डेटा प्रशोधन सम्झौता

भूमिकाहरू

"व्यक्तिगत डेटा", "प्रशोधन", "नियन्त्रक", "प्रशोधक", "डेटा विषय" र "व्यक्तिगत डेटा उल्लङ्घन" जस्ता शब्दहरूको अर्थ GDPR ले दिएको अर्थ नै हो। "ग्राहकको व्यक्तिगत डेटा" भन्नाले तपाईंका फारम, प्रतिक्रिया, अपलोड गरिएका फाइल र भरिँदै गरेका जवाफहरूमा रहेको, हामीले तपाईंका लागि प्रशोधन गर्ने व्यक्तिगत डेटा बुझिन्छ।

ग्राहकको व्यक्तिगत डेटाका लागि तपाईं नियन्त्रक (controller) हुनुहुन्छ र हामी तपाईंका प्रशोधक (processor) हौँ। तपाईं आफ्नै ग्राहकका लागि काम गर्नुहुन्छ भने, तपाईं उनीहरूका प्रशोधक हुनुहुन्छ र हामी तपाईंका उप-प्रशोधक हौँ। तपाईंको खाता, बिलिङ र fillio.so को प्रयोगका लागि हामी नियन्त्रक हौँ, जसरी हाम्रो गोपनीयता नीति ले बताउँछ।

प्रशोधनको विवरण

• विषयवस्तु: तपाईंका फारम होस्ट गर्ने, तिनका प्रतिक्रिया र फाइलहरू सङ्कलन र भण्डारण गर्ने, र तपाईंका लागि तिनलाई देखाउने, पठाउने र निर्यात गर्ने।
• अवधि: तपाईंले सेवा प्रयोग गरेसम्म, तल भनिएअनुसार डेटा मेटाइँदासम्म।
• प्रकृति र उद्देश्य: ग्राहकको व्यक्तिगत डेटा भण्डारण गर्ने, व्यवस्थित गर्ने, देखाउने, पठाउने, निर्यात गर्ने र मेटाउने, तपाईंलाई सेवा दिनका लागि मात्र।
• डेटा विषयहरू: तपाईंका फारम खोल्ने वा भर्ने मानिसहरू, उनीहरूका जवाफमा नाम उल्लेख भएका मानिसहरू, र तपाईंले निम्तो दिएका टिमका साथीहरू।
• व्यक्तिगत डेटाका प्रकार: तपाईंका फारमले मागेका जुनसुकै कुरा, जस्तै नाम, इमेल ठेगाना, फोन नम्बर, जवाफ र अपलोड गरिएका फाइल; प्रतिक्रिया कहिले पठाइयो, कुन पृष्ठबाट आयो र अभियान ट्यागहरू; तपाईंको फारमले मागेमा पुष्टि गरिएको इमेल ठेगाना; र फारममा पुगिएका पृष्ठहरू र, तपाईंको योजनामा अधुरा प्रतिक्रियाहरू समावेश रहेसम्म, नपठाइएका जवाफहरू।
• संवेदनशील डेटा: तपाईंको फारमले मागेमा मात्र। त्यसलाई सङ्कलन गर्ने कि नगर्ने तपाईं निर्णय गर्नुहुन्छ, र त्यसका लागि वैध आधार राख्ने जिम्मेवारी तपाईंको हो।

तपाईंका निर्देशनहरू

हामी ग्राहकको व्यक्तिगत डेटा तपाईंका लिखित निर्देशनमा मात्र प्रशोधन गर्छौँ। यी सर्तहरू, यो सम्झौता र तपाईंले सेवामा गर्ने कामहरू, जस्तै फारम प्रकाशित गर्ने, राख्ने अवधि तोक्ने, वेबहुक जोड्ने, प्रतिक्रिया निर्यात गर्ने वा मेटाउने, तपाईंका निर्देशन हुन्। कुनै निर्देशनले डेटा संरक्षण कानुन तोड्छ जस्तो लागेमा हामी तपाईंलाई भन्छौँ।

कानुनले हामीलाई ग्राहकको व्यक्तिगत डेटा अर्को तरिकाले प्रशोधन गर्न लगाएमा, कानुनले निषेध नगरेसम्म हामी त्यसो गर्नुअघि तपाईंलाई भन्छौँ।

तपाईंका जिम्मेवारीहरू

तपाईंले सङ्कलन गर्ने डेटाका लागि कानुनी आधार राख्ने, तपाईंका फारम भर्ने मानिसहरूलाई उनीहरूका जवाफ कसरी प्रयोग गर्नुहुन्छ भनी बताउने, र तपाईंका निर्देशनहरू कानुनअनुसार छन् भनी सुनिश्चित गर्ने जिम्मेवारी तपाईंको हो। तपाईंले आफ्ना फारममा जोड्ने सेवाहरू, जस्तै वेबहुक वा ट्र्याकिङ पिक्सेल, र तिनलाई पठाउने डेटाको जिम्मेवारी पनि तपाईंकै हो।

गोपनीयता

ग्राहकको व्यक्तिगत डेटा प्रशोधन गर्न हामीले अनुमति दिएका सबै त्यसलाई गोप्य राख्न बाध्य छन्। हामी त्यसमा सेवा दिन, तपाईंका सहयोग अनुरोधको जवाफ दिन, कुनै रिपोर्टको समीक्षा गर्न वा कानुनी दायित्व पूरा गर्न आवश्यक परेमा मात्र पहुँच गर्छौँ।

हामी ग्राहकको व्यक्तिगत डेटा बेच्दैनौँ, विज्ञापन वा आफ्नै उद्देश्यका लागि प्रयोग गर्दैनौँ, र त्यसबाट AI मोडेलहरूलाई तालिम दिँदैनौँ।

सुरक्षा उपायहरू

हामी ग्राहकको व्यक्तिगत डेटा यी उपायहरूले सुरक्षित राख्छौँ:

• Fillio HTTPS मार्फत मात्र चल्छ, र हाम्रो होस्टिङ प्रदायकले डेटाबेस र भण्डारण गरिएका फाइलहरू इन्क्रिप्ट गर्छ।
• डेटाबेस र फाइल भण्डारणका पहुँच नियमले फारमको मालिक र उसले निम्तो दिएका टिमका साथीहरूलाई मात्र त्यसका प्रतिक्रिया पढ्न दिन्छन्।
• फारमका पासवर्ड, दाबी लिङ्क र साइन इन कोडहरू हाम्रा सर्भरले मात्र पढ्न सक्ने अभिलेखमा राखिन्छन्। साइन इन र प्रमाणीकरण कोडहरू ह्यासका रूपमा मात्र भण्डारण हुन्छन् र 10 मिनेटपछि म्याद सकिन्छ।
• फारममा अपलोड गरिएका फाइलहरूको फोल्डरको सूची निकाल्न सकिँदैन, त्यसैले कुनै फारमबारे थाहा पाउँदैमा त्यसमा पठाइएका फाइलहरू कहिल्यै खुल्दैनन्। एउटा फाइल त्यसको लिङ्क भएका जोकोहीले खोल्न सक्छ।
• फाइल अपलोडमा निश्चित प्रकारका फाइल मात्र, फारम मालिकको योजनाले दिने आकारसम्म, स्वीकार हुन्छन्।
• अनुरोध सीमा र स्प्याम जाँचले फारम र साइन इनलाई दुरुपयोगबाट जोगाउँछन्।
• हाम्रा एनालिटिक्सले फारमको सामग्री वा उत्तरदाताले टाइप गरेको कुरा देख्दैनन्।

हामी समयसँगै यी उपायहरू बदल्न सक्छौँ, तर ग्राहकको व्यक्तिगत डेटाको समग्र सुरक्षा घटाउने गरी कहिल्यै होइन।

उप-प्रशोधकहरू

तल सूचीबद्ध उप-प्रशोधकहरू प्रयोग गर्न तपाईं हामीलाई अधिकार दिनुहुन्छ। हरेक उप-प्रशोधक ग्राहकको व्यक्तिगत डेटालाई कम्तीमा यो सम्झौताले मागेजति राम्ररी जोगाउने डेटा संरक्षण सर्तहरूमा बाँधिएको छ, र कानुनले मागेअनुसार तिनका लागि हामी तपाईंप्रति जिम्मेवार रहन्छौँ।

उप-प्रशोधकको कुनै नयाँ श्रेणी थप्नुअघि वा ग्राहकको व्यक्तिगत डेटा कुनै नयाँ क्षेत्रमा सार्नुअघि, हामी तलको सूची अद्यावधिक गर्छौँ र खाताधारकहरूलाई इमेल वा एपमार्फत जानकारी दिन्छौँ, ताकि तपाईंसँग आपत्ति जनाउने समय होस्। तपाईंले डेटा संरक्षणका मनासिब आधारमा आपत्ति जनाउनुभयो र हामी तपाईंको चिन्ता समाधान गर्न सकेनौँ भने, तपाईं आफ्नो खाता मेटाएर सम्झौता अन्त्य गर्न सक्नुहुन्छ, र तपाईंले अग्रिम तिरेको कुनै पनि शुल्कको प्रयोग नभएको भाग हामी फिर्ता गर्छौँ।

हालका उप-प्रशोधकहरू

• क्लाउड होस्टिङ र डेटाबेस प्रदायक: होस्टिङ, डेटाबेस, फाइल भण्डारण र साइन इन। ग्राहकको सबै व्यक्तिगत डेटा। संयुक्त राज्य अमेरिका।
• इमेल पठाउने प्रदायक: प्रतिक्रियाको सूचना इमेल र इमेल प्रमाणीकरण कोडहरू, कुनै प्रतिक्रियाका उत्तर र इमेल ठेगानासहित। संयुक्त राज्य अमेरिका।
• सेसन रेकर्डिङ उपकरण: फारमका पृष्ठहरूमा क्लिक र स्क्रोल जस्ता अन्तरक्रियाको डेटा, जसमा फारमको सामग्री र उत्तरदाताले टाइप गरेको कुरा लुकाइन्छ। संयुक्त राज्य अमेरिका।
• एनालिटिक्स प्रदायक: फारमका पृष्ठहरूमा प्रयोगको डेटा, जस्तै हेरिएका पृष्ठ, उपकरणको प्रकार र अनुमानित देश। संयुक्त राज्य अमेरिका।
• स्थान पत्ता लगाउने सेवा: फोन नम्बर फिल्डका लागि उत्तरदाताको IP ठेगानाबाट उसको देश पत्ता लगाउने। संयुक्त राज्य अमेरिका।
• AI मोडेल प्रदायकहरू: तपाईंले AI फारम बिल्डर प्रयोग गर्दा मात्र, तपाईंको वर्णन र फारमका प्रश्न र विकल्पहरूसँग, प्रतिक्रियाहरूसँग कहिल्यै होइन। यिनले यो डेटा भण्डारण गर्दैनन् र यसबाट तालिम दिँदैनन्। संयुक्त राज्य अमेरिका।

Paddle उप-प्रशोधक होइन। यसले मर्चेन्ट अफ रेकर्ड (merchant of record) का रूपमा तपाईंका भुक्तानी सम्हाल्छ र कुनै प्रतिक्रिया पाउँदैन। तपाईंले फारममा जोड्ने सेवाहरू, र तपाईंले फारमभित्र देखाउने अन्य साइटका सामग्री, तपाईंकै छनोट हुन् र हाम्रा उप-प्रशोधक होइनन्। प्रत्येक श्रेणीका प्रदायकहरूको हालको सूची तपाईं support@fillio.so मा हामीसँग माग्न सक्नुहुन्छ।

अन्तर्राष्ट्रिय स्थानान्तरण

ग्राहकको व्यक्तिगत डेटा संयुक्त राज्य अमेरिकामा रहेको हाम्रो क्लाउड होस्टिङ प्रदायकमा भण्डारण हुन्छ, र हाम्रा उप-प्रशोधकहरूले त्यसलाई संयुक्त राज्य अमेरिकामा प्रशोधन गर्छन्।

तपाईंमा GDPR लागू हुन्छ र ग्राहकको व्यक्तिगत डेटा हामीकहाँ वा हाम्रा उप-प्रशोधकहरूकहाँ स्थानान्तरण गर्न सुरक्षा उपाय चाहिन्छ भने, युरोपेली आयोगले निर्णय (EU) 2021/914 मा अपनाएका मानक करारीय धाराहरू तपाईं र हामीबीच लागू हुन्छन् र यो सम्झौताको भाग बन्छन्: तपाईं नियन्त्रक हुँदा मोड्युल दुई, र तपाईं प्रशोधक हुँदा मोड्युल तीन। ती धाराहरूमा, ऐच्छिक धारा 7 लागू हुँदैन, धारा 9 को विकल्प 2 माथि भनिएको सूचनासहित लागू हुन्छ, धारा 11 को ऐच्छिक शब्दावली लागू हुँदैन, र धारा 17 र 18 ले आयरल्यान्डको कानुन र अदालत छान्छन्। यो सम्झौताका खण्डहरूले अनुसूची I, II र III को जानकारी दिन्छन्, र सक्षम सुपरिवेक्षक निकाय धारा 13 ले तोकेको निकाय हो।

UK GDPR ले संरक्षण गरेको डेटाका लागि, बेलायतको सूचना आयुक्तले जारी गरेको अन्तर्राष्ट्रिय डेटा स्थानान्तरण परिशिष्ट ती धाराहरूसँगै लागू हुन्छ। स्विस कानुनले संरक्षण गरेको डेटाका लागि, ती धाराहरू GDPR का सन्दर्भलाई डेटा संरक्षणसम्बन्धी स्विस सङ्घीय ऐनका सन्दर्भका रूपमा पढेर लागू हुन्छन्, र स्विस सङ्घीय डेटा संरक्षण तथा सूचना आयुक्त सक्षम निकाय हुन्।

हाम्रा उप-प्रशोधकहरूले डेटा स्थानान्तरण गर्दा, उनीहरू मानक करारीय धाराहरूमा वा EU-US Data Privacy Framework (युरोपेली सङ्घ र अमेरिकाबीचको डेटा गोपनीयता ढाँचा) जस्ता पर्याप्तता निर्णयमा भर पर्छन्।

डेटा विषयहरूका अनुरोध

तपाईं Fillio मा आफैं प्रतिक्रियाहरू खोज्न, निर्यात गर्न र मेटाउन सक्नुहुन्छ, जसले तपाईंका फारम भर्ने मानिसहरूका धेरैजसो अनुरोध समेट्छ। कसैले तपाईंको फारममा रहेको आफ्नो डेटाबारे सिधै हामीलाई सोधेमा, हामी उसलाई तपाईंलाई सम्पर्क गर्न भन्छौँ, र कानुनले माग नगरेसम्म अनुरोधको जवाफ आफैं दिँदैनौँ। कुनै अनुरोधको जवाफ दिन तपाईंलाई थप मद्दत चाहिँदा हामीलाई लेख्नुहोस्, मनासिब रूपमा सकेसम्म हामी मद्दत गर्नेछौँ।

तपाईंका दायित्वमा मद्दत

प्रशोधनको प्रकृति र हामीसँग भएको जानकारीलाई ध्यानमा राखेर, सेवासँग सम्बन्धित तपाईंका सुरक्षा दायित्व, डेटा संरक्षण प्रभाव मूल्याङ्कन र सुपरिवेक्षक निकायसँगको परामर्शमा हामी तपाईंलाई मनासिब मद्दत दिन्छौँ।

व्यक्तिगत डेटा उल्लङ्घन

ग्राहकको व्यक्तिगत डेटामा असर पार्ने व्यक्तिगत डेटा उल्लङ्घनबारे थाहा पाएमा, हामी अनुचित ढिलाइबिना तपाईंको खाताको ठेगानामा इमेल गरेर तपाईंलाई भन्छौँ। के भयो, असर परेको सम्भावित डेटा र मानिसहरू, सम्भावित परिणाम र हामीले चालिरहेका कदम हामी बताउँछौँ, र थप थाहा पाउँदै जाँदा विवरण थप्छौँ। उल्लङ्घन नियन्त्रण गर्न र त्यसको असर सीमित गर्न हामी मनासिब कदम चाल्छौँ। उल्लङ्घनबारे तपाईंलाई भन्नुको अर्थ हामीले गल्ती स्वीकार गरेको होइन।

कानुनले मागेको ठाउँमा सुपरिवेक्षक निकाय र असर परेका मानिसहरूलाई जानकारी दिने जिम्मेवारी तपाईंको हो, र हामीसँग भएको जानकारीले हामी तपाईंलाई मद्दत गर्छौँ।

मेटाइ

तपाईंले मेटाउँदा ग्राहकको व्यक्तिगत डेटा मेटिन्छ: एउटा प्रतिक्रिया, प्रतिक्रिया, फाइल र अभिलेखसहितको फारम, वा तपाईंको पूरै खाता। Business योजनामा तपाईं तोकिएको समयपछि प्रतिक्रियाहरू आफैं मेटिने बनाउन पनि सक्नुहुन्छ। भरिँदै गरेका जवाफ र भ्रमणका तथ्याङ्क 91 दिनपछि मेटिन्छन्।

राख्न चाहेको कुरा मेटाउनुअघि निर्यात गर्नुहोस्। मेटाइपछि, हाम्रा प्रदायकहरूले पूर्ण रूपमा मेटाउनुअघि सीमित समयसम्म डेटा आफ्ना प्रणालीमा राख्न सक्छन्। कानुनले मागेको ठाउँमा मात्र हामी डेटा लामो समय राख्छौँ।

जानकारी र लेखापरीक्षण

यो सम्झौता पालना भइरहेको देखाउन तपाईंलाई मनासिब रूपमा चाहिने जानकारी हामी यो पृष्ठ, उप-प्रशोधकको सूची र तपाईंका प्रश्नहरूको लिखित जवाफमार्फत दिन्छौँ। Fillio चल्ने पूर्वाधारका प्रमाणपत्र र लेखापरीक्षण प्रतिवेदन हाम्रो होस्टिङ प्रदायकले प्रकाशित गर्छ।

त्यो जानकारी पर्याप्त भएन भने, वा कुनै सुपरिवेक्षक निकायले माग गरेमा, तपाईं यो सम्झौताको हाम्रो पालनाको लेखापरीक्षण गर्न सक्नुहुन्छ, सुपरिवेक्षक निकायले बढी नमागेसम्म वर्षमा बढीमा एक पटक। हामीलाई कम्तीमा 30 दिनअघि सूचना दिनुहोस्, गोपनीयतामा बाँधिएको लेखापरीक्षक प्रयोग गर्नुहोस्, र लेखापरीक्षणको खर्च तिर्नुहोस्। लेखापरीक्षणले अन्य ग्राहकको डेटामा पहुँच दिन सक्दैन।

दायित्व

कानुनले दिएसम्म, सर्तहरूमा भएका दायित्वका सीमा यो सम्झौतामा लागू हुन्छन्। तिनले तपाईंको डेटा जसका बारेमा हो ती मानिसहरूलाई कानुनले दिएका अधिकार सीमित गर्दैनन्।

अवधि र परिवर्तन

हामीले तपाईंका लागि ग्राहकको व्यक्तिगत डेटा प्रशोधन गरेसम्म यो सम्झौता लागू रहन्छ। हामी यसलाई अद्यावधिक गर्न सक्छौँ, जस्तै हाम्रा उप-प्रशोधकहरू बदलिँदा। माथिको मितिले यो अन्तिम पटक कहिले बदलियो भन्ने देखाउँछ। कुनै परिवर्तन महत्त्वपूर्ण छ भने, त्यो लागू हुनुअघि हामी खाताधारकहरूलाई इमेल वा एपमार्फत जानकारी दिन्छौँ।

सम्पर्क

यो सम्झौता वा ग्राहकको व्यक्तिगत डेटाबारे प्रश्न: support@fillio.so.