Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων

Ρόλοι

Όροι όπως «δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα», «επεξεργασία», «υπεύθυνος επεξεργασίας», «εκτελών την επεξεργασία», «υποκείμενο των δεδομένων» και «παραβίαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα» έχουν την έννοια που τους δίνει ο ΓΚΠΔ. «Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα του πελάτη» είναι τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα στις φόρμες σας, στις απαντήσεις, στα αρχεία που ανεβαίνουν και στις απαντήσεις σε εξέλιξη, τα οποία επεξεργαζόμαστε για εσάς.

Για τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα του πελάτη εσείς είστε ο υπεύθυνος επεξεργασίας και εμείς ο εκτελών την επεξεργασία για λογαριασμό σας. Αν ενεργείτε για δικό σας πελάτη, είστε ο εκτελών την επεξεργασία για λογαριασμό του και εμείς ο υπεκτελών την επεξεργασία για λογαριασμό σας. Για τον λογαριασμό σας, τη χρέωση και τη χρήση του fillio.so, εμείς είμαστε ο υπεύθυνος επεξεργασίας, όπως εξηγεί η Πολιτική Απορρήτου μας.

Στοιχεία της επεξεργασίας

• Αντικείμενο: φιλοξενία των φορμών σας, συλλογή και αποθήκευση των απαντήσεων και των αρχείων τους, και προβολή, αποστολή και εξαγωγή τους για εσάς.
• Διάρκεια: για όσο χρησιμοποιείτε την Υπηρεσία, μέχρι να διαγραφούν τα δεδομένα όπως περιγράφεται παρακάτω.
• Φύση και σκοπός: αποθήκευση, οργάνωση, προβολή, αποστολή, εξαγωγή και διαγραφή των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα του πελάτη, μόνο για να σας παρέχουμε την Υπηρεσία.
• Υποκείμενα των δεδομένων: όσοι ανοίγουν ή συμπληρώνουν τις φόρμες σας, όσοι αναφέρονται στις απαντήσεις τους και τα μέλη της ομάδας που προσκαλείτε.
• Είδη δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα: ό,τι ζητούν οι φόρμες σας, όπως ονόματα, διευθύνσεις email, αριθμοί τηλεφώνου, απαντήσεις και αρχεία που ανεβαίνουν· πότε στάλθηκε μια απάντηση, η σελίδα από την οποία ήρθε και οι ετικέτες καμπάνιας· μια επιβεβαιωμένη διεύθυνση email αν τη ζητά η φόρμα σας· και οι σελίδες στις οποίες έφτασε κάποιος σε μια φόρμα και, όσο το πρόγραμμά σας περιλαμβάνει μερικές απαντήσεις, οι απαντήσεις που δεν έχουν σταλεί.
• Ευαίσθητα δεδομένα: μόνο αν τα ζητά η φόρμα σας. Εσείς αποφασίζετε αν θα τα συλλέξετε και είστε υπεύθυνοι να έχετε νόμιμη βάση γι' αυτά.

Οι οδηγίες σας

Επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα του πελάτη μόνο βάσει των καταγεγραμμένων οδηγιών σας. Οι παρόντες όροι, η παρούσα ΣΕΔ και οι ενέργειες που κάνετε στην Υπηρεσία, όπως η δημοσίευση μιας φόρμας, ο ορισμός περιόδου διατήρησης, η σύνδεση ενός webhook, η εξαγωγή ή η διαγραφή απαντήσεων, αποτελούν τις οδηγίες σας. Σας ενημερώνουμε αν πιστεύουμε ότι μια οδηγία παραβιάζει τη νομοθεσία για την προστασία δεδομένων.

Αν ο νόμος μάς υποχρεώνει να επεξεργαστούμε τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα του πελάτη με άλλον τρόπο, σας ενημερώνουμε πριν το κάνουμε, εκτός αν ο νόμος το απαγορεύει.

Οι ευθύνες σας

Είστε υπεύθυνοι να έχετε νομική βάση για τα δεδομένα που συλλέγετε, να ενημερώνετε όσους συμπληρώνουν τις φόρμες σας πώς χρησιμοποιείτε τις απαντήσεις τους και να διασφαλίζετε ότι οι οδηγίες σας είναι σύμφωνες με τον νόμο. Είστε επίσης υπεύθυνοι για τις υπηρεσίες που συνδέετε στις φόρμες σας, όπως webhooks ή pixels παρακολούθησης, και για τα δεδομένα που τους στέλνετε.

Εμπιστευτικότητα

Όποιος επιτρέπουμε να επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα του πελάτη δεσμεύεται να τα τηρεί εμπιστευτικά. Έχουμε πρόσβαση σε αυτά μόνο όταν χρειάζεται για να παρέχουμε την Υπηρεσία, να απαντήσουμε στα αιτήματα υποστήριξής σας, να εξετάσουμε μια αναφορά ή να εκπληρώσουμε μια νομική υποχρέωση.

Δεν πουλάμε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα του πελάτη, δεν τα χρησιμοποιούμε για διαφήμιση ή για δικούς μας σκοπούς και δεν τα χρησιμοποιούμε για την εκπαίδευση μοντέλων AI.

Μέτρα ασφαλείας

Προστατεύουμε τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα του πελάτη με τα εξής μέτρα:

• Το Fillio εξυπηρετείται μόνο μέσω HTTPS, και ο πάροχος φιλοξενίας μας κρυπτογραφεί τη βάση δεδομένων και τα αποθηκευμένα αρχεία.
• Κανόνες πρόσβασης στη βάση δεδομένων και στην αποθήκευση αρχείων επιτρέπουν μόνο στον κάτοχο μιας φόρμας και στα μέλη της ομάδας που προσκαλεί να διαβάζουν τις απαντήσεις της.
• Οι κωδικοί πρόσβασης φορμών, οι σύνδεσμοι διεκδίκησης και οι κωδικοί σύνδεσης φυλάσσονται σε εγγραφές που μπορούν να διαβάσουν μόνο οι διακομιστές μας. Οι κωδικοί σύνδεσης και επαλήθευσης αποθηκεύονται μόνο ως hashes και λήγουν μετά από 10 λεπτά.
• Ο φάκελος με τα αρχεία που ανέβηκαν σε μια φόρμα δεν μπορεί να εμφανιστεί ως λίστα, οπότε η γνώση μιας φόρμας δεν αποκαλύπτει ποτέ τα αρχεία που της στάλθηκαν. Ένα μεμονωμένο αρχείο μπορεί να το ανοίξει όποιος έχει τον σύνδεσμό του.
• Η μεταφόρτωση αρχείων δέχεται μόνο ορισμένους τύπους αρχείων, έως το μέγεθος που επιτρέπει το πρόγραμμα του κατόχου της φόρμας.
• Όρια ρυθμού αιτημάτων και έλεγχοι για spam προστατεύουν τις φόρμες και τη σύνδεση από κατάχρηση.
• Τα εργαλεία ανάλυσής μας δεν βλέπουν το περιεχόμενο των φορμών ούτε όσα πληκτρολογούν οι ερωτώμενοι.

Μπορούμε να αλλάζουμε αυτά τα μέτρα με τον καιρό, αλλά ποτέ με τρόπο που μειώνει τη συνολική προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα του πελάτη.

Υπεκτελούντες την επεξεργασία

Μας εξουσιοδοτείτε να χρησιμοποιούμε τους υπεκτελούντες την επεξεργασία που αναφέρονται παρακάτω. Ο καθένας δεσμεύεται από όρους προστασίας δεδομένων που προστατεύουν τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα του πελάτη τουλάχιστον όσο απαιτεί η παρούσα ΣΕΔ, και παραμένουμε υπεύθυνοι απέναντί σας για αυτούς όπως ορίζει ο νόμος.

Πριν προσθέσουμε μια νέα κατηγορία υπεκτελούντων την επεξεργασία ή μεταφέρουμε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα του πελάτη σε νέα περιοχή, ενημερώνουμε τον παρακάτω κατάλογο και ειδοποιούμε τους κατόχους λογαριασμών με email ή μέσα στην εφαρμογή, ώστε να έχετε χρόνο να αντιταχθείτε. Αν αντιταχθείτε για εύλογους λόγους προστασίας δεδομένων και δεν μπορούμε να επιλύσουμε την ανησυχία σας, μπορείτε να τερματίσετε τη συμφωνία διαγράφοντας τον λογαριασμό σας, και σας επιστρέφουμε το αχρησιμοποίητο μέρος κάθε τέλους που πληρώσατε προκαταβολικά.

Τρέχοντες υπεκτελούντες την επεξεργασία

• Πάροχος φιλοξενίας cloud και βάσης δεδομένων: φιλοξενία, βάση δεδομένων, αποθήκευση αρχείων και σύνδεση. Όλα τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα του πελάτη. Ηνωμένες Πολιτείες.
• Πάροχος αποστολής email: email ειδοποίησης για απαντήσεις και κωδικοί επαλήθευσης email, με τις απαντήσεις μιας υποβολής και διευθύνσεις email. Ηνωμένες Πολιτείες.
• Εργαλείο καταγραφής συνεδριών: δεδομένα αλληλεπίδρασης όπως κλικ και κύλιση στις σελίδες φορμών, με το περιεχόμενο της φόρμας και όσα πληκτρολογούν οι ερωτώμενοι κρυμμένα. Ηνωμένες Πολιτείες.
• Πάροχος αναλυτικών στοιχείων: δεδομένα χρήσης στις σελίδες φορμών, όπως σελίδες που προβλήθηκαν, τύπος συσκευής και κατά προσέγγιση χώρα. Ηνωμένες Πολιτείες.
• Υπηρεσία εντοπισμού τοποθεσίας: εύρεση της χώρας ενός ερωτώμενου από τη διεύθυνση IP του, για το πεδίο αριθμού τηλεφώνου. Ηνωμένες Πολιτείες.
• Πάροχοι μοντέλων AI: μόνο όταν χρησιμοποιείτε το εργαλείο δημιουργίας φορμών με AI, με την περιγραφή σας και τις ερωτήσεις και επιλογές μιας φόρμας, ποτέ με απαντήσεις. Δεν αποθηκεύουν αυτά τα δεδομένα ούτε εκπαιδεύονται σε αυτά. Ηνωμένες Πολιτείες.

Η Paddle δεν είναι υπεκτελών την επεξεργασία. Χειρίζεται τις πληρωμές σας ως έμπορος καταγραφής (merchant of record) και δεν λαμβάνει απαντήσεις. Οι υπηρεσίες που συνδέετε σε μια φόρμα, και το περιεχόμενο από άλλους ιστότοπους που εμφανίζετε μέσα σε μια φόρμα, είναι δική σας επιλογή και όχι υπεκτελούντες την επεξεργασία για εμάς. Μπορείτε να μας ζητήσετε τον τρέχοντα κατάλογο παρόχων κάθε κατηγορίας στο support@fillio.so.

Διεθνείς διαβιβάσεις

Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα του πελάτη αποθηκεύονται στον πάροχο φιλοξενίας cloud μας στις Ηνωμένες Πολιτείες, και οι υπεκτελούντες την επεξεργασία μας τα επεξεργάζονται στις Ηνωμένες Πολιτείες.

Όταν ο ΓΚΠΔ ισχύει για εσάς και μια διαβίβαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα του πελάτη σε εμάς ή στους υπεκτελούντες την επεξεργασία μας χρειάζεται εγγύηση, ισχύουν ανάμεσα σε εσάς και εμάς οι τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες που εξέδωσε η Ευρωπαϊκή Επιτροπή με την Εκτελεστική απόφαση (ΕΕ) 2021/914 της Επιτροπής, οι οποίες αποτελούν μέρος της παρούσας ΣΕΔ: η Ενότητα Δύο όταν είστε υπεύθυνος επεξεργασίας και η Ενότητα Τρία όταν είστε εκτελών την επεξεργασία. Στις ρήτρες αυτές, η προαιρετική ρήτρα 7 δεν ισχύει, η ρήτρα 9 επιλογή 2 ισχύει με την ειδοποίηση που περιγράφεται παραπάνω, η προαιρετική διατύπωση της ρήτρας 11 δεν ισχύει, και οι ρήτρες 17 και 18 ορίζουν το δίκαιο και τα δικαστήρια της Ιρλανδίας. Οι ενότητες της παρούσας ΣΕΔ παρέχουν τις πληροφορίες των Παραρτημάτων I, II και III, και αρμόδια εποπτική αρχή είναι αυτή που ορίζει η ρήτρα 13.

Για δεδομένα που προστατεύονται από τον UK GDPR, μαζί με τις ρήτρες αυτές ισχύει το Προσάρτημα για τις Διεθνείς Διαβιβάσεις Δεδομένων που εξέδωσε ο Επίτροπος Πληροφοριών του Ηνωμένου Βασιλείου. Για δεδομένα που προστατεύονται από το ελβετικό δίκαιο, οι ρήτρες ισχύουν με τις παραπομπές στον ΓΚΠΔ να νοούνται ως παραπομπές στον Ομοσπονδιακό Νόμο της Ελβετίας για την Προστασία Δεδομένων, και αρμόδια αρχή είναι ο Ομοσπονδιακός Επίτροπος Προστασίας Δεδομένων και Πληροφοριών της Ελβετίας.

Όταν οι υπεκτελούντες την επεξεργασία μας διαβιβάζουν δεδομένα, βασίζονται στις τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες ή σε απόφαση επάρκειας όπως το Πλαίσιο Προστασίας Δεδομένων ΕΕ-ΗΠΑ.

Αιτήματα των υποκειμένων των δεδομένων

Μπορείτε μόνοι σας να βρίσκετε, να εξάγετε και να διαγράφετε απαντήσεις στο Fillio, κάτι που καλύπτει τα περισσότερα αιτήματα όσων συμπληρώνουν τις φόρμες σας. Αν κάποιος μας ρωτήσει απευθείας για τα δεδομένα του στη φόρμα σας, του λέμε να επικοινωνήσει μαζί σας, και δεν απαντάμε οι ίδιοι στο αίτημα εκτός αν το απαιτεί ο νόμος. Όταν χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια για να απαντήσετε σε ένα αίτημα, γράψτε μας και θα σας βοηθήσουμε όσο μπορούμε εύλογα.

Βοήθεια με τις υποχρεώσεις σας

Λαμβάνοντας υπόψη τη φύση της επεξεργασίας και τις πληροφορίες που έχουμε, σας παρέχουμε εύλογη βοήθεια με τις υποχρεώσεις σας για την ασφάλεια, τις εκτιμήσεις αντικτύπου σχετικά με την προστασία δεδομένων και τις διαβουλεύσεις με εποπτική αρχή που αφορούν την Υπηρεσία.

Παραβιάσεις δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα

Αν αντιληφθούμε παραβίαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που επηρεάζει δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα του πελάτη, σας ενημερώνουμε χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση με email στη διεύθυνση του λογαριασμού σας. Περιγράφουμε τι συνέβη, τα δεδομένα και τα πρόσωπα που πιθανώς επηρεάζονται, τις πιθανές συνέπειες και τα μέτρα που λαμβάνουμε, και προσθέτουμε λεπτομέρειες όσο μαθαίνουμε περισσότερα. Λαμβάνουμε εύλογα μέτρα για να περιορίσουμε την παραβίαση και τις συνέπειές της. Η ενημέρωσή σας για μια παραβίαση δεν σημαίνει ότι παραδεχόμαστε υπαιτιότητα.

Είστε υπεύθυνοι να ενημερώνετε τις εποπτικές αρχές και τα επηρεαζόμενα πρόσωπα όπου το απαιτεί ο νόμος, και σας βοηθάμε με τις πληροφορίες που έχουμε.

Διαγραφή

Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα του πελάτη διαγράφονται όταν τα διαγράφετε εσείς: μια μεμονωμένη απάντηση, μια φόρμα με τις απαντήσεις, τα αρχεία και τις εγγραφές της, ή ολόκληρο τον λογαριασμό σας. Στο πρόγραμμα Business, μπορείτε επίσης να ορίσετε οι απαντήσεις να διαγράφονται μόνες τους μετά από ορισμένο χρόνο. Οι απαντήσεις σε εξέλιξη και τα στατιστικά επισκέψεων διαγράφονται μετά από 91 ημέρες.

Εξαγάγετε ό,τι θέλετε να κρατήσετε πριν το διαγράψετε. Μετά τη διαγραφή, οι πάροχοί μας μπορεί να κρατήσουν τα δεδομένα στα συστήματά τους για περιορισμένο χρόνο πριν σβηστούν πλήρως. Κρατάμε δεδομένα για περισσότερο χρόνο μόνο όπου το απαιτεί ο νόμος.

Πληροφορίες και έλεγχοι

Σας δίνουμε τις πληροφορίες που εύλογα χρειάζεστε για να δείξετε ότι η παρούσα ΣΕΔ τηρείται, μέσω αυτής της σελίδας, του καταλόγου υπεκτελούντων την επεξεργασία και γραπτών απαντήσεων στις ερωτήσεις σας. Ο πάροχος φιλοξενίας μας δημοσιεύει τις πιστοποιήσεις και τις εκθέσεις ελέγχου της υποδομής στην οποία λειτουργεί το Fillio.

Αν αυτές οι πληροφορίες δεν επαρκούν, ή αν το απαιτεί μια εποπτική αρχή, μπορείτε να ελέγξετε τη συμμόρφωσή μας με την παρούσα ΣΕΔ, το πολύ μία φορά τον χρόνο εκτός αν μια εποπτική αρχή απαιτεί συχνότερους ελέγχους. Ειδοποιήστε μας τουλάχιστον 30 ημέρες πριν, χρησιμοποιήστε ελεγκτή που δεσμεύεται από υποχρέωση εμπιστευτικότητας και καλύψτε το κόστος του ελέγχου. Ένας έλεγχος δεν μπορεί να δώσει πρόσβαση σε δεδομένα άλλων πελατών.

Ευθύνη

Τα όρια ευθύνης των όρων ισχύουν για την παρούσα ΣΕΔ, στον βαθμό που το επιτρέπει ο νόμος. Δεν περιορίζουν τα δικαιώματα που δίνει ο νόμος στα πρόσωπα στα οποία αφορούν τα δεδομένα σας.

Διάρκεια και αλλαγές

Η παρούσα ΣΕΔ ισχύει για όσο επεξεργαζόμαστε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα του πελάτη για εσάς. Μπορούμε να την ενημερώνουμε, για παράδειγμα όταν αλλάζουν οι υπεκτελούντες την επεξεργασία μας. Η ημερομηνία στην κορυφή δείχνει πότε άλλαξε τελευταία φορά. Αν μια αλλαγή είναι σημαντική, ενημερώνουμε τους κατόχους λογαριασμών με email ή μέσα στην εφαρμογή πριν τεθεί σε ισχύ.

Επικοινωνία

Ερωτήσεις για την παρούσα ΣΕΔ ή για τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα του πελάτη: support@fillio.so.