Угода про обробку даних

Ролі

Такі терміни, як «персональні дані», «обробка», «контролер», «розпорядник», «суб’єкт даних» і «порушення безпеки персональних даних», мають значення, яке їм надає GDPR. «Персональні дані клієнта» означають персональні дані у ваших формах, відповідях, завантажених файлах і незавершених відповідях, які ми обробляємо для вас.

Щодо персональних даних клієнта ви є контролером, а ми вашим розпорядником. Якщо ви дієте від імені свого клієнта, ви є його розпорядником, а ми вашим суброзпорядником. Щодо вашого облікового запису, оплати й користування fillio.so контролером є ми, як пояснює наша Політика конфіденційності.

Відомості про обробку

• Предмет: розміщення ваших форм, збирання й зберігання їхніх відповідей і файлів, а також їх показ, надсилання й експорт для вас.
• Строк: увесь час, поки ви користуєтеся Сервісом, до видалення даних, як описано нижче.
• Характер і мета: зберігання, упорядкування, показ, надсилання, експорт і видалення персональних даних клієнта лише для того, щоб надавати вам Сервіс.
• Суб’єкти даних: люди, які відкривають або заповнюють ваші форми, люди, згадані в їхніх відповідях, і запрошені вами учасники команди.
• Категорії персональних даних: усе, що запитують ваші форми, наприклад імена, адреси електронної пошти, номери телефонів, відповіді й завантажені файли. Час надсилання відповіді, сторінка, з якої вона прийшла, і мітки кампаній. Підтверджена адреса електронної пошти, якщо ваша форма її запитує. Сторінки форми, до яких дійшла людина, і, поки ваш тариф включає неповні відповіді, ненадіслані відповіді.
• Чутливі дані: лише якщо ваша форма їх запитує. Ви вирішуєте, чи збирати їх, і відповідаєте за наявність законної підстави для цього.

Ваші вказівки

Ми обробляємо персональні дані клієнта лише за вашими задокументованими вказівками. Ці умови, ця Угода й дії, які ви виконуєте в Сервісі, наприклад публікація форми, встановлення строку зберігання, підключення вебхука, експорт або видалення відповідей, є вашими вказівками. Якщо ми вважаємо, що вказівка порушує законодавство про захист даних, ми повідомляємо вас про це.

Якщо закон вимагає від нас обробляти персональні дані клієнта інакше, ми повідомляємо вас про це заздалегідь, якщо закон цього не забороняє.

Ваші обов’язки

Ви відповідаєте за наявність правової підстави для даних, які збираєте, за інформування людей, що заповнюють ваші форми, про те, як ви використовуєте їхні відповіді, і за те, щоб ваші вказівки відповідали закону. Ви також відповідаєте за сервіси, які підключаєте до своїх форм, наприклад вебхуки чи пікселі відстеження, і за дані, які ви їм надсилаєте.

Конфіденційність

Усі, кому ми дозволяємо обробляти персональні дані клієнта, зобов’язані зберігати їх конфіденційність. Ми отримуємо до них доступ лише тоді, коли це потрібно, щоб надавати Сервіс, відповідати на ваші запити до підтримки, розглядати скаргу або виконувати обов’язок за законом.

Ми не продаємо персональні дані клієнта, не використовуємо їх для реклами чи у власних цілях і не використовуємо їх для навчання AI-моделей.

Заходи безпеки

Ми захищаємо персональні дані клієнта такими заходами:

• Fillio працює лише через HTTPS, а наш хостинг-провайдер шифрує базу даних і збережені файли.
• Правила доступу до бази даних і сховища файлів дозволяють читати відповіді на форму лише її власнику й запрошеним ним учасникам команди.
• Паролі форм, посилання для отримання прав на форму й коди для входу зберігаються в записах, які можуть читати лише наші сервери. Коди для входу й підтвердження зберігаються лише у вигляді гешів і спливають через 10 хвилин.
• Вміст теки з файлами, завантаженими у форму, не можна переглянути списком, тому знання форми ніколи не розкриває надісланих до неї файлів. Окремий файл може відкрити будь-хто, у кого є його посилання.
• Завантаження файлів приймає лише певні типи файлів і лише до розміру, який дозволяє тариф власника форми.
• Обмеження частоти запитів і перевірки на спам захищають форми й вхід від зловживань.
• Наша аналітика не бачить вмісту форм і того, що вводять респонденти.

Ми можемо з часом змінювати ці заходи, але ніколи так, щоб це знижувало загальний рівень захисту персональних даних клієнта.

Суброзпорядники

Ви дозволяєте нам залучати суброзпорядників, перелічених нижче. Кожен із них пов’язаний умовами щодо захисту даних, які захищають персональні дані клієнта не гірше, ніж вимагає ця Угода, і ми й надалі відповідаємо перед вами за них, як того вимагає закон.

Перш ніж додати нову категорію суброзпорядників або перенести персональні дані клієнта в новий регіон, ми оновлюємо перелік нижче й повідомляємо власників облікових записів електронною поштою або в застосунку, щоб у вас був час заперечити. Якщо ви заперечуєте з обґрунтованих причин, пов’язаних із захистом даних, і ми не можемо усунути ваші побоювання, ви можете розірвати угоду, видаливши свій обліковий запис, і ми повернемо невикористану частину будь-якої сплаченої наперед суми.

Поточні суброзпорядники

• Постачальник хмарного хостингу й бази даних: хостинг, база даних, зберігання файлів і вхід в обліковий запис. Усі персональні дані клієнта. США.
• Постачальник розсилання електронної пошти: листи зі сповіщеннями про відповіді й коди підтвердження адреси електронної пошти, з відповідями з форми й адресами електронної пошти. США.
• Інструмент запису сесій: дані про дії, як-от кліки й прокручування на сторінках форм, при цьому вміст форми й те, що вводять респонденти, приховано. США.
• Постачальник аналітики: дані про використання сторінок форм, наприклад переглянуті сторінки, тип пристрою й приблизна країна. США.
• Сервіс визначення місцезнаходження: визначає країну респондента за його IP-адресою для поля номера телефону. США.
• Постачальники AI-моделей: лише коли ви користуєтеся AI-конструктором форм, з вашим описом і запитаннями та варіантами відповідей форми, ніколи з відповідями. Вони не зберігають ці дані й не навчають на них моделі. США.

Paddle не є суброзпорядником. Він проводить ваші платежі як продавець (merchant of record) і не отримує відповідей. Сервіси, які ви підключаєте до форми, і вміст з інших сайтів, який ви показуєте всередині форми, є вашим власним вибором і не є нашими суброзпорядниками. Актуальний перелік постачальників у кожній категорії можна запросити за адресою support@fillio.so.

Міжнародне передавання даних

Персональні дані клієнта зберігаються в нашого постачальника хмарного хостингу в США, і наші суброзпорядники обробляють їх у США.

Якщо до вас застосовується GDPR і передавання персональних даних клієнта нам або нашим суброзпорядникам потребує гарантій захисту, між вами й нами застосовуються стандартні договірні положення, затверджені Європейською комісією рішенням Decision (EU) 2021/914, які стають частиною цієї Угоди: Модуль два, якщо ви контролер, і Модуль три, якщо ви розпорядник. У цих положеннях необов’язковий пункт 7 не застосовується, варіант 2 пункту 9 застосовується з повідомленням, описаним вище, необов’язкове формулювання пункту 11 не застосовується, а пункти 17 і 18 обирають право й суди Ірландії. Розділи цієї Угоди містять відомості додатків I, II і III, а компетентним наглядовим органом є орган, визначений пунктом 13.

Для даних, захищених UK GDPR, разом із цими положеннями застосовується Додаток про міжнародне передавання даних (International Data Transfer Addendum), виданий Уповноваженим з питань інформації Великої Британії (Information Commissioner). Для даних, захищених швейцарським правом, ці положення застосовуються так, що посилання на GDPR вважаються посиланнями на Федеральний закон Швейцарії про захист даних, а компетентним органом є Федеральний уповноважений Швейцарії із захисту даних та інформації.

Коли наші суброзпорядники передають дані, вони спираються на стандартні договірні положення або на рішення про належний рівень захисту, наприклад на Рамкову програму захисту даних ЄС і США (EU-US Data Privacy Framework).

Запити суб’єктів даних

Ви можете самі знаходити, експортувати й видаляти відповіді у Fillio, і цього достатньо для більшості запитів людей, які заповнюють ваші форми. Якщо хтось звертається безпосередньо до нас щодо своїх даних у вашій формі, ми просимо його зв’язатися з вами й самі не відповідаємо на запит, якщо цього не вимагає закон. Якщо вам потрібна додаткова допомога, щоб відповісти на запит, напишіть нам, і ми допоможемо, наскільки це розумно можливо.

Допомога у виконанні ваших обов’язків

З урахуванням характеру обробки й наявної в нас інформації ми надаємо вам розумну допомогу у виконанні ваших обов’язків щодо безпеки, в оцінці впливу на захист даних і в консультаціях із наглядовим органом, які стосуються Сервісу.

Порушення безпеки персональних даних

Якщо нам стає відомо про порушення безпеки персональних даних, яке зачіпає персональні дані клієнта, ми без невиправданої затримки повідомляємо вас про це листом на адресу електронної пошти вашого облікового запису. Ми описуємо, що сталося, які дані й люди, імовірно, зачеплені, які ймовірні наслідки й яких заходів ми вживаємо, і доповнюємо відомості в міру того, як дізнаємося більше. Ми вживаємо розумних заходів, щоб локалізувати порушення й обмежити його наслідки. Повідомлення про порушення не означає, що ми визнаємо свою вину.

Ви відповідаєте за повідомлення наглядових органів і зачеплених людей, якщо цього вимагає закон, а ми допомагаємо вам наявною в нас інформацією.

Видалення

Персональні дані клієнта видаляються, коли ви їх видаляєте: окрему відповідь, форму разом із її відповідями, файлами й записами або весь обліковий запис. На тарифі Business ви також можете налаштувати автоматичне видалення відповідей через заданий час. Незавершені відповіді й статистика відвідувань видаляються через 91 день.

Експортуйте те, що хочете зберегти, до видалення. Після видалення наші постачальники можуть ще обмежений час зберігати дані у своїх системах, перш ніж їх буде повністю видалено. Ми зберігаємо дані довше, лише якщо цього вимагає закон.

Інформація та аудити

Ми надаємо вам інформацію, яка розумно потрібна, щоб показати дотримання цієї Угоди: цю сторінку, перелік суброзпорядників і письмові відповіді на ваші запитання. Наш хостинг-провайдер публікує сертифікати й аудиторські звіти інфраструктури, на якій працює Fillio.

Якщо цієї інформації недостатньо або цього вимагає наглядовий орган, ви можете провести аудит дотримання нами цієї Угоди не частіше одного разу на рік, якщо наглядовий орган не вимагає більшого. Повідомте нас щонайменше за 30 днів, залучіть аудитора, пов’язаного зобов’язанням конфіденційності, і сплатіть витрати на аудит. Аудит не може надати доступу до даних інших клієнтів.

Відповідальність

Обмеження відповідальності, зазначені в умовах, застосовуються до цієї Угоди тією мірою, якою це дозволяє закон. Вони не обмежують прав, які закон надає людям, яких стосуються ваші дані.

Строк дії та зміни

Ця Угода діє, поки ми обробляємо для вас персональні дані клієнта. Ми можемо оновлювати її, наприклад коли змінюються наші суброзпорядники. Дата вгорі показує, коли її востаннє змінено. Якщо зміна суттєва, ми повідомимо власників облікових записів електронною поштою або в застосунку до того, як вона набуде чинності.

Контакти

Запитання щодо цієї Угоди або персональних даних клієнта: support@fillio.so.