Veri İşleme Sözleşmesi

Roller

"Kişisel veri", "işleme", "veri sorumlusu", "veri işleyen", "ilgili kişi" ve "kişisel veri ihlali" gibi terimler GDPR'daki anlamlarına sahiptir. "Müşteri kişisel verileri", formlarınızda, yanıtlarda, yüklenen dosyalarda ve yarım kalan yanıtlarda bulunan ve sizin adınıza işlediğimiz kişisel verilerdir.

Müşteri kişisel verileri bakımından veri sorumlusu siz, veri işleyen biziz. Kendi müşteriniz adına hareket ediyorsanız, siz onun veri işleyeni, biz de sizin alt veri işleyeniniz oluruz. Hesabınız, faturalandırmanız ve fillio.so'nun kullanımı bakımından ise Gizlilik Politikamızda açıklandığı gibi veri sorumlusu biziz.

İşlemenin ayrıntıları

• Konu: formlarınızı barındırmak, yanıtlarını ve dosyalarını toplamak ve saklamak, bunları sizin için göstermek, göndermek ve dışa aktarmak.
• Süre: Hizmeti kullandığınız sürece, veriler aşağıda anlatıldığı şekilde silinene kadar.
• Niteliği ve amacı: müşteri kişisel verilerini yalnızca Hizmeti size sunmak için saklamak, düzenlemek, göstermek, göndermek, dışa aktarmak ve silmek.
• İlgili kişiler: formlarınızı açan veya dolduran kişiler, yanıtlarda adı geçen kişiler ve davet ettiğiniz ekip arkadaşları.
• Kişisel veri türleri: adlar, e-posta adresleri, telefon numaraları, yanıtlar ve yüklenen dosyalar gibi formlarınızın istediği her şey. Bir yanıtın gönderildiği zaman, geldiği sayfa ve kampanya etiketleri. Formunuz istiyorsa doğrulanmış bir e-posta adresi. Bir formda ulaşılan sayfalar ve planınız yarım kalan yanıtları içerdiği sürece gönderilmemiş yanıtlar.
• Hassas veriler: yalnızca formunuz bunları istiyorsa. Bu verileri toplayıp toplamayacağınıza siz karar verirsiniz ve bunlar için hukuka uygun bir dayanağınızın bulunmasından siz sorumlusunuz.

Talimatlarınız

Müşteri kişisel verilerini yalnızca belgelenmiş talimatlarınızla işleriz. Bu koşullar, bu Sözleşme ve Hizmette yaptığınız işlemler, örneğin bir formu yayınlamak, bir saklama süresi belirlemek, bir webhook bağlamak, yanıtları dışa aktarmak veya silmek, sizin talimatlarınızdır. Bir talimatın veri koruma mevzuatını ihlal ettiğini düşünürsek size bildiririz.

Hukuk, müşteri kişisel verilerini başka bir şekilde işlememizi gerektirirse, hukuk yasaklamadıkça bunu yapmadan önce size bildiririz.

Sorumluluklarınız

Topladığınız veriler için bir hukuki sebebinizin bulunmasından, formlarınızı dolduran kişilere yanıtlarını nasıl kullandığınızı bildirmekten ve talimatlarınızın hukuka uygun olmasını sağlamaktan siz sorumlusunuz. Formlarınıza bağladığınız webhook veya izleme pikseli gibi hizmetlerden ve bunlara gönderdiğiniz verilerden de siz sorumlusunuz.

Gizlilik yükümlülüğü

Müşteri kişisel verilerini işlemesine izin verdiğimiz herkes bu verileri gizli tutmakla yükümlüdür. Bu verilere yalnızca Hizmeti sunmak, destek taleplerinizi yanıtlamak, bir bildirimi incelemek veya bir hukuki yükümlülüğü yerine getirmek için gerektiğinde erişiriz.

Müşteri kişisel verilerini satmayız, reklam veya kendi amaçlarımız için kullanmayız ve yapay zekâ modellerini eğitmek için kullanmayız.

Güvenlik önlemleri

Müşteri kişisel verilerini şu önlemlerle koruruz:

• Fillio yalnızca HTTPS üzerinden sunulur ve barındırma sağlayıcımız veritabanını ve saklanan dosyaları şifreler.
• Veritabanı ve dosya depolama üzerindeki erişim kuralları, bir formun yanıtlarını yalnızca formun sahibinin ve onun davet ettiği ekip arkadaşlarının okumasına izin verir.
• Form şifreleri, sahiplenme bağlantıları ve giriş kodları yalnızca sunucularımızın okuyabildiği kayıtlarda tutulur. Giriş ve doğrulama kodları yalnızca karma (hash) olarak saklanır ve 10 dakika sonra geçerliliğini yitirir.
• Bir formun yüklenen dosyalarının bulunduğu klasör listelenemez. Bu nedenle bir formu bilmek, o forma gönderilen dosyaları hiçbir zaman ortaya çıkarmaz. Tek bir dosya, bağlantısına sahip olan herkes tarafından açılabilir.
• Dosya yüklemeleri yalnızca belirli dosya türlerini, form sahibinin planının izin verdiği boyuta kadar kabul eder.
• Hız sınırları ve spam kontrolleri formları ve girişi kötüye kullanıma karşı korur.
• Analiz araçlarımız formların içeriğini ve yanıtlayanların yazdıklarını görmez.

Bu önlemleri zaman içinde değiştirebiliriz, ancak bunu hiçbir zaman müşteri kişisel verilerinin genel korunma düzeyini düşürecek şekilde yapmayız.

Alt veri işleyenler

Aşağıda listelenen alt veri işleyenleri kullanmamıza izin verirsiniz. Her biri, müşteri kişisel verilerini en az bu Sözleşmenin gerektirdiği ölçüde koruyan veri koruma hükümleriyle bağlıdır ve hukukun gerektirdiği şekilde onlardan size karşı sorumlu olmaya devam ederiz.

Yeni bir alt veri işleyen kategorisi eklemeden ya da müşteri kişisel verilerini yeni bir bölgeye taşımadan önce aşağıdaki listeyi günceller ve itiraz etmeye zamanınız olması için hesap sahiplerine e-postayla veya uygulama içinde haber veririz. Makul veri koruma gerekçeleriyle itiraz ederseniz ve endişenizi gideremezsek, hesabınızı silerek sözleşmeyi sona erdirebilirsiniz. Bu durumda peşin ödediğiniz ücretin kullanılmayan kısmını iade ederiz.

Mevcut alt veri işleyenler

• Bulut barındırma ve veritabanı sağlayıcısı: barındırma, veritabanı, dosya depolama ve giriş. Tüm müşteri kişisel verileri. Amerika Birleşik Devletleri.
• E-posta gönderim sağlayıcısı: yanıt bildirim e-postaları ve e-posta doğrulama kodları; bir yanıtın cevapları ve e-posta adresleriyle. Amerika Birleşik Devletleri.
• Oturum kaydı aracı: form sayfalarındaki tıklama ve kaydırma gibi etkileşim verileri; formun içeriği ve yanıtlayanların yazdıkları gizlenir. Amerika Birleşik Devletleri.
• Analiz sağlayıcısı: form sayfalarındaki görüntülenen sayfalar, cihaz türü ve yaklaşık ülke gibi kullanım verileri. Amerika Birleşik Devletleri.
• Konum belirleme hizmeti: telefon numarası alanı için bir yanıtlayanın ülkesini IP adresinden bulmak. Amerika Birleşik Devletleri.
• Yapay zekâ modeli sağlayıcıları: yalnızca yapay zekâ form oluşturucusunu kullandığınızda, açıklamanız ve bir formun soruları ve seçenekleriyle; yanıtlar asla gönderilmez. Bu verileri saklamaz ve onlarla model eğitmezler. Amerika Birleşik Devletleri.

Paddle bir alt veri işleyen değildir. Satıcı (merchant of record) olarak ödemelerinizle ilgilenir ve hiçbir yanıt almaz. Bir forma bağladığınız hizmetler ve bir formun içinde gösterdiğiniz başka sitelerin içerikleri sizin tercihinizdir ve bizim alt veri işleyenlerimiz değildir. Her kategorideki sağlayıcıların güncel listesini support@fillio.so adresinden bizden isteyebilirsiniz.

Yurt dışına aktarımlar

Müşteri kişisel verileri Amerika Birleşik Devletleri'ndeki bulut barındırma sağlayıcımızda saklanır ve alt veri işleyenlerimiz bu verileri Amerika Birleşik Devletleri'nde işler.

GDPR size uygulanıyorsa ve müşteri kişisel verilerinin bize veya alt veri işleyenlerimize aktarımı bir güvence gerektiriyorsa, Avrupa Komisyonu'nun Decision (EU) 2021/914 sayılı kararıyla kabul ettiği standart sözleşme maddeleri sizinle aramızda uygulanır ve bu Sözleşmenin bir parçasını oluşturur. Veri sorumlusu olduğunuzda Modül İki, veri işleyen olduğunuzda Modül Üç uygulanır. Bu maddelerde isteğe bağlı 7. madde uygulanmaz, 9. maddenin 2. seçeneği yukarıda anlatılan bildirimle uygulanır, 11. maddedeki isteğe bağlı ifade uygulanmaz ve 17. ve 18. maddeler İrlanda hukukunu ve mahkemelerini seçer. Bu Sözleşmenin bölümleri Ek I, Ek II ve Ek III'ün bilgilerini verir. Yetkili denetim makamı, 13. maddenin belirlediği makamdır.

UK GDPR ile korunan veriler için, Birleşik Krallık Bilgi Komiserliği'nin (Information Commissioner) yayımladığı Uluslararası Veri Aktarımı Eki (International Data Transfer Addendum) bu maddelerle birlikte uygulanır. İsviçre hukukuyla korunan veriler için bu maddeler, GDPR'a yapılan atıflar İsviçre Federal Veri Koruma Kanunu'na yapılmış sayılarak uygulanır ve yetkili makam İsviçre Federal Veri Koruma ve Bilgi Komiseridir.

Alt veri işleyenlerimiz veri aktardığında standart sözleşme maddelerine veya AB-ABD Veri Gizliliği Çerçevesi gibi bir yeterlilik kararına dayanır.

İlgili kişilerin talepleri

Yanıtları Fillio'da kendiniz bulabilir, dışa aktarabilir ve silebilirsiniz. Bu, formlarınızı dolduran kişilerden gelen taleplerin çoğunu karşılar. Biri formunuzdaki verileri hakkında doğrudan bize başvurursa, sizinle iletişime geçmesini söyleriz ve hukuk gerektirmedikçe talebi kendimiz yanıtlamayız. Bir talebi yanıtlamak için daha fazla yardıma ihtiyacınız olursa bize yazın, makul olarak yapabildiğimiz ölçüde yardımcı oluruz.

Yükümlülüklerinize yardım

İşlemenin niteliğini ve elimizdeki bilgileri dikkate alarak, Hizmetle ilgili güvenlik yükümlülükleriniz, veri koruma etki değerlendirmeleriniz ve bir denetim makamıyla yapacağınız görüşmeler konusunda size makul yardım sağlarız.

Kişisel veri ihlalleri

Müşteri kişisel verilerini etkileyen bir kişisel veri ihlalini öğrenirsek, gecikmeksizin hesabınızın e-posta adresine e-postayla size bildiririz. Ne olduğunu, muhtemelen etkilenen verileri ve kişileri, olası sonuçları ve aldığımız önlemleri açıklarız ve öğrendikçe ayrıntı ekleriz. İhlali kontrol altına almak ve etkilerini sınırlamak için makul önlemleri alırız. Bir ihlali size bildirmemiz kusurumuzu kabul ettiğimiz anlamına gelmez.

Hukukun gerektirdiği durumlarda denetim makamlarına ve etkilenen kişilere bildirimde bulunmaktan siz sorumlusunuz. Elimizdeki bilgilerle size yardımcı oluruz.

Silme

Müşteri kişisel verileri, siz sildiğinizde silinir: tek bir yanıt, yanıtları, dosyaları ve kayıtlarıyla birlikte bir form ya da hesabınızın tamamı. Business planında yanıtların belirli bir süre sonra kendiliğinden silinmesini de ayarlayabilirsiniz. Yarım kalan yanıtlar ve ziyaret istatistikleri 91 gün sonra silinir.

Saklamak istediklerinizi silmeden önce dışa aktarın. Silme işleminden sonra sağlayıcılarımız, veriler tamamen silinmeden önce bunları sınırlı bir süre kendi sistemlerinde tutabilir. Verileri yalnızca hukukun gerektirdiği durumlarda daha uzun süre saklarız.

Bilgi ve denetimler

Bu Sözleşmeye uyulduğunu göstermek için makul olarak ihtiyaç duyduğunuz bilgileri bu sayfa, alt veri işleyen listesi ve sorularınıza yazılı yanıtlar aracılığıyla size veririz. Barındırma sağlayıcımız, Fillio'nun üzerinde çalıştığı altyapının sertifikalarını ve denetim raporlarını yayımlar.

Bu bilgiler yeterli değilse veya bir denetim makamı gerektiriyorsa, bu Sözleşmeye uyumumuzu denetleyebilirsiniz. Bir denetim makamı daha fazlasını gerektirmedikçe bu denetim yılda en fazla bir kez yapılabilir. Bize en az 30 gün önceden haber verin, gizlilik yükümlülüğüyle bağlı bir denetçi kullanın ve denetimin masraflarını karşılayın. Bir denetim, diğer müşterilerin verilerine erişim sağlayamaz.

Sorumluluk

Koşullardaki sorumluluk sınırları, hukukun izin verdiği ölçüde bu Sözleşmeye de uygulanır. Bu sınırlar, hukukun verilerinizin ilgili olduğu kişilere tanıdığı hakları sınırlamaz.

Süre ve değişiklikler

Bu Sözleşme, müşteri kişisel verilerini sizin adınıza işlediğimiz sürece uygulanır. Sözleşmeyi, örneğin alt veri işleyenlerimiz değiştiğinde, güncelleyebiliriz. En üstteki tarih, Sözleşmenin en son ne zaman değiştiğini gösterir. Önemli bir değişiklik olursa, yürürlüğe girmeden önce hesap sahiplerine e-postayla veya uygulama içinde haber veririz.

İletişim

Bu Sözleşme veya müşteri kişisel verileri hakkındaki sorularınız için: support@fillio.so.