Соглашение об обработке данных

Роли

Такие термины, как «персональные данные», «обработка», «контролёр», «обработчик», «субъект данных» и «нарушение безопасности персональных данных», имеют значение, которое им придаёт GDPR. «Персональные данные клиента» означают персональные данные в ваших формах, ответах, загруженных файлах и незавершённых ответах, которые мы обрабатываем для вас.

В отношении персональных данных клиента вы являетесь контролёром, а мы вашим обработчиком. Если вы действуете от имени своего клиента, вы являетесь его обработчиком, а мы вашим субобработчиком. В отношении вашего аккаунта, оплаты и использования fillio.so контролёром являемся мы, как объясняет наша Политика конфиденциальности.

Сведения об обработке

• Предмет: размещение ваших форм, сбор и хранение их ответов и файлов, а также их показ, отправка и экспорт для вас.
• Срок: всё время, пока вы пользуетесь Сервисом, до удаления данных, как описано ниже.
• Характер и цель: хранение, упорядочивание, показ, отправка, экспорт и удаление персональных данных клиента только для того, чтобы предоставлять вам Сервис.
• Субъекты данных: люди, которые открывают или заполняют ваши формы, люди, упомянутые в их ответах, и приглашённые вами участники команды.
• Категории персональных данных: всё, что запрашивают ваши формы, например имена, адреса электронной почты, номера телефонов, ответы и загруженные файлы. Время отправки ответа, страница, с которой он пришёл, и метки кампаний. Подтверждённый адрес электронной почты, если ваша форма его запрашивает. Страницы формы, до которых дошёл человек, и, пока ваш тариф включает неполные ответы, неотправленные ответы.
• Чувствительные данные: только если ваша форма их запрашивает. Вы решаете, собирать ли их, и отвечаете за наличие законного основания для этого.

Ваши указания

Мы обрабатываем персональные данные клиента только по вашим документально оформленным указаниям. Эти условия, это Соглашение и действия, которые вы совершаете в Сервисе, например публикация формы, установка срока хранения, подключение вебхука, экспорт или удаление ответов, являются вашими указаниями. Если мы считаем, что указание нарушает законодательство о защите данных, мы сообщаем вам об этом.

Если закон требует от нас обрабатывать персональные данные клиента иным образом, мы сообщаем вам об этом заранее, если закон этого не запрещает.

Ваши обязанности

Вы отвечаете за наличие правового основания для данных, которые собираете, за информирование людей, заполняющих ваши формы, о том, как вы используете их ответы, и за то, чтобы ваши указания соответствовали закону. Вы также отвечаете за сервисы, которые подключаете к своим формам, например вебхуки или пиксели отслеживания, и за данные, которые вы им отправляете.

Конфиденциальность

Все, кому мы разрешаем обрабатывать персональные данные клиента, обязаны сохранять их конфиденциальность. Мы получаем к ним доступ, только когда это нужно, чтобы предоставлять Сервис, отвечать на ваши запросы в поддержку, рассматривать жалобу или выполнять обязанность по закону.

Мы не продаём персональные данные клиента, не используем их для рекламы или в собственных целях и не используем их для обучения AI-моделей.

Меры безопасности

Мы защищаем персональные данные клиента следующими мерами:

• Fillio работает только по HTTPS, а наш хостинг-провайдер шифрует базу данных и хранимые файлы.
• Правила доступа к базе данных и хранилищу файлов позволяют читать ответы на форму только её владельцу и приглашённым им участникам команды.
• Пароли форм, ссылки для получения прав на форму и коды для входа хранятся в записях, которые могут читать только наши серверы. Коды для входа и подтверждения хранятся только в виде хешей и истекают через 10 минут.
• Содержимое папки с файлами, загруженными в форму, нельзя просмотреть списком, поэтому знание формы никогда не раскрывает отправленные в неё файлы. Отдельный файл может открыть любой, у кого есть его ссылка.
• Загрузка файлов принимает только определённые типы файлов и только до размера, который допускает тариф владельца формы.
• Ограничения частоты запросов и проверки на спам защищают формы и вход от злоупотреблений.
• Наша аналитика не видит содержимое форм и то, что вводят респонденты.

Мы можем со временем менять эти меры, но никогда так, чтобы это снижало общий уровень защиты персональных данных клиента.

Субобработчики

Вы разрешаете нам привлекать субобработчиков, перечисленных ниже. Каждый из них связан условиями о защите данных, которые защищают персональные данные клиента не хуже, чем требует это Соглашение, и мы продолжаем отвечать перед вами за них, как того требует закон.

Прежде чем добавить новую категорию субобработчиков или перенести персональные данные клиента в новый регион, мы обновляем список ниже и сообщаем владельцам аккаунтов по электронной почте или в приложении, чтобы у вас было время возразить. Если вы возражаете по обоснованным причинам, связанным с защитой данных, и мы не можем устранить ваши опасения, вы можете расторгнуть соглашение, удалив свой аккаунт, и мы вернём неиспользованную часть любой заранее оплаченной суммы.

Текущие субобработчики

• Поставщик облачного хостинга и базы данных: хостинг, база данных, хранение файлов и вход в аккаунт. Все персональные данные клиента. США.
• Поставщик рассылки электронной почты: письма с уведомлениями об ответах и коды подтверждения адреса электронной почты, с ответами из формы и адресами электронной почты. США.
• Инструмент записи сессий: данные о действиях, таких как клики и прокрутка на страницах форм, при этом содержимое формы и то, что вводят респонденты, скрыты. США.
• Поставщик аналитики: данные об использовании страниц форм, например просмотренные страницы, тип устройства и примерная страна. США.
• Сервис определения местоположения: определяет страну респондента по его IP-адресу для поля номера телефона. США.
• Поставщики AI-моделей: только когда вы пользуетесь AI-конструктором форм, с вашим описанием и вопросами и вариантами ответов формы, никогда с ответами. Они не хранят эти данные и не обучают на них модели. США.

Paddle не является субобработчиком. Он проводит ваши платежи в качестве продавца (merchant of record) и не получает ответов. Сервисы, которые вы подключаете к форме, и контент с других сайтов, который вы показываете внутри формы, являются вашим собственным выбором и не являются нашими субобработчиками. Актуальный список поставщиков в каждой категории можно запросить по адресу support@fillio.so.

Международная передача данных

Персональные данные клиента хранятся у нашего поставщика облачного хостинга в США, и наши субобработчики обрабатывают их в США.

Если к вам применяется GDPR и передача персональных данных клиента нам или нашим субобработчикам требует мер защиты, между вами и нами применяются стандартные договорные условия, утверждённые Европейской комиссией решением Decision (EU) 2021/914, которые становятся частью этого Соглашения: Модуль два, если вы контролёр, и Модуль три, если вы обработчик. В этих условиях необязательный пункт 7 не применяется, вариант 2 пункта 9 применяется с уведомлением, описанным выше, необязательная формулировка пункта 11 не применяется, а пункты 17 и 18 избирают право и суды Ирландии. Разделы этого Соглашения содержат сведения приложений I, II и III, а компетентным надзорным органом является орган, определённый пунктом 13.

Для данных, защищённых UK GDPR, вместе с этими условиями применяется Дополнение о международной передаче данных (International Data Transfer Addendum), изданное Уполномоченным по информации Великобритании (Information Commissioner). Для данных, защищённых швейцарским правом, эти условия применяются так, что ссылки на GDPR считаются ссылками на Федеральный закон Швейцарии о защите данных, а компетентным органом является Федеральный уполномоченный Швейцарии по защите данных и информации.

Когда наши субобработчики передают данные, они опираются на стандартные договорные условия или на решение о достаточности защиты, например на Рамочную программу защиты данных ЕС и США (EU-US Data Privacy Framework).

Запросы субъектов данных

Вы можете сами находить, экспортировать и удалять ответы в Fillio, и этого достаточно для большинства запросов людей, которые заполняют ваши формы. Если кто-то обращается напрямую к нам по поводу своих данных в вашей форме, мы просим его связаться с вами и сами не отвечаем на запрос, если этого не требует закон. Если вам нужна дополнительная помощь, чтобы ответить на запрос, напишите нам, и мы поможем, насколько это разумно возможно.

Помощь в выполнении ваших обязанностей

С учётом характера обработки и имеющейся у нас информации мы оказываем вам разумную помощь в выполнении ваших обязанностей по безопасности, в оценке воздействия на защиту данных и в консультациях с надзорным органом, которые касаются Сервиса.

Нарушения безопасности персональных данных

Если нам становится известно о нарушении безопасности персональных данных, которое затрагивает персональные данные клиента, мы без неоправданной задержки сообщаем вам об этом письмом на адрес электронной почты вашего аккаунта. Мы описываем, что произошло, какие данные и люди, вероятно, затронуты, каковы вероятные последствия и какие меры мы принимаем, и дополняем сведения по мере того, как узнаём больше. Мы принимаем разумные меры, чтобы локализовать нарушение и ограничить его последствия. Уведомление о нарушении не означает, что мы признаём свою вину.

Вы отвечаете за уведомление надзорных органов и затронутых людей, если этого требует закон, а мы помогаем вам имеющейся у нас информацией.

Удаление

Персональные данные клиента удаляются, когда вы их удаляете: отдельный ответ, форму вместе с её ответами, файлами и записями или весь аккаунт. На тарифе Business вы также можете настроить автоматическое удаление ответов через заданное время. Незавершённые ответы и статистика посещений удаляются через 91 день.

Экспортируйте то, что хотите сохранить, до удаления. После удаления наши поставщики могут ещё ограниченное время хранить данные в своих системах, прежде чем они будут удалены полностью. Мы храним данные дольше, только если этого требует закон.

Информация и аудиты

Мы предоставляем вам информацию, которая разумно необходима, чтобы показать соблюдение этого Соглашения: эту страницу, список субобработчиков и письменные ответы на ваши вопросы. Наш хостинг-провайдер публикует сертификаты и аудиторские отчёты инфраструктуры, на которой работает Fillio.

Если этой информации недостаточно или этого требует надзорный орган, вы можете провести аудит соблюдения нами этого Соглашения не чаще одного раза в год, если надзорный орган не требует большего. Уведомите нас не менее чем за 30 дней, привлеките аудитора, связанного обязательством конфиденциальности, и оплатите расходы на аудит. Аудит не может дать доступ к данным других клиентов.

Ответственность

Ограничения ответственности, указанные в условиях, применяются к этому Соглашению в той мере, в какой это допускает закон. Они не ограничивают права, которые закон предоставляет людям, к которым относятся ваши данные.

Срок действия и изменения

Это Соглашение действует, пока мы обрабатываем для вас персональные данные клиента. Мы можем обновлять его, например когда меняются наши субобработчики. Дата вверху показывает, когда оно изменялось в последний раз. Если изменение существенное, мы сообщим владельцам аккаунтов по электронной почте или в приложении до того, как оно вступит в силу.

Контакты

Вопросы об этом Соглашении или о персональных данных клиента: support@fillio.so.