Accordo sul trattamento dei dati

Ruoli

Termini come "dati personali", "trattamento", "titolare del trattamento", "responsabile del trattamento", "interessato" e "violazione dei dati personali" hanno il significato che attribuisce loro il GDPR. Per "dati personali del cliente" si intendono i dati personali contenuti nei suoi moduli, nelle risposte, nei file caricati e nelle risposte in corso che trattiamo per suo conto.

Per i dati personali del cliente lei è il titolare del trattamento e noi siamo il suo responsabile del trattamento. Se agisce per conto di un suo cliente, lei è il responsabile del trattamento di quel cliente e noi siamo il suo sub-responsabile del trattamento. Per il suo account, la fatturazione e l'utilizzo di fillio.so, siamo noi il titolare del trattamento, come spiega la nostra Informativa sulla privacy.

Dettagli del trattamento

• Oggetto: ospitare i suoi moduli, raccogliere e archiviare le relative risposte e i file, e mostrarli, inviarli ed esportarli per suo conto.
• Durata: per tutto il tempo in cui utilizza il Servizio, fino alla cancellazione dei dati come descritto di seguito.
• Natura e finalità: archiviare, organizzare, mostrare, inviare, esportare e cancellare i dati personali del cliente, al solo fine di fornirle il Servizio.
• Interessati: le persone che aprono o compilano i suoi moduli, le persone nominate nelle loro risposte e i membri del team che lei invita.
• Tipi di dati personali: tutto ciò che i suoi moduli chiedono, come nomi, indirizzi email, numeri di telefono, risposte e file caricati; il momento in cui una risposta è stata inviata, la pagina di provenienza e i tag di campagna; un indirizzo email confermato, se il suo modulo lo richiede; e le pagine raggiunte in un modulo e, finché il suo piano include le risposte parziali, le risposte non inviate.
• Dati sensibili: solo se il suo modulo li chiede. Lei decide se raccoglierli ed è responsabile di avere una base giuridica per farlo.

Le sue istruzioni

Trattiamo i dati personali del cliente soltanto su sua istruzione documentata. Questi termini, il presente Accordo e le azioni che compie nel Servizio, come pubblicare un modulo, impostare un periodo di conservazione, collegare un webhook, esportare o eliminare risposte, costituiscono le sue istruzioni. La informiamo se riteniamo che un'istruzione violi la normativa sulla protezione dei dati.

Se la legge ci impone di trattare i dati personali del cliente in altro modo, la informiamo prima di farlo, a meno che la legge non lo vieti.

Le sue responsabilità

Lei è responsabile di avere una base giuridica per i dati che raccoglie, di informare le persone che compilano i suoi moduli su come utilizza le loro risposte e di assicurarsi che le sue istruzioni rispettino la legge. È inoltre responsabile dei servizi che collega ai suoi moduli, come webhook o pixel di tracciamento, e dei dati che invia loro.

Riservatezza

Chiunque autorizziamo a trattare i dati personali del cliente è tenuto a mantenerli riservati. Vi accediamo solo quando necessario per fornire il Servizio, rispondere alle sue richieste di supporto, esaminare una segnalazione o adempiere a un obbligo di legge.

Non vendiamo i dati personali del cliente, non li utilizziamo per la pubblicità o per scopi nostri e non li utilizziamo per addestrare modelli di IA.

Misure di sicurezza

Proteggiamo i dati personali del cliente con queste misure:

• Fillio è servito solo tramite HTTPS, e il nostro fornitore di hosting cifra il database e i file archiviati.
• Le regole di accesso al database e all'archiviazione dei file consentono di leggere le risposte di un modulo solo al suo proprietario e ai membri del team che invita.
• Le password dei moduli, i link per rivendicare un modulo e i codici di accesso sono conservati in registri che solo i nostri server possono leggere. I codici di accesso e di verifica vengono conservati solo come hash e scadono dopo 10 minuti.
• Non è possibile elencare il contenuto della cartella dei file caricati in un modulo, quindi conoscere un modulo non rivela mai i file inviati tramite esso. Un singolo file può essere aperto da chiunque abbia il suo link.
• I caricamenti accettano solo determinati tipi di file, fino alle dimensioni consentite dal piano del proprietario del modulo.
• Limiti di frequenza e controlli antispam proteggono i moduli e l'accesso dagli abusi.
• I nostri strumenti di analisi non vedono il contenuto dei moduli né ciò che scrivono i rispondenti.

Possiamo modificare queste misure nel tempo, ma mai in un modo che riduca il livello complessivo di protezione dei dati personali del cliente.

Sub-responsabili del trattamento

Lei ci autorizza a ricorrere ai sub-responsabili del trattamento elencati di seguito. Ciascuno di essi è vincolato da condizioni sulla protezione dei dati che tutelano i dati personali del cliente almeno quanto richiesto dal presente Accordo, e restiamo responsabili nei suoi confronti per il loro operato come previsto dalla legge.

Prima di aggiungere una nuova categoria di sub-responsabili del trattamento o di spostare i dati personali del cliente in una nuova regione, aggiorniamo l'elenco qui sotto e informiamo i titolari degli account via email o nell'app, così che lei abbia il tempo di opporsi. Se si oppone per ragionevoli motivi legati alla protezione dei dati e non riusciamo a risolvere il suo problema, può porre fine all'accordo eliminando il suo account, e le rimborsiamo la parte non utilizzata di qualsiasi importo pagato in anticipo.

Sub-responsabili del trattamento attuali

• Fornitore di hosting cloud e database: hosting, database, archiviazione dei file e accesso. Tutti i dati personali del cliente. Stati Uniti.
• Fornitore di invio email: email di notifica delle risposte e codici di verifica email, con le risposte di un invio e gli indirizzi email. Stati Uniti.
• Strumento di registrazione delle sessioni: dati di interazione come clic e scorrimento sulle pagine dei moduli, con il contenuto del modulo e ciò che scrivono i rispondenti nascosti. Stati Uniti.
• Fornitore di analisi: dati di utilizzo sulle pagine dei moduli, come pagine visualizzate, tipo di dispositivo e paese approssimativo. Stati Uniti.
• Servizio di localizzazione: ricavare il paese di un rispondente dal suo indirizzo IP, per il campo del numero di telefono. Stati Uniti.
• Fornitori di modelli di IA: solo quando usa il generatore di moduli con IA, con la sua descrizione e le domande e opzioni di un modulo, mai con le risposte. Non conservano questi dati e non li usano per l'addestramento. Stati Uniti.

Paddle non è un sub-responsabile del trattamento. Gestisce i suoi pagamenti in qualità di merchant of record e non riceve alcuna risposta. I servizi che lei collega a un modulo, e i contenuti di altri siti che mostra all'interno di un modulo, sono una sua scelta e non sono nostri sub-responsabili del trattamento. Può chiederci l'elenco aggiornato dei fornitori di ciascuna categoria scrivendo a support@fillio.so.

Trasferimenti internazionali

I dati personali del cliente sono archiviati presso il nostro fornitore di hosting cloud negli Stati Uniti, e i nostri sub-responsabili del trattamento li trattano negli Stati Uniti.

Se il GDPR si applica a lei e un trasferimento di dati personali del cliente a noi o ai nostri sub-responsabili del trattamento richiede una garanzia, tra lei e noi si applicano le clausole contrattuali tipo adottate dalla Commissione europea con la decisione di esecuzione (UE) 2021/914, che fanno parte del presente Accordo: il Modulo due quando lei è titolare del trattamento, e il Modulo tre quando lei è responsabile del trattamento. In tali clausole, la clausola 7 facoltativa non si applica, la clausola 9, opzione 2, si applica con l'informazione descritta sopra, la formulazione facoltativa della clausola 11 non si applica, e le clausole 17 e 18 scelgono la legge e gli organi giurisdizionali dell'Irlanda. Le sezioni del presente Accordo forniscono le informazioni degli allegati I, II e III, e l'autorità di controllo competente è quella individuata dalla clausola 13.

Per i dati protetti dallo UK GDPR, insieme a tali clausole si applica l'International Data Transfer Addendum emanato dall'Information Commissioner del Regno Unito. Per i dati protetti dal diritto svizzero, le clausole si applicano intendendo i riferimenti al GDPR come riferimenti alla legge federale svizzera sulla protezione dei dati, e l'autorità competente è l'Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza.

Quando i nostri sub-responsabili del trattamento trasferiscono dati, si basano sulle clausole contrattuali tipo o su una decisione di adeguatezza come il Data Privacy Framework UE-USA.

Richieste degli interessati

In Fillio può trovare, esportare ed eliminare lei stesso le risposte, il che copre la maggior parte delle richieste delle persone che compilano i suoi moduli. Se qualcuno ci chiede direttamente informazioni sui propri dati nel suo modulo, gli diciamo di contattare lei, e non rispondiamo noi alla richiesta a meno che la legge non lo imponga. Quando le serve più aiuto per rispondere a una richiesta, ci scriva e la aiuteremo per quanto ragionevolmente possibile.

Assistenza per i suoi obblighi

Tenendo conto della natura del trattamento e delle informazioni di cui disponiamo, le forniamo un'assistenza ragionevole per i suoi obblighi di sicurezza, le valutazioni d'impatto sulla protezione dei dati e le consultazioni con un'autorità di controllo che riguardano il Servizio.

Violazioni dei dati personali

Se veniamo a conoscenza di una violazione dei dati personali che riguarda dati personali del cliente, la informiamo senza ingiustificato ritardo via email all'indirizzo del suo account. Descriviamo cosa è accaduto, i dati e le persone probabilmente coinvolti, le probabili conseguenze e le misure che stiamo adottando, e aggiungiamo dettagli man mano che ne veniamo a conoscenza. Adottiamo misure ragionevoli per contenere la violazione e limitarne gli effetti. Informarla di una violazione non significa ammettere una nostra colpa.

Spetta a lei informare le autorità di controllo e le persone coinvolte quando la legge lo richiede, e noi la aiutiamo con le informazioni di cui disponiamo.

Cancellazione

I dati personali del cliente vengono cancellati quando lei li elimina: una singola risposta, un modulo con le sue risposte, i file e i registri, o il suo intero account. Con il piano Business, può anche fare in modo che le risposte si eliminino da sole dopo un periodo stabilito. Le risposte in corso e le statistiche delle visite vengono eliminate dopo 91 giorni.

Esporti ciò che vuole conservare prima di eliminarlo. Dopo la cancellazione, i nostri fornitori possono conservare i dati nei loro sistemi per un periodo limitato prima che vengano cancellati del tutto. Conserviamo i dati più a lungo solo quando la legge lo richiede.

Informazioni e verifiche

Le forniamo le informazioni di cui ha ragionevolmente bisogno per dimostrare il rispetto del presente Accordo, tramite questa pagina, l'elenco dei sub-responsabili del trattamento e risposte scritte alle sue domande. Il nostro fornitore di hosting pubblica le certificazioni e i rapporti di audit dell'infrastruttura su cui funziona Fillio.

Se queste informazioni non bastano, o se un'autorità di controllo lo richiede, può verificare il nostro rispetto del presente Accordo con un audit, al massimo una volta all'anno, salvo che un'autorità di controllo ne richieda di più. Ci dia un preavviso di almeno 30 giorni, si avvalga di un revisore vincolato alla riservatezza e sostenga i costi dell'audit. Un audit non può dare accesso ai dati di altri clienti.

Responsabilità

Le limitazioni di responsabilità previste dai termini si applicano al presente Accordo, nei limiti consentiti dalla legge. Non limitano i diritti che la legge riconosce alle persone a cui si riferiscono i suoi dati.

Durata e modifiche

Il presente Accordo si applica per tutto il tempo in cui trattiamo dati personali del cliente per suo conto. Possiamo aggiornarlo, per esempio quando cambiano i nostri sub-responsabili del trattamento. La data in alto indica quando è stato modificato l'ultima volta. Se una modifica è significativa, informiamo i titolari degli account via email o nell'app prima che entri in vigore.

Contatti

Domande sul presente Accordo o sui dati personali del cliente: support@fillio.so.