underretter vi dig uden unødig forsinkelse via e-mail til din kontos adresse. Vi beskriver, hvad der er sket, hvilke data og personer der sandsynligvis er berørt, de sandsynlige konsekvenser og de skridt, vi tager, og vi tilføjer oplysninger, efterhånden som vi får mere at vide. Vi tager rimelige skridt til at inddæmme bruddet og begrænse dets virkninger. At vi underretter dig om et brud, betyder ikke, at vi indrømmer skyld.

Du er ansvarlig for at underrette tilsynsmyndigheder og de berørte personer, hvor loven kræver det, og vi hjælper dig med de oplysninger, vi har.

Sletning

Kundens personoplysninger slettes, når du sletter dem: et enkelt svar, en formular med dens svar, filer og registreringer, eller hele din konto. På Business-planen kan du også få svar til at slette sig selv efter en fastsat periode. Påbegyndte svar og besøgsstatistik slettes efter 91 dage.

Eksportér det, du vil beholde, før du sletter det. Efter sletning kan vores leverandører beholde dataene i deres systemer i en begrænset periode, før de er helt slettet. Vi opbevarer kun data længere, hvor loven kræver det.

Oplysninger og revision

Vi giver dig de oplysninger, du med rimelighed har brug for til at påvise, at denne databehandleraftale overholdes, via denne side, listen over underdatabehandlere og skriftlige svar på dine spørgsmål. Vores hostingudbyder offentliggør certificeringer og revisionsrapporter for den infrastruktur, Fillio kører på.

Hvis disse oplysninger ikke er tilstrækkelige, eller en tilsynsmyndighed kræver det, kan du foretage revision af vores overholdelse af denne databehandleraftale, højst en gang om året, medmindre en tilsynsmyndighed kræver mere. Giv os mindst 30 dages varsel, brug en revisor, der er bundet af tavshedspligt, og betal omkostningerne ved revisionen. En revision kan ikke give adgang til andre kunders data.

Ansvar

Ansvarsbegrænsningerne i vilkårene gælder for denne databehandleraftale, i det omfang loven tillader det. De begrænser ikke de rettigheder, som loven giver de personer, dine data handler om.

Varighed og ændringer

Denne databehandleraftale gælder, så længe vi behandler kundens personoplysninger for dig. Vi kan opdatere den, for eksempel når vores underdatabehandlere ændres. Datoen øverst viser, hvornår den sidst blev ændret. Hvis en ændring er væsentlig, giver vi kontoindehavere besked via e-mail eller i appen, før den træder i kraft.

Kontakt

Spørgsmål om denne databehandleraftale eller om kundens personoplysninger: support@fillio.so.