ডেটা প্রক্রিয়াকরণ চুক্তি

ভূমিকা

"ব্যক্তিগত ডেটা", "প্রক্রিয়াকরণ", "নিয়ন্ত্রক", "প্রক্রিয়াকারী", "ডেটা সাবজেক্ট" এবং "ব্যক্তিগত ডেটা লঙ্ঘন" এর মতো শব্দের অর্থ GDPR যে অর্থ দেয় তা-ই। "গ্রাহকের ব্যক্তিগত ডেটা" মানে আপনার ফর্ম, রেসপন্স, আপলোড করা ফাইল এবং চলমান উত্তরে থাকা সেই ব্যক্তিগত ডেটা, যা আমরা আপনার হয়ে প্রক্রিয়া করি।

গ্রাহকের ব্যক্তিগত ডেটার ক্ষেত্রে আপনি নিয়ন্ত্রক এবং আমরা আপনার প্রক্রিয়াকারী। আপনি নিজের কোনো ক্লায়েন্টের হয়ে কাজ করলে, আপনি তাঁর প্রক্রিয়াকারী এবং আমরা আপনার সাব-প্রক্রিয়াকারী। আপনার অ্যাকাউন্ট, বিলিং এবং fillio.so-র ব্যবহারের ক্ষেত্রে আমরা নিয়ন্ত্রক, যেমনটি আমাদের গোপনীয়তা নীতি ব্যাখ্যা করে।

প্রক্রিয়াকরণের বিবরণ

• বিষয়বস্তু: আপনার ফর্ম হোস্ট করা, সেগুলোর রেসপন্স ও ফাইল সংগ্রহ ও সংরক্ষণ করা, এবং আপনার জন্য সেগুলো দেখানো, পাঠানো ও এক্সপোর্ট করা।
• মেয়াদ: আপনি যতদিন পরিষেবা ব্যবহার করেন, নিচে বর্ণিত উপায়ে ডেটা মুছে ফেলা না হওয়া পর্যন্ত।
• প্রকৃতি ও উদ্দেশ্য: গ্রাহকের ব্যক্তিগত ডেটা সংরক্ষণ, বিন্যাস, প্রদর্শন, প্রেরণ, এক্সপোর্ট ও মুছে ফেলা, কেবল আপনাকে পরিষেবা দেওয়ার জন্য।
• ডেটা সাবজেক্ট: যাঁরা আপনার ফর্ম খোলেন বা পূরণ করেন, যাঁদের নাম তাঁদের উত্তরে আছে, এবং আপনি যে টিমমেটদের আমন্ত্রণ জানান।
• ব্যক্তিগত ডেটার ধরন: আপনার ফর্ম যা কিছু চায়, যেমন নাম, ইমেইল ঠিকানা, ফোন নম্বর, উত্তর এবং আপলোড করা ফাইল; কোনো রেসপন্স কখন পাঠানো হয়েছে, কোন পেজ থেকে এসেছে এবং ক্যাম্পেইন ট্যাগ; আপনার ফর্ম চাইলে নিশ্চিত করা ইমেইল ঠিকানা; এবং ফর্মে যে পেজগুলোতে পৌঁছানো হয়েছে, আর আপনার প্ল্যানে অসম্পূর্ণ রেসপন্স থাকা পর্যন্ত, না পাঠানো উত্তর।
• সংবেদনশীল ডেটা: কেবল আপনার ফর্ম তা চাইলে। এটি সংগ্রহ করবেন কি না তা আপনি ঠিক করেন, এবং এর জন্য আইনসম্মত ভিত্তি থাকার দায় আপনার।

আপনার নির্দেশ

আমরা গ্রাহকের ব্যক্তিগত ডেটা কেবল আপনার নথিভুক্ত নির্দেশে প্রক্রিয়া করি। এই শর্তাবলি, এই চুক্তি এবং পরিষেবায় আপনার নেওয়া পদক্ষেপ, যেমন ফর্ম প্রকাশ করা, সংরক্ষণের মেয়াদ নির্ধারণ করা, ওয়েবহুক যুক্ত করা, রেসপন্স এক্সপোর্ট বা মুছে ফেলা, আপনার নির্দেশ। কোনো নির্দেশ ডেটা সুরক্ষা আইন ভাঙে বলে আমাদের মনে হলে আমরা আপনাকে জানাই।

আইন যদি আমাদের অন্যভাবে গ্রাহকের ব্যক্তিগত ডেটা প্রক্রিয়া করতে বাধ্য করে, তাহলে তা করার আগে আমরা আপনাকে জানাই, যদি না আইন তা নিষেধ করে।

আপনার দায়িত্ব

আপনি যে ডেটা সংগ্রহ করেন তার আইনি ভিত্তি থাকা, যাঁরা আপনার ফর্ম পূরণ করেন তাঁদের উত্তর আপনি কীভাবে ব্যবহার করেন তা তাঁদের জানানো, এবং আপনার নির্দেশ আইন মেনে চলে কি না তা নিশ্চিত করার দায় আপনার। আপনার ফর্মে যুক্ত করা পরিষেবা, যেমন ওয়েবহুক বা ট্র্যাকিং পিক্সেল, এবং সেগুলোতে পাঠানো ডেটার দায়ও আপনার।

গোপনীয়তা রক্ষা

গ্রাহকের ব্যক্তিগত ডেটা প্রক্রিয়া করার অনুমতি আমরা যাঁদের দিই, তাঁরা সবাই তা গোপন রাখতে বাধ্য। আমরা কেবল পরিষেবা দিতে, আপনার সাপোর্ট অনুরোধের উত্তর দিতে, কোনো রিপোর্ট পর্যালোচনা করতে বা কোনো আইনি বাধ্যবাধকতা পূরণ করতে প্রয়োজন হলে এতে অ্যাক্সেস করি।

আমরা গ্রাহকের ব্যক্তিগত ডেটা বিক্রি করি না, বিজ্ঞাপন বা নিজেদের উদ্দেশ্যে ব্যবহার করি না, এবং তা দিয়ে AI মডেল প্রশিক্ষণ দিই না।

নিরাপত্তা ব্যবস্থা

আমরা এই ব্যবস্থাগুলো দিয়ে গ্রাহকের ব্যক্তিগত ডেটা সুরক্ষিত রাখি:

• Fillio কেবল HTTPS-এর মাধ্যমে পরিবেশন করা হয়, এবং আমাদের হোস্টিং প্রোভাইডার ডেটাবেস ও সংরক্ষিত ফাইল এনক্রিপ্ট করে।
• ডেটাবেস ও ফাইল সংরক্ষণের অ্যাক্সেস নিয়ম কেবল ফর্মের মালিক এবং তাঁর আমন্ত্রিত টিমমেটদের সেটির রেসপন্স পড়তে দেয়।
• ফর্মের পাসওয়ার্ড, মালিকানা দাবির লিংক এবং সাইন ইন কোড এমন রেকর্ডে রাখা হয় যা কেবল আমাদের সার্ভার পড়তে পারে। সাইন ইন ও যাচাইকরণ কোড কেবল হ্যাশ হিসেবে সংরক্ষিত থাকে এবং 10 মিনিট পরে মেয়াদ শেষ হয়।
• কোনো ফর্মে আপলোড করা ফাইলের ফোল্ডারের তালিকা বের করা যায় না, তাই কোনো ফর্ম জানলেও তাতে পাঠানো ফাইলগুলো কখনও প্রকাশ পায় না। একটি একক ফাইল যে কেউ খুলতে পারে যার কাছে তার লিংক আছে।
• ফাইল আপলোডে কেবল নির্দিষ্ট ধরনের ফাইল গ্রহণ করা হয়, ফর্মের মালিকের প্ল্যান যত আকার অনুমোদন করে তত পর্যন্ত।
• রেট লিমিট ও স্প্যাম যাচাই ফর্ম ও সাইন ইনকে অপব্যবহার থেকে রক্ষা করে।
• আমাদের অ্যানালিটিক্স ফর্মের কনটেন্ট বা উত্তরদাতারা যা লেখেন তা দেখে না।

আমরা সময়ের সঙ্গে এই ব্যবস্থাগুলো পরিবর্তন করতে পারি, তবে কখনও এমনভাবে নয় যাতে গ্রাহকের ব্যক্তিগত ডেটার সামগ্রিক সুরক্ষা কমে যায়।

সাব-প্রক্রিয়াকারী

নিচে তালিকাভুক্ত সাব-প্রক্রিয়াকারীদের ব্যবহার করার অনুমতি আপনি আমাদের দেন। প্রত্যেকে এমন ডেটা সুরক্ষা শর্তে আবদ্ধ, যা গ্রাহকের ব্যক্তিগত ডেটাকে অন্তত এই চুক্তির দাবি অনুযায়ী সুরক্ষা দেয়, এবং আইন অনুযায়ী তাদের জন্য আমরা আপনার কাছে দায়বদ্ধ থাকি।

সাব-প্রক্রিয়াকারীর কোনো নতুন শ্রেণি যোগ করার বা গ্রাহকের ব্যক্তিগত ডেটা কোনো নতুন অঞ্চলে সরানোর আগে আমরা নিচের তালিকা হালনাগাদ করি এবং অ্যাকাউন্টধারীদের ইমেইলে বা অ্যাপে জানাই, যাতে আপনি আপত্তি জানানোর সময় পান। ডেটা সুরক্ষার যুক্তিসংগত কারণে আপনি আপত্তি জানালে এবং আমরা আপনার উদ্বেগ দূর করতে না পারলে, আপনি আপনার অ্যাকাউন্ট মুছে চুক্তি শেষ করতে পারেন, এবং অগ্রিম পরিশোধ করা যেকোনো ফির অব্যবহৃত অংশ আমরা ফেরত দিই।

বর্তমান সাব-প্রক্রিয়াকারী

• ক্লাউড হোস্টিং ও ডেটাবেস প্রোভাইডার: হোস্টিং, ডেটাবেস, ফাইল সংরক্ষণ ও সাইন ইন। গ্রাহকের সব ব্যক্তিগত ডেটা। মার্কিন যুক্তরাষ্ট্র।
• ইমেইল পাঠানোর প্রোভাইডার: রেসপন্সের নোটিফিকেশন ইমেইল ও ইমেইল যাচাইয়ের কোড, কোনো রেসপন্সের উত্তর ও ইমেইল ঠিকানাসহ। মার্কিন যুক্তরাষ্ট্র।
• সেশন রেকর্ডিং টুল: ফর্মের পেজে ক্লিক ও স্ক্রলের মতো ইন্টারঅ্যাকশনের ডেটা, যেখানে ফর্মের কনটেন্ট ও উত্তরদাতারা যা লেখেন তা লুকানো থাকে। মার্কিন যুক্তরাষ্ট্র।
• অ্যানালিটিক্স প্রোভাইডার: ফর্মের পেজে ব্যবহারের ডেটা, যেমন দেখা পেজ, ডিভাইসের ধরন ও আনুমানিক দেশ। মার্কিন যুক্তরাষ্ট্র।
• লোকেশন খোঁজার সেবা: ফোন নম্বর ফিল্ডের জন্য উত্তরদাতার IP ঠিকানা থেকে তাঁর দেশ বের করা। মার্কিন যুক্তরাষ্ট্র।
• AI মডেল প্রোভাইডার: কেবল আপনি AI ফর্ম বিল্ডার ব্যবহার করলে, আপনার বর্ণনা এবং ফর্মের প্রশ্ন ও বিকল্পসহ, কখনও রেসপন্স নয়। এরা এই ডেটা সংরক্ষণ করে না বা তা দিয়ে প্রশিক্ষণ দেয় না। মার্কিন যুক্তরাষ্ট্র।

Paddle সাব-প্রক্রিয়াকারী নয়। এটি মার্চেন্ট অব রেকর্ড হিসেবে আপনার পেমেন্ট সামলায় এবং কোনো রেসপন্স পায় না। আপনি কোনো ফর্মে যে পরিষেবা যুক্ত করেন, এবং ফর্মের ভেতরে অন্য সাইটের যে কনটেন্ট দেখান, সেগুলো আপনার নিজের পছন্দ এবং আমাদের সাব-প্রক্রিয়াকারী নয়। প্রতিটি শ্রেণির প্রোভাইডারদের বর্তমান তালিকা আপনি support@fillio.so-তে লিখে আমাদের কাছে চাইতে পারেন।

আন্তর্জাতিক স্থানান্তর

গ্রাহকের ব্যক্তিগত ডেটা মার্কিন যুক্তরাষ্ট্রে আমাদের ক্লাউড হোস্টিং প্রোভাইডারের কাছে সংরক্ষিত থাকে, এবং আমাদের সাব-প্রক্রিয়াকারীরা তা মার্কিন যুক্তরাষ্ট্রে প্রক্রিয়া করে।

আপনার ওপর GDPR প্রযোজ্য হলে এবং আমাদের বা আমাদের সাব-প্রক্রিয়াকারীদের কাছে গ্রাহকের ব্যক্তিগত ডেটা স্থানান্তরের জন্য কোনো সুরক্ষাব্যবস্থা প্রয়োজন হলে, ইউরোপীয় কমিশন সিদ্ধান্ত (EU) 2021/914-এ যে মানক চুক্তিভিত্তিক ধারা গ্রহণ করেছে, তা আপনার ও আমাদের মধ্যে প্রযোজ্য হয় এবং এই চুক্তির অংশ: আপনি নিয়ন্ত্রক হলে মডিউল দুই, এবং আপনি প্রক্রিয়াকারী হলে মডিউল তিন। ওই ধারাগুলোতে ঐচ্ছিক ধারা 7 প্রযোজ্য নয়, ধারা 9-এর বিকল্প 2 ওপরে বর্ণিত নোটিশসহ প্রযোজ্য, ধারা 11-এর ঐচ্ছিক ভাষা প্রযোজ্য নয়, এবং ধারা 17 ও 18 আয়ারল্যান্ডের আইন ও আদালত নির্বাচন করে। এই চুক্তির অংশগুলো সংযুক্তি I, II ও III-এর তথ্য দেয়, এবং উপযুক্ত তত্ত্বাবধায়ক কর্তৃপক্ষ হলো ধারা 13 যাকে নির্ধারণ করে।

UK GDPR দ্বারা সুরক্ষিত ডেটার ক্ষেত্রে, যুক্তরাজ্যের তথ্য কমিশনারের জারি করা আন্তর্জাতিক ডেটা স্থানান্তর পরিশিষ্ট ওই ধারাগুলোর সঙ্গে প্রযোজ্য হয়। সুইস আইন দ্বারা সুরক্ষিত ডেটার ক্ষেত্রে, ধারাগুলো এমনভাবে প্রযোজ্য হয় যে GDPR-এর উল্লেখগুলোকে সুইস ফেডারেল ডেটা সুরক্ষা আইনের উল্লেখ হিসেবে পড়া হয়, এবং সুইস ফেডারেল ডেটা সুরক্ষা ও তথ্য কমিশনার উপযুক্ত কর্তৃপক্ষ।

আমাদের সাব-প্রক্রিয়াকারীরা ডেটা স্থানান্তর করলে তারা মানক চুক্তিভিত্তিক ধারা বা কোনো পর্যাপ্ততার সিদ্ধান্তের ওপর নির্ভর করে, যেমন EU-US ডেটা প্রাইভেসি ফ্রেমওয়ার্ক।

ডেটা সাবজেক্টদের অনুরোধ

আপনি নিজেই Fillio-তে রেসপন্স খুঁজতে, এক্সপোর্ট করতে ও মুছতে পারেন, যা আপনার ফর্ম পূরণকারীদের বেশিরভাগ অনুরোধ মেটায়। কেউ আপনার ফর্মে থাকা নিজের ডেটা নিয়ে সরাসরি আমাদের জিজ্ঞেস করলে আমরা তাঁকে আপনার সঙ্গে যোগাযোগ করতে বলি, এবং আইন না চাইলে আমরা নিজেরা অনুরোধের উত্তর দিই না। কোনো অনুরোধের উত্তর দিতে আপনার আরও সাহায্য দরকার হলে আমাদের লিখুন, যুক্তিসংগতভাবে যতটা পারি আমরা সাহায্য করব।

আপনার বাধ্যবাধকতায় সাহায্য

প্রক্রিয়াকরণের প্রকৃতি এবং আমাদের কাছে থাকা তথ্য বিবেচনা করে, পরিষেবা সংক্রান্ত আপনার নিরাপত্তা বাধ্যবাধকতা, ডেটা সুরক্ষা প্রভাব মূল্যায়ন এবং তত্ত্বাবধায়ক কর্তৃপক্ষের সঙ্গে পরামর্শে আমরা আপনাকে যুক্তিসংগত সাহায্য করি।

ব্যক্তিগত ডেটা লঙ্ঘন

গ্রাহকের ব্যক্তিগত ডেটাকে প্রভাবিত করে এমন কোনো ব্যক্তিগত ডেটা লঙ্ঘনের কথা জানতে পারলে আমরা অযথা বিলম্ব ছাড়াই আপনার অ্যাকাউন্টের ঠিকানায় ইমেইল করে আপনাকে জানাই। কী ঘটেছে, কোন ডেটা ও কারা সম্ভবত প্রভাবিত হয়েছেন, সম্ভাব্য পরিণাম কী এবং আমরা কী পদক্ষেপ নিচ্ছি, তা আমরা বর্ণনা করি, এবং আরও জানার সঙ্গে সঙ্গে বিস্তারিত যোগ করি। লঙ্ঘন নিয়ন্ত্রণ ও এর প্রভাব সীমিত করতে আমরা যুক্তিসংগত পদক্ষেপ নিই। লঙ্ঘনের কথা আপনাকে জানানোর অর্থ এই নয় যে আমরা দোষ স্বীকার করছি।

আইন যেখানে প্রয়োজন মনে করে, সেখানে তত্ত্বাবধায়ক কর্তৃপক্ষ ও প্রভাবিত মানুষদের জানানোর দায় আপনার, এবং আমাদের কাছে থাকা তথ্য দিয়ে আমরা আপনাকে সাহায্য করি।

মুছে ফেলা

আপনি মুছে দিলে গ্রাহকের ব্যক্তিগত ডেটা মুছে যায়: একটি একক রেসপন্স, রেসপন্স, ফাইল ও রেকর্ডসহ একটি ফর্ম, অথবা আপনার পুরো অ্যাকাউন্ট। Business প্ল্যানে আপনি নির্দিষ্ট সময় পরে রেসপন্স নিজে থেকে মুছে যাওয়ার ব্যবস্থাও করতে পারেন। চলমান উত্তর ও ভিজিটের পরিসংখ্যান 91 দিন পরে মুছে ফেলা হয়।

যা রাখতে চান, মুছে ফেলার আগে তা এক্সপোর্ট করুন। মুছে ফেলার পরে আমাদের প্রোভাইডাররা সম্পূর্ণ মুছে ফেলার আগে সীমিত সময়ের জন্য ডেটা নিজেদের সিস্টেমে রাখতে পারে। কেবল আইন যেখানে প্রয়োজন মনে করে, সেখানেই আমরা ডেটা বেশিদিন রাখি।

তথ্য ও অডিট

এই চুক্তি মেনে চলা হচ্ছে তা দেখাতে আপনার যুক্তিসংগতভাবে যে তথ্য দরকার, তা আমরা এই পেজ, সাব-প্রক্রিয়াকারীর তালিকা এবং আপনার প্রশ্নের লিখিত উত্তরের মাধ্যমে দিই। Fillio যে অবকাঠামোতে চলে, তার সার্টিফিকেশন ও অডিট রিপোর্ট আমাদের হোস্টিং প্রোভাইডার প্রকাশ করে।

ওই তথ্য যথেষ্ট না হলে, অথবা কোনো তত্ত্বাবধায়ক কর্তৃপক্ষ তা চাইলে, আপনি এই চুক্তি আমরা মেনে চলছি কি না তা অডিট করতে পারেন, বছরে সর্বোচ্চ একবার, যদি না কোনো তত্ত্বাবধায়ক কর্তৃপক্ষ এর বেশি চায়। আমাদের অন্তত 30 দিন আগে নোটিশ দিন, গোপনীয়তায় আবদ্ধ একজন অডিটর ব্যবহার করুন, এবং অডিটের খরচ বহন করুন। অডিট অন্য গ্রাহকদের ডেটায় অ্যাক্সেস দিতে পারে না।

দায়

আইন যতটা অনুমতি দেয়, শর্তাবলিতে থাকা দায়ের সীমা এই চুক্তিতে প্রযোজ্য। আপনার ডেটা যাঁদের সম্পর্কে, আইন তাঁদের যে অধিকার দেয়, এগুলো তা সীমিত করে না।

মেয়াদ ও পরিবর্তন

যতদিন আমরা আপনার হয়ে গ্রাহকের ব্যক্তিগত ডেটা প্রক্রিয়া করি, ততদিন এই চুক্তি প্রযোজ্য থাকে। আমরা এটি হালনাগাদ করতে পারি, যেমন আমাদের সাব-প্রক্রিয়াকারী বদলালে। ওপরের তারিখটি দেখায় এটি শেষবার কবে পরিবর্তিত হয়েছে। কোনো পরিবর্তন গুরুত্বপূর্ণ হলে, তা কার্যকর হওয়ার আগে আমরা অ্যাকাউন্টধারীদের ইমেইলে বা অ্যাপে জানাই।

যোগাযোগ

এই চুক্তি বা গ্রাহকের ব্যক্তিগত ডেটা নিয়ে প্রশ্ন: support@fillio.so.